Zo gebruik je het Word-template
- Download het lege DOCX-bestand bovenaan deze pagina en sla het op als basisbestand. Werk nooit in het origineel, maar maak voor elke factuur een kopie.
- Vervang je eigen gegevens. Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id en IBAN. Voeg je logo in via Invoegen en dan Afbeelding. Sla dit op als je eigen basis, dan hoef je het maar één keer te doen.
- Vul de klant in. Volledige naam en adres; bij een zakelijke klant in een ander EU-land ook diens btw-id.
- Vul de regels in. Omschrijving, aantal, prijs, btw-tarief en bedrag. Reken elk regelbedrag na: aantal × prijs.
- Reken de totalen uit. Subtotaal excl. btw per tarief, het btw-bedrag per tarief en het totaal.
- Geef een factuurnummer en datums. Het volgende nummer uit je reeks, de factuurdatum en de leveringsdatum.
- Sla op als pdf. Kies Bestand en dan Opslaan als of Exporteren, en kies pdf. Geef het bestand een duidelijke naam, zoals „Factuur 2026-018 Klantnaam.pdf“.
Factuurnummer bijhouden in Word
Word weet niet welk nummer je de vorige keer gebruikte. Houd daarom zelf een lijstje bij, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 enzovoort. Elk nummer mag maar één keer voorkomen en er mogen geen nummers tussenuit vallen. Tips en voorbeelden vind je in onze gids over het factuurnummer.
Beperkingen van een factuur in Word
| Word-template | Online editor | |
|---|---|---|
| Btw en totalen | Zelf uitrekenen | Automatisch per tarief |
| Factuurnummer | Zelf bijhouden | Voorgesteld, met waarschuwing bij dubbele nummers |
| Controle op factuureisen | Geen | Checklist voor het downloaden |
| Klanten en artikelen | Zelf kopiëren | Opgeslagen in je browser |
| Betaal-QR-code | Niet | EPC-QR-code met je IBAN |
Maak je weinig facturen en wil je volledige vrijheid in de opmaak, dan is Word prima. Maak je er vaker, dan scheelt de online factuur-editor veel tijd en fouten. Daar kies je ook een van de ontwerpen uit onze template-galerij.
Controleer de inhoud
Een template controleert niet of alles erop staat. Loop je factuur na met de factuureisen: je btw-id, een uniek factuurnummer, de leveringsdatum en de btw per tarief. Gebruik je de KOR, zet dan geen btw op de factuur en vermeld dat je de kleineondernemersregeling toepast. Meer daarover op factuur maken als zzp’er. Moet je een verstuurde factuur corrigeren, pas het Word-bestand dan niet aan maar maak een creditnota.