Zo maak je een proforma factuur
De editor hierboven staat al op het documenttype proforma. Je vult hem in zoals een gewone factuur:
- Basis. Land, soort klant en je btw-status.
- Jij. Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id en logo.
- Klant. Kies een opgeslagen klant of plak de gegevens uit een e-mail.
- Regels. Wat je gaat leveren, met aantal, prijs en btw-tarief.
- Details. Een eigen kenmerk, de datum, de betaaltermijn en een notitie zoals „Na ontvangst van de betaling starten we met de opdracht.“ Zet de betaal-QR-code aan, dan kan je klant direct betalen.
- Ontwerp. Kies een van de 12 ontwerpen. Het document krijgt duidelijk de titel „Proforma factuur“.
- Controleren en downloaden. Download de pdf en stuur hem zelf naar je klant.
Waarom een proforma geen echte factuur is
Een proforma factuur heeft geen fiscale functie. Hij telt niet mee in je btw-aangifte, en je klant kan de btw erop niet aftrekken. Je kunt de bedragen nog aanpassen zolang de opdracht niet is uitgevoerd. Pas als je levert of als de vooruitbetaling binnen is, maak je een echte factuur die voldoet aan de factuureisen.
| Proforma factuur | Factuur | |
|---|---|---|
| Doel | Vooraf informeren, betaling voorbereiden | Betaling vragen, btw-administratie |
| Factuurnummer | Eigen kenmerk, buiten je reeks | Uniek, opeenvolgend nummer |
| Btw-aftrek voor je klant | Nee | Ja, als aan de eisen is voldaan |
| Telt mee in je btw-aangifte | Nee | Ja |
| Mag nog veranderen | Ja | Nee, correctie via een creditnota |
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Vooruitbetaling. Je wilt dat je klant een deel of alles betaalt voordat je begint, bijvoorbeeld bij maatwerk of als je de klant nog niet kent. Voorbeeld:
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Aanbetaling maatwerk boekenkast (50 %) | 1 | € 1.500,00 | € 1.500,00 |
| Btw 21 % | € 315,00 | ||
| Te betalen vooraf | € 1.815,00 |
Let op: voor een vooruitbetaling van een zakelijke klant maak je in de regel ook een echte factuur. Daarop vermeld je de datum van de vooruitbetaling. Vraag bij twijfel je boekhouder hoe je dat in jouw situatie het beste regelt.
Interne goedkeuring. Grotere klanten hebben soms een document nodig voor hun inkoopafdeling voordat ze een bestelling plaatsen.
Zending en douane. Bij een zending buiten de EU vraagt een vervoerder of de douane soms om een proforma factuur, bijvoorbeeld als er geen verkoop is, zoals bij monsters. Bij een echte verkoop gebruik je meestal een handelsfactuur; ook die kun je in de editor kiezen als documenttype. Welke papieren nodig zijn, hangt af van het land van bestemming.
Van proforma naar factuur
Heb je de proforma met deze tool gemaakt, dan vind je hem terug in Mijn documenten. Maak daar een echte factuur met dezelfde klant en regels. Die krijgt een nummer uit je normale reeks; hoe je die opbouwt lees je in factuurnummer kiezen. Is de opdracht nog niet zeker, stuur dan liever een offerte.
Werk je in België? Daar is tussen btw-plichtige ondernemingen sinds 2026 een gestructureerde Peppol-factuur verplicht. Een pdf is dan alleen nog geschikt als proforma. Lees meer op factuur maken in België en over de UBL-factuur voor je Peppol-provider.