Zo maak je een zzp-factuur in zeven stappen
De editor hierboven staat al op Nederland. Je doorloopt zeven korte stappen en je concept wordt onderweg automatisch bewaard in je browser.
- Basis – kies zakelijke of particuliere klant en je btw-status: KOR of btw-plichtig. De verdictkaart laat meteen zien of dit document in Nederland een geldige factuur is.
- Jij – je naam of handelsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id en IBAN. De IBAN wordt gecontroleerd en je kunt je logo toevoegen.
- Klant – kies een bewaarde klant of plak een e-mailhandtekening; de velden worden dan voor je ingevuld.
- Regels – omschrijving, aantal, eenheid (uur, dag, stuk), prijs en per regel 21 %, 9 % of 0 %.
- Details – factuurnummer (voorgesteld uit je reeks, met waarschuwing bij een dubbel nummer), factuurdatum, leveringsdatum, betalingstermijn en de wettelijke vermeldingen.
- Ontwerp – twaalf ontwerpen met je eigen gegevens en een accentkleur.
- Controle en download – de lijst „Klaar om te versturen?“ met directe links naar wat ontbreekt. De PDF kun je altijd downloaden.
Daarna deel je de PDF via je telefoon, maak je een e-mailconcept of zet je een herinnering in je agenda op de vervaldatum. Wij versturen zelf niets. Ben je betaald, dan maak je met één klik een kwitantie.
Welke gegevens moeten op een zzp-factuur?
| Gegeven | Regel | Bron |
|---|---|---|
| Jouw naam en adres | Verplicht | Belastingdienst, factuureisen |
| Naam en adres van je klant | Verplicht (niet bij vereenvoudigde factuur) | Belastingdienst, factuureisen |
| Btw-id (NL…B..) | Verplicht als je btw-plichtig bent; bij de KOR geen verplicht veld in onze editor | Belastingdienst, factuureisen |
| KvK-nummer | Vermelden als je ingeschreven bent (in de editor een waarschuwing) | Belastingdienst, factuureisen |
| Factuurdatum | Verplicht | Belastingdienst, factuureisen |
| Factuurnummer | Uniek en opeenvolgend; meerdere reeksen mag | Belastingdienst, factuureisen |
| Omschrijving en hoeveelheid | Verplicht | Belastingdienst, factuureisen |
| Leveringsdatum | Datum van levering of dienst, of van vooruitbetaling | Belastingdienst, factuureisen |
| Bedrag excl. btw per tarief en eenheidsprijs | Verplicht | Belastingdienst, factuureisen |
| Btw-tarief en btw-bedrag | 21 %, 9 % of 0 %; bij de KOR geen btw | Belastingdienst, factuureisen |
| KOR-vermelding | Vermeld dat je de KOR gebruikt | Belastingdienst, KOR en facturen |
| „Btw verlegd“ + btw-id klant | Bij de verleggingsregeling | Belastingdienst, verleggingsregeling |
Een uitgebreide uitleg per gegeven vind je in de gids factuureisen. Over het nummeren lees je meer in de gids factuurnummer.
KOR, btw-plichtig of btw verlegd?
Btw-plichtig. Je rekent 21 % (algemeen tarief) of 9 % (verlaagd tarief, bijvoorbeeld voor boeken en voedingsmiddelen). Let op: logies valt sinds 1-1-2026 onder 21 %. Voor sommige leveringen geldt 0 %.
KOR. Met de kleineondernemersregeling (omzet tot € 20.000 per kalenderjaar) reken je geen btw. Je zet geen btw-bedrag op de factuur en vermeldt dat je de KOR gebruikt. Kies je in stap 1 voor de KOR, dan zet onze editor de zin „Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling (KOR).“ eronder. Haal je die weg, dan krijg je een waarschuwing.
Btw verlegd. In bepaalde situaties draait je klant op voor de btw, bijvoorbeeld bij een zakelijke klant in een ander EU-land of bij onderaanneming in de bouw. Je zet dan „Btw verlegd“ op de factuur en het btw-id van je klant. Vul je een buitenlands btw-id in, dan geeft de editor een hint.
Rekenvoorbeeld: dezelfde opdracht met en zonder KOR
Een freelance tekstschrijver werkt 16 uur à € 65,00 en rekent € 85,00 voor een workshopmap.
| Regel | Btw-plichtig | Met KOR |
|---|---|---|
| 16 uur × € 65,00 | € 1.040,00 | € 1.040,00 |
| Workshopmap | € 85,00 | € 85,00 |
| Totaal excl. btw | € 1.125,00 | € 1.125,00 |
| Btw 21 % | € 236,25 | geen btw |
| Te betalen | € 1.361,25 | € 1.125,00 |
De btw is 21 % van € 1.125,00 = € 236,25. Met de KOR ontvang je € 1.125,00 en draag je geen btw af, maar je kunt ook geen btw op je inkopen terugvragen.
Factureren, betalen en bewaren
- Op tijd factureren: aan ondernemers uiterlijk op de 15e van de maand na de levering.
- Betalingstermijn: zonder afspraak 30 dagen. Een termijn van 14 dagen is gebruikelijk als je die vooraf afspreekt. Is een factuur over tijd, dan zie je dat in Mijn documenten en krijg je een herinneringstekst.
- Betaal-QR: zet de EPC-QR-code aan en je klant scant bedrag, IBAN en factuurnummer in zijn bankapp.
- Bewaarplicht: bewaar je facturen 7 jaar. Download ook de back-up uit Mijn documenten of sla de PDF’s op in je administratie.
- Fout gemaakt? Verwijder de factuur niet, maar maak een creditnota die naar de oorspronkelijke factuur verwijst.
Bijzondere gevallen
- Klant in België of elders in de EU: bij zakelijke diensten vaak btw verlegd. Voor Belgische regels, zie factuur maken in België.
- Vooruitbetaling of aanbetaling: eerst een offerte of een proforma factuur; een proforma is geen factuur en geeft geen recht op btw-aftrek.
- Bedrag tot € 100 incl. btw: een vereenvoudigde factuur volstaat.
- E-factuur gevraagd: maak een UBL-factuur. Verplichte e-facturatie tussen bedrijven staat gepland per 1-7-2030; nu is het nog niet verplicht.
- Liever een blanco bestand? Kijk bij de factuur-templates voor Word en Excel.
Dit is geen belastingadvies. Twijfel je over je eigen situatie, vraag het je boekhouder of de Belastingdienst.
Regels laatst gecontroleerd: 24-10-2026