Wat is een proforma factuur?

Proforma factuur: de betekenis

„Pro forma“ is Latijn en betekent zoiets als „voor de vorm“. Een proforma factuur ziet eruit als een factuur, met je gegevens, die van je klant, de regels en een totaalbedrag. Maar hij heeft niet de juridische en fiscale werking van een factuur. Het is een aankondiging: dit ga ik leveren, dit gaat het kosten.

Daarom zet je er altijd duidelijk „proforma factuur“ boven, en het liefst ook een zin als „Dit is geen factuur“. Onze editor voegt een vermelding in die richting automatisch toe.

Proforma, factuur of offerte?

Een offerte gebruik je om een klant over te halen. Een proforma komt als de klant al ja heeft gezegd en je vooraf geld wilt, of als iemand een formeel overzicht nodig heeft voordat er geleverd is.

Wanneer gebruik je een proforma factuur?

Vooruitbetaling. Je levert maatwerk en wilt eerst een aanbetaling. Met een proforma laat je zien wat je klant moet betalen, zonder al een factuur uit te reiken.

Douane en export. Stuur je goederen naar een land buiten de EU zonder dat er sprake is van een verkoop, bijvoorbeeld monsters, dan wordt vaak een proforma gevraagd voor de waarde. Bij een gewone verkoop vraagt de douane meestal een handelsfactuur.

Interne goedkeuring bij de klant. Grote organisaties hebben soms een formeel document nodig om een bestelling of budget goed te keuren.

Subsidie of financiering. Een bank of subsidieverstrekker wil soms zien wat een aankoop gaat kosten.

Wat zet je op een proforma factuur?

Er zijn geen wettelijke eisen voor een proforma, maar een goede proforma bevat:

• duidelijk de titel „proforma factuur“ en het liefst de zin „Dit is geen factuur“;
• je eigen gegevens en die van je klant;
• een nummer uit een eigen reeks, bijvoorbeeld PF-2026-012;
• een omschrijving, aantallen en prijzen, zoals op een gewone factuur;
• het btw-tarief en het totaal inclusief btw, zodat je klant weet wat hij betaalt;
• de betaalgegevens en de termijn, als je vooruitbetaling vraagt;
• bij export: de waarde, het land van oorsprong en het gewicht van de goederen.

Zo kan je klant direct betalen, en kun je later de echte factuur met dezelfde gegevens maken. Na de betaling kun je ook een kwitantie meegeven als bewijs van ontvangst.

Rekenvoorbeeld: proforma met aanbetaling

Een meubelmaker maakt een tafel op maat voor € 2.400,00 excl. btw en vraagt 50 % vooraf.

Let op: in Nederland ben je bij een vooruitbetaling vaak al btw verschuldigd zodra je het geld ontvangt. Een proforma verandert daar niets aan. Daarom kiezen veel ondernemers ervoor om bij ontvangst van de aanbetaling een echte (voorschot)factuur te maken, met als datum de datum van vooruitbetaling. Bespreek met je boekhouder wat voor jou handig is.

Voorbeeld: proforma voor monsters buiten de EU

Een keramiekatelier stuurt drie proefstukken naar een winkel in Noorwegen, zonder dat er al iets verkocht is. De vervoerder vraagt om een document met de waarde. De proforma bevat dan bijvoorbeeld:

Daaronder: land van oorsprong Nederland, „Monsters zonder handelswaarde voor de ontvanger, geen verkoop“ als het daarover gaat, en de gegevens van afzender en ontvanger. Wat de vervoerder of douane precies wil zien, verschilt; vraag het vooraf na, zodat je zending niet blijft staan.

Veelgemaakte fouten

• Een proforma boeken als omzet. Hij hoort niet in je verkoopadministratie; alleen de echte factuur telt mee.
• De proforma als factuur laten dienen. Betaalt je klant op basis van de proforma en maak je daarna geen factuur, dan ontbreekt de factuur in je administratie en kan je zakelijke klant de btw niet aftrekken.
• Hetzelfde nummer hergebruiken. Geef de factuur een nummer uit je factuurreeks, niet het PF-nummer. Je kunt het PF-nummer wel als referentie op de factuur zetten.
• Een proforma zonder einddatum. Wil je vooraf betaald worden, zet er dan een betaaltermijn op; zo weet je klant wanneer je met het werk begint.
• Bedragen laten afwijken. Verandert de opdracht, maak dan een nieuwe proforma en zorg dat de factuur klopt met wat je echt hebt geleverd.

Omzetten naar een factuur

Gaat de levering door, dan maak je een gewone factuur. In onze generator start je een nieuwe factuur en kies je je bewaarde klant en bewaarde artikelen; het nummer komt automatisch uit je factuurreeks. Controleer de leveringsdatum en vermeld eventuele vooruitbetalingen. Hoe je dat stap voor stap doet, lees je in hoe maak je een factuur. Welke gegevens erop moeten, staat in de factuureisen.

Gaat de opdracht niet door? Dan hoef je niets te crediteren: een proforma is nooit een factuur geweest. Alleen als je al een echte factuur hebt gemaakt, maak je een creditnota.

Proforma in België

Tussen Belgische btw-plichtige bedrijven moet een factuur sinds 2026 een Peppol-e-factuur zijn. Een proforma valt daar niet onder; je mag hem gewoon als PDF sturen. Kies je in onze editor een Belgische zakelijke klant, dan biedt de verdictkaart een proforma of offerte als PDF aan en het UBL-bestand voor de eigenlijke factuur. Zie factuur maken in België.

Klaar om er een te maken? Open de proforma factuur maken-pagina; je gegevens blijven in je browser.

Bronnen

• Belastingdienst: factuureisen
• FOD Financiën: FAQ algemene vragen B2B