Was ist eine Proforma-Rechnung?
„Pro forma“ heißt „der Form halber“. Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das wie eine Rechnung aufgebaut ist, aber keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes darstellt. Sie fordert keine Zahlung für eine bereits erbrachte Leistung, sondern beschreibt eine Lieferung oder Leistung, die noch kommt oder für die nichts berechnet wird.
Typisch sind drei Anlässe:
- Zoll: Bei Sendungen in Länder außerhalb der EU braucht der Zoll eine Wertangabe, auch für kostenlose Muster, Ersatzteile im Garantiefall oder Leihgeräte. Die Proforma-Rechnung nennt den Warenwert, ohne dass eine Zahlung verlangt wird.
- Vorkasse: Der Kunde soll zahlen, bevor geliefert wird. Die Proforma-Rechnung zeigt ihm den genauen Betrag. Manche Banken und Behörden verlangen sie auch für Akkreditive, Einfuhrgenehmigungen oder Fördermittelanträge.
- Verbindliche Vorschau: Der Kunde möchte vorab sehen, wie die Rechnung aussehen wird, etwa um die Bestellung intern freizugeben.
Proforma-Rechnung, Rechnung und Angebot im Vergleich
| Merkmal | Proforma-Rechnung | Rechnung | Angebot |
|---|---|---|---|
| Zweck | Ankündigung, Wertangabe, Vorkasse | Abrechnung einer Leistung | Preisvorschlag |
| Steuerdokument | nein | ja | nein |
| Vorsteuerabzug für den Kunden | nein | ja, bei allen Pflichtangaben | nein |
| Zeitpunkt | vor der Lieferung | nach der Leistung oder bei Anzahlung | vor dem Auftrag |
| Pflichtangaben nach § 14 UStG | nicht vorgeschrieben | vorgeschrieben | nicht vorgeschrieben |
| Nummernkreis | eigener (empfohlen) | fortlaufend, einmalig | eigener (empfohlen) |
| Verbuchung als Umsatz | nein | ja | nein |
Ein Angebot fragt: „Wollen Sie das zu diesem Preis?“ Eine Proforma-Rechnung sagt: „So wird die Rechnung aussehen“ oder „Das ist der Wert der Ware“. Erst die echte Rechnung ist das Steuerdokument. Welche Angaben dafür nötig sind, erklärt der Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.
Beispiel: Musterlieferung in die Schweiz
Ein Hersteller aus Stuttgart schickt einem Händler in Basel kostenlose Muster. Der Zoll braucht den Warenwert. Die Proforma-Rechnung enthält:
| Pos. | Ware | Menge | Wert je Stück | Wert |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Edelstahl-Trinkflasche 0,75 l, Muster | 6 | 14,50 € | 87,00 € |
| 2 | Isolierbecher 0,35 l, Muster | 4 | 9,75 € | 39,00 € |
| Warenwert gesamt | 126,00 € |
Rechnung: 6 × 14,50 € = 87,00 €; 4 × 9,75 € = 39,00 €; zusammen 126,00 €. Dazu kommen der Vermerk „Muster ohne Handelswert – unentgeltlich, nur für Zollzwecke“, Absender und Empfänger, Ursprungsland, Gewicht und, wenn bekannt, die Zolltarifnummer. Der Händler zahlt nichts. Ob für die Einfuhr in der Schweiz Abgaben anfallen, entscheidet der dortige Zoll. Für reguläre Warenverkäufe ins Ausland verwenden Sie statt der Proforma-Rechnung eine Rechnung mit Ausfuhrvermerk; im Editor gibt es dafür zusätzlich den Dokumenttyp Handelsrechnung.
Beispiel: Vorkasse
Ein Möbelbauer verlangt vor Produktionsbeginn die Zahlung eines Einzelstücks. Er schickt eine Proforma-Rechnung über 2.380,00 € (2.000,00 € netto + 19 % = 380,00 €). Der Kunde überweist. Wichtig: Die Zahlung vor der Leistung ist eine Anzahlung, und die Umsatzsteuer darauf entsteht bereits mit dem Zahlungseingang. Ist der Kunde ein Unternehmen, braucht er für die Anzahlung bzw. spätestens nach der Lieferung eine Rechnung mit allen Pflichtangaben. Die Proforma-Rechnung ersetzt diese Rechnung nicht.
Was auf eine Proforma-Rechnung gehört
Eine feste Form schreibt das Umsatzsteuergesetz nicht vor, weil die Proforma-Rechnung keine Rechnung ist. Damit sie ihren Zweck erfüllt, sollte sie trotzdem vollständig sein:
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Überschrift „Proforma-Rechnung“ | verhindert die Verwechslung mit einer Rechnung |
| Absender und Empfänger mit Anschrift | Zoll und Bank müssen die Beteiligten zuordnen können |
| Datum und eigene Nummer | für Rückfragen und die spätere Rechnung |
| Genaue Warenbeschreibung, Menge, Einzelwert | Grundlage für Zollwert oder Vorkasse |
| Währung und Gesamtwert | eindeutiger Betrag, auch bei Fremdwährung |
| Lieferbedingungen und Zahlungsweg | bei Vorkasse: IBAN, Frist, Verwendungszweck |
| Bei Zollsendungen: Ursprungsland, Gewicht, Zolltarifnummer | verlangt der Zoll in der Regel |
Bei Vorkasse hilft ein GiroCode: Der Kunde scannt IBAN, Betrag und Proforma-Nummer und muss nichts abtippen.
Richtig kennzeichnen
Damit niemand die Proforma-Rechnung mit einer Rechnung verwechselt:
- Überschrift „Proforma-Rechnung“, nicht nur „Rechnung“.
- Ein Hinweis wie „Dies ist keine Rechnung. Eine Rechnung erhalten Sie nach der Lieferung.“
- Eine eigene Nummer aus einem eigenen Kreis, zum Beispiel PR-2026-0007.
- Kein Leistungsdatum in der Vergangenheit, weil die Leistung noch aussteht.
Unsere Vorlage für die Proforma-Rechnung setzt Überschrift, Hinweis und Nummernkreis automatisch. Die Urteilskarte zeigt dazu „kein Steuerdokument“.
Häufige Fehler
- Proforma statt Anzahlungsrechnung: Zahlt ein Geschäftskunde vorab, genügt die Proforma-Rechnung nicht. Er braucht für die Anzahlung oder spätestens nach der Lieferung eine Rechnung mit allen Pflichtangaben.
- Umsatzsteuer auf die Vorkasse vergessen: Die Steuer entsteht schon mit dem Zahlungseingang, nicht erst mit der Lieferung. Planen Sie das in Ihrer Voranmeldung ein.
- Proforma als Umsatz gebucht: Wird zusätzlich die echte Rechnung gebucht, erscheint derselbe Umsatz doppelt in Ihrer Buchhaltung.
- Beträge weichen ohne Erklärung ab: Ändern sich Menge oder Preis bis zur Lieferung, nennen Sie den Grund auf der Rechnung, damit Ihr Kunde die Differenz zur Vorkasse nachvollziehen kann.
- Währung fehlt: Bei Kunden im Ausland gehört die Währung zu jedem Betrag, sonst kommt es bei Bank und Zoll zu Rückfragen.
- Proforma für einen echten Verkauf ins Ausland: Wird die Ware bezahlt, brauchen Sie eine Rechnung; die Proforma begleitet nur unentgeltliche Sendungen oder kündigt die Zahlung an.
Von der Proforma zur Rechnung
Nach der Lieferung oder bei Zahlung erstellen Sie die echte Rechnung. Übernehmen Sie Kunde und Positionen, vergeben Sie die nächste freie Rechnungsnummer und tragen Sie das tatsächliche Leistungsdatum ein. Die Proforma-Rechnung bleibt in Ihrer Ablage unter Meine Dokumente, wird aber nicht als Umsatz gebucht. Wie die Rechnung Schritt für Schritt entsteht, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben. Für Kunden in der Schweiz lohnt ein Blick auf die Rechnungsvorlage Schweiz.
Quellen
Stand: 24.10.2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.