Wofür braucht man eine Proforma-Rechnung?
Die Proforma-Rechnung ist ein Vorab- oder Begleitdokument. Sie zeigt Positionen, Preise und Summen wie eine Rechnung, ist aber deutlich als „Proforma-Rechnung“ betitelt. Typische Anlässe:
| Anlass | Zweck |
|---|---|
| Vorkasse | Kunde überweist vor Lieferung, etwa bei Neukunden oder Sonderanfertigungen |
| Zoll | Warenwert für Muster, Leihgaben oder Ersatzlieferungen ohne Verkauf |
| Interne Freigabe | Einkaufsabteilung des Kunden braucht ein Dokument für die Bestellung |
| Finanzierung | Nachweis des Kaufpreises gegenüber Bank oder Förderstelle |
Keine Rechnung im Sinne des UStG
Eine Proforma-Rechnung löst keine Umsatzsteuer aus und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Sie wird weder beim Verkäufer noch beim Käufer als Rechnung gebucht. Deshalb ist der Titel so wichtig: Er verhindert, dass das Dokument mit einer echten Rechnung verwechselt wird. Nutzen Sie einen eigenen Nummernkreis, damit Ihre Rechnungsnummern lückenlos bleiben.
Die Bewertungskarte im Editor schlägt Ihnen eine Proforma-Rechnung auch dann vor, wenn eine PDF-Rechnung in Ihrem Fall nicht genügt, zum Beispiel wenn ab 2028 im inländischen B2B-Geschäft die E-Rechnung Pflicht ist und Sie trotzdem vorab ein lesbares Dokument brauchen.
So erstellen Sie eine Proforma-Rechnung
- Grundlagen: Dokumenttyp „Proforma-Rechnung“ ist vorgewählt. Land und Kundenart wählen.
- Sie und Kunde: Absender, Empfänger, bei Auslandslieferungen vollständige Anschrift mit Land.
- Positionen: Warenbezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis.
- Details: Proforma-Nummer, Datum, Zahlungsbedingungen wie „Zahlung vor Versand“, Hinweise.
- Design und Download: Layout wählen, prüfen, PDF laden.
Beispiel Vorkasse: 40 Stück Holzschalen zu 22,50 € = 900,00 € netto, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer 171,00 €, Vorkassebetrag 1.071,00 €. Nach Zahlungseingang erstellen Sie die Rechnung mit derselben Summe und Ihrer nächsten Rechnungsnummer.
Proforma-Rechnung für den Zoll
Bei Sendungen in Länder außerhalb der EU verlangt der Zoll Angaben zum Warenwert, auch wenn nichts verkauft wird. Geben Sie eine genaue Warenbeschreibung, Stückzahlen, Werte und den Grund der Sendung an, etwa „Muster ohne Handelswert“. Welche weiteren Angaben (Ursprungsland, Zolltarifnummer, Gewichte) nötig sind, sagt Ihnen der Spediteur oder der Empfänger. Unser Editor bietet dafür zusätzlich den Dokumenttyp Handelsrechnung an.
Was auf eine Proforma-Rechnung gehört
Vorgeschrieben ist nichts, aber diese Angaben machen das Dokument eindeutig: der Titel „Proforma-Rechnung“, Absender und Empfänger mit vollständiger Anschrift, eine eigene Proforma-Nummer und das Datum, Positionen mit Menge, Einheit und Preis, die Summe, Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie Ihre Bankverbindung für die Vorkasse. Ein Satz wie „Dieses Dokument ist keine Rechnung; die Rechnung folgt nach Lieferung“ schafft zusätzlich Klarheit beim Kunden und in dessen Buchhaltung.
Häufige Fehler
- Titel fehlt oder ist unklar: Steht nur „Rechnung“ darüber, erfasst die Buchhaltung Ihres Kunden das Dokument womöglich als echte Rechnung. Schreiben Sie „Proforma-Rechnung“ gut sichtbar in den Titel.
- Nummer aus dem Rechnungskreis: Wird die Vorkasse nie bezahlt, bleibt dort eine Lücke. Nutzen Sie eine eigene PF-Serie.
- Rechnung vergessen: Nach dem Zahlungseingang folgt die reguläre Rechnung. Ohne sie fehlt Ihrem Kunden der Beleg für den Vorsteuerabzug.
- Kein Warenwert bei Mustern: Auch „Muster ohne Handelswert“ brauchen für den Zoll einen nachvollziehbaren Wert je Position.
Verwandte Dokumente
Ein Angebot nennt Preise vor dem Auftrag, eine Proforma-Rechnung fordert vorab Geld an, die Rechnung rechnet ab. Was alles auf die endgültige Rechnung muss, lesen Sie unter Pflichtangaben einer Rechnung. Leere Dateien finden Sie unter Rechnungsvorlage.