När behövs en proformafaktura?
- Förskott. Kunden vill se exakt vad hen betalar för innan pengarna skickas, men du vill inte utfärda en faktura förrän beställningen är bekräftad.
- Godkännande hos kunden. Större organisationer behöver ofta ett underlag för att få ett inköp attesterat.
- Export och tull. Skickar du varuprover, reparationer eller annat utan försäljning till ett land utanför EU kan tullen behöva ett värde. Proformafakturan anger det.
- Bank och remburs. Vid internationell handel kan kundens bank kräva en proformafaktura för att öppna en betalning.
Proformafaktura eller faktura?
En faktura enligt 17 kap. mervärdesskattelagen är ett bokföringsunderlag: den ska ha ett löpnummer i din fakturaserie, och momsen ska redovisas. En proformafaktura är ett erbjudande eller en förhandsvisning. Därför:
| Proformafaktura | Faktura | |
|---|---|---|
| Juridisk funktion | Underlag, ingen betalningsskyldighet | Kräver betalning |
| Moms redovisas | Nej | Ja |
| Bokförs | Nej | Ja |
| Nummer | Egen serie, t.ex. PF-2026-001 | Fakturaserien |
| Text på dokumentet | ”Proformafaktura” tydligt i rubriken | ”Faktura” |
Använd en egen nummerserie för proformafakturor så att din fakturaserie förblir obruten. Generatorn gör det automatiskt.
Så skapar du en proformafaktura
- Välj Proformafaktura (förvalt här) och land.
- Fyll i dig själv och kunden, precis som på en faktura.
- Lägg till raderna med moms, så att kunden ser det slutliga beloppet.
- Skriv i anteckningen vad dokumentet gäller, till exempel ”Förskott 30 % före produktionsstart”.
- Ladda ner PDF:en och skicka den.
När kunden har betalat väljer du ”Markera som betald” – sedan kan du skapa den riktiga fakturan eller ett kvitto med samma rader.
Vad ska stå på en proformafaktura?
Det finns inga lagkrav på innehållet, men kunden, banken eller tullen vill normalt se samma uppgifter som på en faktura:
- rubriken Proformafaktura och ett eget nummer,
- datum och gärna hur länge priserna gäller,
- dina uppgifter och kundens, med organisationsnummer och momsregistreringsnummer om sådana finns,
- varor eller tjänster med antal, à-pris och moms,
- leveransvillkor och betalningsvillkor, till exempel förskott före leverans,
- vid export: varornas ursprungsland, vikt och gärna tulltaxenummer, och en text om att varorna inte säljs om det gäller prover eller reparationer.
Generatorn skriver ut en tydlig rubrik så att ingen kan ta dokumentet för en faktura.
Vanliga misstag
- Bokföra proformafakturan som försäljning. Den ska inte in i bokföringen; det gör den riktiga fakturan.
- Glömma den riktiga fakturan. Har kunden betalat förskott ska en faktura (eller förskottsfaktura) utfärdas enligt momsreglerna.
- Använda samma nummerserie. Då uppstår luckor i fakturaserien när en proforma aldrig blir en affär.
Läs mer om fakturans innehåll i vad ska finnas på en faktura. Behöver du ge ett pris innan allt är bestämt passar en offert bättre. Och har du redan fakturerat fel belopp är det en kreditfaktura du behöver.
Gratis och privat
Proformafakturan skapas i din webbläsare, sparas på din enhet och syns under Mina dokument. Du behöver inget konto.