1. Innan du fakturerar
Tre saker bör vara på plats innan den första fakturan går iväg.
En registrerad verksamhet. Som enskild näringsidkare eller aktiebolag ansöker du om F-skatt hos Skatteverket. F-skatten betyder att du själv betalar din skatt och dina egenavgifter, så att kunden inte behöver dra skatt från det du fakturerar. Om du har F-skatt brukar du skriva ”Godkänd för F-skatt” på fakturan.
Klarhet om moms. Är du momsregistrerad tar du ut moms på fakturan. Har du en omsättning på högst 120 000 kr per år kan du i stället ansöka om momsbefrielse, och då ska fakturan i stället innehålla en text om att försäljningen är undantagen från momsplikt. Mer om det i faktura i enskild firma.
En överenskommelse med kunden. Pris, vad som ingår och när betalning ska ske. Ofta finns det redan i en offert som kunden har accepterat.
2. Uppgifterna på fakturan
En faktura från en momsregistrerad säljare ska enligt 17 kap. mervärdesskattelagen (2023:200) innehålla bland annat:
- fakturadatum och ett unikt löpnummer i en eller flera serier,
- ditt namn och din adress och ditt momsregistreringsnummer,
- kundens namn och adress,
- vad du sålt: varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art,
- leveransdatum, när varan levererades eller tjänsten utfördes,
- beskattningsunderlaget per momssats, à-pris exklusive moms och eventuella rabatter,
- momssats och momsbelopp.
Varje uppgift förklaras med exempel i vad ska finnas på en faktura. Upp till 4 000 kr inklusive moms kan du använda en förenklad faktura med färre uppgifter.
Utöver lagens krav är det praktiskt att ha med: förfallodag, betalningsuppgifter (bankgiro, plusgiro eller IBAN), kundens referens eller ordernummer, din kontaktperson och e-post, och villkor för dröjsmålsränta.
3. Räkna momsen – ett exempel
Du har gjort en webbsida: 20 timmar à 800 kr och en webbhotellslicens för 1 200 kr. Båda har 25 % moms.
| Rad | Antal | À-pris | Belopp |
|---|---|---|---|
| Webbutveckling | 20 tim | 800 kr | 16 000 kr |
| Webbhotell, 12 månader | 1 st | 1 200 kr | 1 200 kr |
| Summa exkl. moms | 17 200 kr | ||
| Moms 25 % | 4 300 kr | ||
| Att betala | 21 500 kr |
Har du varor med olika momssatser på samma faktura redovisas momsen per sats. Säljer du till exempel en kurs och kurslitteratur kan det bli 25 % på kursen och 6 % på böckerna. Generatorn delar upp det automatiskt och avrundar per sats.
Till privatpersoner anges priser normalt inklusive moms. På fakturan ska momsen ändå framgå separat om du är momsregistrerad.
4. Fakturanumret
Fakturanumren ska bilda en obruten serie så att det går att se att ingen faktura saknas. Du väljer själv formatet: 1001, 1002 … eller 2026-001, 2026-002. Flera serier går bra, till exempel en per verksamhetsgren, så länge varje serie är obruten. Har du skrivit fel krediterar du fakturan – du tar inte bort den och återanvänder inte numret. Generatorn föreslår nästa nummer och varnar för dubbletter och luckor.
5. Betalningsvillkor
Mellan företag är 30 dagar netto vanligast, men 10, 15 eller 20 dagar förekommer. Skriv både antal dagar och förfallodatum, så slipper kunden räkna. Enligt räntelagen kan du ta ut dröjsmålsränta motsvarande referensräntan plus åtta procentenheter om inget annat avtalats, och mot företag har du rätt till en förseningsersättning på 450 kr enligt lagen om ersättning för inkassokostnader. Det är vanligt att skriva villkoren på fakturan så att kunden vet vad som gäller.
En påminnelseavgift får du bara ta ut om det avtalats i förväg. Vill du ta ut en avgift, skriv det i dina villkor.
6. Skicka fakturan
Spara fakturan som PDF och skicka den via mejl – det är det vanligaste sättet i Sverige. Efter nedladdningen här kan du:
- på telefonen dela PDF:en direkt via Dela-menyn till Mail, WhatsApp, Messenger eller Telegram,
- på datorn öppna ett färdigt mejl med ämne och text – bifoga PDF:en som du just sparade,
- kopiera ett meddelande och skicka det i valfri kanal.
Vi skickar aldrig något själva. Fakturerar du en kommun, region eller statlig myndighet krävs e-faktura i Peppol-format via en tjänsteleverantör eller myndighetens portal.
7. Följ upp betalningen
Fakturan får statusen Skickad när du har delat den. När pengarna kommer markerar du den som betald i Mina dokument – då kan du även skapa ett kvitto till kunden. Har förfallodagen passerat visas fakturan som förfallen och du kan skicka en vänlig påminnelse med samma delningsknappar. Betalar kunden ändå inte är nästa steg ett inkassokrav; det finns särskilda regler för hur det ska utformas.
8. Bokföring och arkiv
Fakturan är en verifikation i din bokföring. Spara en kopia – PDF:en räcker – i sju år enligt bokföringslagen. Exportera gärna en CSV-lista från Mina dokument till din redovisningskonsult varje månad. Eftersom dina uppgifter här bara ligger i webbläsaren bör du också ta en säkerhetskopia regelbundet.
Checklista
- Rätt kund och adress?
- Nästa nummer i serien?
- Leveransdatum ifyllt?
- Rätt momssats på varje rad?
- Förfallodag och betalningsuppgifter?
- ”Godkänd för F-skatt” om du har det?
Redo? Skapa fakturan nu eller välj en fakturamall.