Prima regola: in Italia la fattura è elettronica
Dal 2019 la fattura tra soggetti con partita IVA residenti in Italia è elettronica, e lo è anche verso i consumatori finali: il file in formato XML FatturaPA viene trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che lo controlla e lo recapita al cliente. Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo vale anche per tutti i forfettari, senza soglie di ricavi.
Una conseguenza pratica che molti scoprono tardi: una fattura scritta in Word, in Excel o con un generatore PDF, per quanto completa, non è una fattura valida ai fini fiscali se il tuo caso rientra nell’obbligo. Il cliente non può registrarla e tu rischi sanzioni per mancata emissione. Il PDF può solo accompagnare la fattura elettronica come «copia di cortesia».
Restano fuori dallo SdI alcuni casi particolari, per esempio alcune prestazioni sanitarie verso persone fisiche, per ragioni di privacy, e le operazioni con l’estero hanno regole proprie. Se non sei sicuro di rientrare in un’eccezione, chiedi al tuo commercialista prima di affidarti a un PDF.
I passaggi per fare una fattura
- Raccogli i dati del cliente: denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale e il codice destinatario (sette caratteri) oppure la PEC a cui recapitare la fattura. Per un privato basta il codice fiscale; la fattura gli resta disponibile nella sua area riservata.
- Scegli lo strumento: un software di fatturazione, il gestionale del tuo commercialista o il servizio gratuito «Fatture e Corrispettivi» dell’Agenzia delle Entrate.
- Compila il documento: tipo documento (TD01 per la fattura ordinaria), numero progressivo, data, i tuoi dati, quelli del cliente, le righe con quantità, prezzo e aliquota, il riepilogo IVA e le condizioni di pagamento. Il contenuto minimo è descritto in cosa deve contenere una fattura.
- Gestisci IVA e diciture: aliquota (22 %, 10 %, 5 % o 4 %), oppure la natura dell’operazione se non applichi l’IVA (per esempio regime forfettario, operazioni non imponibili o in inversione contabile).
- Imposta di bollo: sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 € è dovuto il bollo di 2 €, che per le fatture elettroniche si assolve in modo virtuale e si versa periodicamente.
- Trasmetti allo SdI e controlla le ricevute: «ricevuta di consegna», «impossibilità di recapito» o «scarto». Una fattura scartata si considera non emessa: va corretta e ritrasmessa entro i termini.
- Conserva la fattura: molti servizi, compreso quello dell’Agenzia, offrono la conservazione elettronica.
Quando invece basta un PDF
Ci sono documenti che non sono fatture e che un PDF gestisce benissimo:
- Preventivo: la proposta prima del lavoro, con prezzi, tempi e validità. Puoi crearlo con il modello preventivo.
- Fattura proforma: anticipa il contenuto della fattura per chiedere un acconto o confermare un ordine, con la dicitura «Il presente documento non costituisce fattura ai fini fiscali». La crei con il modello di fattura proforma.
- Ricevuta per prestazione occasionale: per chi lavora senza partita IVA, con ritenuta d’acconto e marca da bollo se dovuti. Strumento: ricevuta prestazione occasionale.
- Copia di cortesia della fattura elettronica, da allegare a un’e-mail.
Questo generatore lavora proprio su questi documenti: non trasmette nulla allo SdI e se scegli «fattura» con il paese Italia ti propone la proforma.
Un percorso tipico per un freelance
Una fotografa con partita IVA in regime forfettario riceve una richiesta per un servizio aziendale:
- manda un preventivo con le voci (giornata di scatto, post-produzione, diritti d’uso) e una validità di 30 giorni;
- il cliente accetta e lei invia una proforma per l’acconto del 30 %, con la dicitura del regime forfettario;
- ricevuto l’acconto, emette la fattura elettronica d’acconto tramite SdI, con il bollo virtuale perché l’importo senza IVA supera 77,47 €;
- a lavoro consegnato, invia la proforma del saldo e, al pagamento, la fattura elettronica di saldo.
Preventivo e proforma le servono per mettersi d’accordo con il cliente; le due fatture elettroniche sono i documenti fiscali.
Numerazione e date
La numerazione deve essere progressiva e senza salti: puoi ricominciare ogni anno (1/2026, 2/2026…) o proseguire senza azzerare, purché ogni numero identifichi una sola fattura. Puoi usare serie separate (per esempio per sedi diverse), ma mai lo stesso numero per due fatture della stessa serie. Tieni preventivi e proforma su serie a parte, così non crei buchi nella sequenza delle fatture.
Quanto ai tempi, la fattura immediata si trasmette di norma entro 12 giorni dall’operazione; la fattura differita raggruppa le operazioni di un mese documentate da DDT o documenti analoghi e si emette entro il 15 del mese successivo.
Gli errori più frequenti
- Mandare un PDF al posto della fattura elettronica. È l’errore più grave: per il fisco la fattura non esiste.
- Codice destinatario o PEC sbagliati. La fattura viene messa a disposizione nell’area riservata del cliente, ma conviene sempre verificare i dati.
- Dimenticare il bollo sulle fatture senza IVA oltre 77,47 €.
- Confondere proforma e fattura d’acconto. La proforma non ha effetti fiscali; la fattura d’acconto sì.
- Aliquota sbagliata su beni o servizi agevolati: in caso di dubbio verifica la tabella delle aliquote ridotte.
- Usare la ricevuta occasionale avendo la partita IVA. Con la partita IVA si fattura sempre.
In sintesi
Per una fattura italiana servono un file FatturaPA, lo SdI e uno strumento che li gestisca, anche gratuito. Prima e intorno alla fattura, però, ci sono preventivi, proforma e ricevute che puoi preparare velocemente in PDF. Approfondisci il legame tra proforma e SdI in fattura elettronica, SdI e proforma e tutti i formati nei modelli.
Aggiornato il 24/10/2026. Informazioni generali, non consulenza fiscale: per la tua situazione rivolgiti a un commercialista.