Rechnung schreiben: Schritt für Schritt zur korrekten Rechnung

Bevor Sie anfangen

Eine Rechnung dokumentiert, wer wem was wann geliefert hat und was es kostet. Für Unternehmen ist sie zugleich ein Steuerdokument: Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung darf Ihr Kunde die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen. Klären Sie deshalb vorab zwei Fragen:

• Bin ich Kleinunternehmer? Dann weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und nutzen die vereinfachten Regeln. Siehe Rechnungsvorlage Kleinunternehmer.
• Ist mein Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson? Davon hängen Fristen, E-Rechnungspflicht und manche Hinweise ab.

Schritt für Schritt zur Rechnung

1. Ihre Daten: vollständiger Name bzw. Firma und Anschrift, dazu Steuernummer oder USt-IdNr. Kontaktdaten und Bankverbindung sind nicht vorgeschrieben, aber nötig, damit der Kunde zahlen kann.
2. Kundendaten: vollständiger Name und Anschrift. Bei Firmen die genaue Firmierung, etwa „Müller Haustechnik GmbH“.
3. Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig, zum Beispiel RE-2026-0043. Wie Sie Nummernkreise anlegen, erklärt der Ratgeber Rechnungsnummer.
4. Rechnungsdatum und Leistungsdatum: Das Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung. Das Leistungsdatum ist der Tag oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung. Sind beide gleich, reicht der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
5. Positionen: Menge, Einheit und eine eindeutige Beschreibung. „Diverse Arbeiten“ reicht nicht, „Austausch Heizkörperventile, 6 Stück“ schon.
6. Beträge: Nettobetrag je Steuersatz, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag. Vereinbarte Rabatte oder Skonto gehören ebenfalls auf die Rechnung.
7. Pflichthinweise: zum Beispiel bei Steuerbefreiung, Kleinunternehmerregelung oder Reverse Charge.
8. Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel als Datum, Bankverbindung, gegebenenfalls Skonto.

Alle Pflichtangaben mit Paragraf erklärt der Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung. Im Rechnungsgenerator fragt eine Checkliste diese Felder ab, bevor Sie das PDF herunterladen.

Musterrechnung mit 19 % und 7 %

Ein Schulungsanbieter hält im September 2026 eine Inhouse-Schulung bei einem Unternehmen und liefert gedruckte Fachliteratur mit. Bücher und Zeitschriften unterliegen dem ermäßigten Satz von 7 %, die Schulung und digitale Unterlagen dem Regelsteuersatz von 19 %.

Rechnung Nr. RE-2026-0043, Rechnungsdatum 02.10.2026, Leistungszeitraum 22.09.–26.09.2026

So wird gerechnet: 16 × 52,00 € = 832,00 €, plus 95,00 € ergibt 927,00 € zu 19 %. Die Steuer beträgt 927,00 € × 0,19 = 176,13 €. Bei 7 %: 40 × 8,50 € = 340,00 €, 12 × 6,25 € = 75,00 €, zusammen 415,00 €; die Steuer beträgt 415,00 € × 0,07 = 29,05 €. Die Rechnungssumme ist 1.342,00 € + 205,18 € = 1.547,18 €.

Wichtig ist die Aufschlüsselung nach Steuersätzen. Eine einzige Zeile „zzgl. USt 205,18 €“ ohne Trennung reicht nicht. Unser Editor rechnet pro Zeile und fasst die Summen je Satz automatisch zusammen.

Häufige Fehler

• Leistungsdatum fehlt: Es ist Pflichtangabe, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht. Dann genügt ein kurzer Satz dazu.
• Unklare Positionen: „Pauschal laut Absprache“ lässt offen, was geliefert wurde. Beschreiben Sie die Leistung so, dass ein Dritter sie versteht.
• Umsatzsteuer als Kleinunternehmer: Wer unter § 19 UStG fällt, weist keine Steuer aus, sondern vermerkt den Hinweis auf die Befreiung.
• Nummer doppelt vergeben: Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vorkommen, auch wenn zwei Personen Rechnungen schreiben.
• Fehler durch Überschreiben behoben: Eine verschickte Rechnung korrigieren Sie mit einer Rechnungskorrektur, nicht durch eine geänderte Datei mit derselben Nummer.

Versand und Zahlungsziel

Laden Sie das PDF herunter und verschicken Sie es selbst: per E-Mail, über das Teilen-Menü Ihres Telefons oder ausgedruckt per Post. Der Editor bereitet auf Wunsch einen E-Mail-Entwurf mit Betreff und kurzem Text vor; den Anhang fügen Sie selbst hinzu. Für Fensterumschläge gibt es ein Design nach DIN 5008.

Schreiben Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum auf die Rechnung, etwa „Zahlbar bis 16.10.2026 ohne Abzug“. Ohne Vereinbarung gerät ein Geschäftskunde spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB), ein Verbraucher nur, wenn Sie in der Rechnung darauf hinweisen. Ein GiroCode (EPC-QR) auf der Rechnung erleichtert die Überweisung, weil der Kunde IBAN, Betrag und Verwendungszweck nur noch scannt.

Mahnung, wenn nicht gezahlt wird

Setzen Sie die Rechnung unter Meine Dokumente nach dem Versand auf den Status „versendet“. Ist sie überfällig, zeigt das Tool sie als überfällig an und bietet einen Text für die Zahlungserinnerung. Eine bestimmte Zahl von Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor; üblich sind eine freundliche Erinnerung und eine bis zwei Mahnungen mit neuer Frist.

Ab Verzug können Sie Verzugszinsen verlangen: gegenüber Verbrauchern 5 Prozentpunkte, gegenüber Unternehmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Von Unternehmen können Sie zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen. Nach Zahlungseingang markieren Sie die Rechnung als bezahlt und erstellen auf Wunsch eine Quittung.

Aufbewahrung

Rechnungen müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, Ausgangs- wie Eingangsrechnungen. E-Rechnungen bewahren Sie im Originalformat auf, also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF. Unser Tool speichert alles nur im Browser auf Ihrem Gerät. Exportieren Sie deshalb regelmäßig eine Sicherungsdatei und legen Sie die PDFs in Ihrer Buchhaltung ab.

Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 286 BGB – Verzug des Schuldners
• § 288 BGB – Verzugszinsen
• BMF: FAQ zur E-Rechnung

Stand: 24.10.2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.