Die Grenzen seit 2025
Seit dem 1.1.2025 gilt die neue Kleinunternehmerregelung. Kleinunternehmer ist, wessen Umsatz
- im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und
- im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet.
Die Grenze von 100.000 € wirkt sofort. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, regulär zu versteuern. Bis 2024 galt hier eine Prognose zu Jahresbeginn; die gibt es nicht mehr. Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 € für das laufende Jahr.
| Situation | Vorjahr | Laufendes Jahr | Kleinunternehmer? |
|---|---|---|---|
| Freiberuflerin, stabil | 21.000 € | 24.000 € | ja |
| Handwerker, Wachstum | 24.500 € | 60.000 € | ja, bis 100.000 € erreicht sind |
| Onlinehändler | 27.000 € | 18.000 € | nein, Vorjahr über 25.000 € |
| Gründer, Start im März | – | 26.000 € | nein, ab Überschreiten von 25.000 € |
Was auf die Rechnung gehört
Kleinunternehmer stellen seit 2025 eine vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV aus:
- Ihr Name und Ihre Anschrift sowie Name und Anschrift des Kunden
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- das Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
- das Entgelt in einer Summe
- ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind nicht vorgeschrieben. Wir empfehlen beide, weil sie Ordnung schaffen und beim Wechsel in die Regelbesteuerung ohnehin nötig werden. Hintergründe zur Nummer stehen im Ratgeber Rechnungsnummer, alle Angaben für regelbesteuerte Rechnungen im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.
Hinweistexte
Einen vorgeschriebenen Wortlaut gibt es nicht. Bewährt haben sich:
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ (Voreinstellung in unserem Editor)
- „Steuerfreie Kleinunternehmerleistung nach § 19 UStG.“
- „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).“
Vermeiden Sie Formulierungen wie „inkl. 0 % MwSt.“ oder „MwSt.-frei“ ohne Bezug auf § 19. Sie sind missverständlich und erfüllen den Zweck des Hinweises nicht sicher.
Musterrechnung ohne Umsatzsteuer
Ein Fotograf, Kleinunternehmer, rechnet ein Firmenshooting im Oktober 2026 ab.
| Pos. | Leistung | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Porträtshooting im Büro des Kunden | 4 Std. | 95,00 € | 380,00 € |
| 2 | Bildauswahl und Retusche | 15 Bilder | 12,00 € | 180,00 € |
| 3 | Anfahrt | 46 km | 0,50 € | 23,00 € |
| Rechnungsbetrag | 583,00 € |
Rechnung: 4 × 95,00 € = 380,00 €; 15 × 12,00 € = 180,00 €; 46 × 0,50 € = 23,00 €; zusammen 583,00 €. Darunter steht: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Es gibt keinen Netto- und Bruttobetrag, nur die eine Summe. Der Kunde zahlt 583,00 € und kann keine Vorsteuer daraus ziehen. Mit der Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer ist der Editor genau darauf voreingestellt.
Typische Fehler
- Umsatzsteuer ausgewiesen: Wer als Kleinunternehmer „zzgl. 19 % USt“ schreibt, schuldet den Betrag nach § 14c UStG, auch wenn er ihn nie hätte berechnen dürfen. Korrigieren Sie das mit einer Rechnungskorrektur.
- Hinweis vergessen: Ohne Hinweis ist die Rechnung unvollständig, und Ihr Kunde weiß nicht, warum keine Steuer ausgewiesen ist.
- Grenze übersehen: Wer im laufenden Jahr die 100.000 € überschreitet, muss ab diesem Umsatz Umsatzsteuer berechnen.
- Kleingewerbe verwechselt: Kleingewerbe ist ein Begriff des Handelsrechts, kein Steuerstatus. Entscheidend sind allein die Umsatzgrenzen des § 19 UStG.
Was passiert beim Überschreiten von 100.000 €?
Nehmen wir an, eine Beraterin hat bis Ende September 2026 bereits 96.000 € umgesetzt. Im Oktober stellt sie 6.000 € in Rechnung. Damit liegt sie bei 102.000 €. Schon diese Rechnung muss sie mit Umsatzsteuer ausstellen: 6.000,00 € netto + 19 % = 1.140,00 € USt, zusammen 7.140,00 €. Ab jetzt gelten die vollen Pflichtangaben, fortlaufende Nummer und Leistungsdatum inklusive, und sie gibt Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Hat sie mit dem Kunden einen Festpreis von 6.000 € vereinbart, kann sie die Steuer nur nachfordern, wenn der Vertrag das zulässt; sonst enthält der Festpreis die Steuer bereits. Für 2027 ist sie kein Kleinunternehmer mehr, weil das Vorjahr über 25.000 € lag. Stellen Sie im Editor dann den Steuerstatus auf „umsatzsteuerpflichtig“ um.
Kleinunternehmer- und Regelrechnung im Vergleich
Wechseln Sie in die Regelbesteuerung, ändert sich die Rechnung an mehreren Stellen. Die Übersicht hilft, nichts zu übersehen:
| Angabe | Kleinunternehmer | Regelbesteuert |
|---|---|---|
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Pflicht | Pflicht |
| Rechnungsnummer | empfohlen | Pflicht, fortlaufend und einmalig |
| Leistungsdatum | empfohlen | Pflicht |
| Betrag | eine Summe | Netto, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto |
| Hinweis auf § 19 UStG | Pflicht | entfällt |
| E-Rechnung an inländische Unternehmen | nicht nötig | je nach Umsatz ab 2027, für alle ab 2028 |
Haben Sie schon als Kleinunternehmer Rechnungsnummern und Leistungsdaten verwendet, führen Sie Ihre Serie einfach weiter.
Rechnungen an Kunden im EU-Ausland
Die deutsche Kleinunternehmerregelung gilt nur für Umsätze in Deutschland. Erbringen Sie eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, liegt der Leistungsort oft beim Kunden, der dann die Steuer schuldet. Auf der Rechnung stehen dann die USt-IdNr. beider Seiten und der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Ob das in Ihrem Fall gilt, hängt von der Art der Leistung ab; lassen Sie es sich vor der ersten Auslandsrechnung bestätigen. Seit 2025 gibt es außerdem eine EU-weite Kleinunternehmerregelung mit eigener Identifikationsnummer, die eine Anmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern voraussetzt.
E-Rechnung für Kleinunternehmer
Ausstellen müssen Sie keine E-Rechnungen, auch nicht ab 2027 oder 2028. Freiwillig dürfen Sie es, zum Beispiel wenn ein Großkunde darum bittet; die Seite E-Rechnung erstellen zeigt, wie. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen von Lieferanten seit 2025.
Quellen
- § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer
- § 34a UStDV – Rechnungen der Kleinunternehmer
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- BMF: FAQ zur E-Rechnung
Stand: 24.10.2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.