So erstellen Sie eine Rechnung in sieben Schritten
Der Editor oben führt Sie durch sieben kurze Schritte. Ihr Entwurf wird beim Tippen automatisch gespeichert – Sie können den Tab schließen und später weitermachen.
- Grundlagen. Wählen Sie Land, Kundenart (Unternehmen oder Privatperson) und Ihren Steuerstatus: Kleinunternehmer oder umsatzsteuerpflichtig. Eine Bewertungskarte zeigt, ob dieses Dokument für diesen Kunden als Rechnung taugt: ✓ gültig, ⚠ gültig mit Bedingung oder bis zu einem Datum, ✕ keine gültige Rechnung – dann schlägt sie eine Proforma-Rechnung oder ein Angebot vor.
- Sie. Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. und Ihr Logo. Die IBAN wird beim Eingeben geprüft.
- Kunde. Gespeicherten Kunden wählen oder eine E-Mail-Signatur in das Feld „Aus E-Mail einfügen“ kopieren – Name und Anschrift werden erkannt, Sie bestätigen.
- Positionen. Beschreibung, Menge, Einheit, Preis und Steuersatz je Zeile (19 %, 7 % oder 0 %). Netto- oder Bruttoeingabe ist möglich, die Summen werden je Steuersatz ausgewiesen.
- Details. Die nächste Rechnungsnummer wird aus Ihrem Nummernkreis vorgeschlagen, mit Warnung bei Dubletten. Dazu Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Zahlungsziel und Hinweise. Pflichthinweise wie § 19 UStG oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ werden automatisch ergänzt. Optional: GiroCode für die Überweisung und Ihre Unterschrift.
- Design. Zwölf Designs mit Ihren eigenen Daten, darunter ein Layout nach DIN 5008 für Fensterumschläge, dazu eine Akzentfarbe.
- Prüfen und herunterladen. Die Checkliste „Bereit zum Versand?“ zeigt fehlende Angaben mit Link zum passenden Feld. Die PDF lässt sich immer herunterladen, auch mit offenen Hinweisen.
Eine ausführlichere Anleitung mit Beispielen finden Sie im Ratgeber Rechnung schreiben.
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
| Nr. | Angabe | Hinweis |
|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden | vollständige Anschrift |
| 2 | Steuernummer oder USt-IdNr. | eine der beiden genügt |
| 3 | Ausstellungsdatum | Rechnungsdatum |
| 4 | Rechnungsnummer | fortlaufend, nur einmal vergeben |
| 5 | Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung | handelsübliche Bezeichnung |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | auch „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ |
| 7 | Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt | inkl. vereinbarter Minderungen, z. B. Skonto |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag | oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung |
Für Bauleistungen an Privatkunden kommt nach Nr. 9 ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden hinzu – diesen Text ergänzen Sie selbst in den Hinweisen. Rechnungen bis 250 € brutto dürfen als Kleinbetragsrechnung kürzer ausfallen (§ 33 UStDV). Alle Angaben erklärt der Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung, Tipps zum Nummernkreis stehen unter Rechnungsnummer.
Beispiel: Eine Beratung über 800,00 € netto plus 19 % Umsatzsteuer (152,00 €) ergibt 952,00 € brutto. Kommen Fachbücher für 50,00 € netto zu 7 % (3,50 €) hinzu, weist die Rechnung zwei Zeilen je Steuersatz aus und endet bei 1.005,50 €.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Liegt Ihr Umsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 €, können Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen. Dann weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und geben einen Hinweis auf die Steuerbefreiung an. Wichtig: Wer als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt (§ 14c UStG). Mehr im Ratgeber Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung.
E-Rechnung ab 2027 und 2028
Eine PDF ist keine E-Rechnung. Im inländischen B2B-Geschäft wird das strukturierte Format schrittweise Pflicht: 2027 für größere Unternehmen, ab 01.01.2028 für alle. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer und Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen. Unser Editor erzeugt ZUGFeRD 2.4 (Profil EN 16931) und XRechnung 3.0 direkt auf Ihrem Gerät – mehr auf der Seite E-Rechnung erstellen.
Warum ist der Rechnungsgenerator kostenlos?
Die Seite finanziert sich über Werbung. Werbung und Statistik laufen nur, wenn Sie im Einwilligungsbanner zustimmen. Ihre Rechnungsdaten erheben wir nicht: Sie werden ausschließlich in Ihrem Browser verarbeitet und dort gespeichert. Es gibt kein Konto und keinen Upload. Wie das im Detail funktioniert, steht in der Datenschutzerklärung.
Nach dem Download
Teilen Sie die PDF am Handy direkt in Mail oder Messenger, öffnen Sie einen E-Mail-Entwurf oder kopieren Sie einen Begleittext. Den Status verfolgen Sie unter Meine Dokumente: Entwurf, Versendet, Bezahlt. „Als bezahlt markieren“ erzeugt auf Wunsch eine Quittung, und eine fehlerhafte Rechnung korrigieren Sie mit einer Rechnungskorrektur. Lieber eine leere Datei? Unter Rechnungsvorlage gibt es Word, Excel und PDF.