Was eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten muss
Seit 2025 gelten für Kleinunternehmer eigene, vereinfachte Rechnungsregeln in § 34a UStDV. Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen aber auf die Steuerbefreiung hinweisen. Der Editor ist auf dieser Seite schon auf „Kleinunternehmer“ gestellt. Die Urteilskarte in Schritt 1 zeigt Ihnen, ob das Dokument für diesen Kunden als Rechnung gilt, und die Checkliste „Bereit zum Versand?“ in Schritt 7 nennt fehlende Angaben mit einem Link zum passenden Feld.
| Angabe | Regel | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Ihr Name und Ihre Anschrift | vollständig, wie im Geschäftsverkehr | § 34a UStDV |
| Name und Anschrift des Kunden | vollständig; bei Firmen die korrekte Firmierung | § 34a UStDV |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | eine von beiden genügt (alternativ die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer) | § 34a UStDV |
| Ausstellungsdatum | Datum, an dem Sie die Rechnung schreiben | § 34a UStDV |
| Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung | so konkret, dass die Leistung erkennbar ist | § 34a UStDV |
| Entgelt | in einer Summe, ohne Umsatzsteuer | § 34a UStDV |
| Hinweis auf die Steuerbefreiung | kein fester Wortlaut vorgeschrieben | § 34a UStDV, § 19 UStG |
| Rechnungsnummer | nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen | gute Praxis |
| Leistungsdatum | nicht vorgeschrieben, aber empfohlen | gute Praxis |
Die Rechnungsnummer und das Leistungsdatum fragt der Editor trotzdem ab, als Warnung statt als Fehler. Wer später in die Regelbesteuerung wechselt, braucht beides ohnehin. Alle Angaben für regelbesteuerte Rechnungen erklärt der Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.
Die Umsatzgrenzen seit 2025
Sie sind Kleinunternehmer, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Die zweite Grenze wirkt sofort: Nach Auffassung der Finanzverwaltung unterliegt bereits der Umsatz, mit dem Sie die 100.000 € überschreiten, der Regelbesteuerung. Ab dieser Rechnung müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen. Im Jahr der Gründung gilt die Grenze von 25.000 € für das laufende Jahr.
Die Regelung ist freiwillig. Sie können auf sie verzichten und Umsatzsteuer berechnen, sind dann aber für fünf Kalenderjahre gebunden. Einzelheiten stehen im Ratgeber Kleinunternehmerregelung: Rechnung richtig schreiben.
Sonderfälle
- Umsatzsteuer versehentlich ausgewiesen: Nach § 14c UStG schulden Sie den Betrag, obwohl Sie Kleinunternehmer sind. Der Editor meldet deshalb einen Fehler, wenn bei gewählter Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer auf dem Dokument steht. Eine falsche Rechnung berichtigen Sie mit einer Rechnungskorrektur.
- Kleinbetrag bis 250 €: Auch hier reichen die Angaben nach § 34a UStDV; der Hinweis auf die Steuerbefreiung bleibt Pflicht.
- E-Rechnung: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können. Wer freiwillig eine strukturierte Rechnung schicken möchte, findet alles unter E-Rechnung erstellen.
- Kleingewerbe ist nicht Kleinunternehmer: Das Kleingewerbe betrifft die Frage, ob Sie Kaufmann sind. Über die Umsatzsteuer sagt es nichts. Entscheidend für diese Vorlage ist allein § 19 UStG.
- Privatkunden: Es gelten dieselben Angaben. Eine Zahlung in bar können Sie zusätzlich mit einer Quittung bestätigen.
- Angebot vorab: Ein Angebot aus dem Editor lässt sich nach der Zusage mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln; Kunde und Positionen werden übernommen.
Rechenbeispiel: Webdesign als Kleinunternehmerin
Eine Webdesignerin rechnet im Oktober 2026 ein Projekt ab. Sie ist Kleinunternehmerin, ihr Vorjahresumsatz lag bei 18.400 €.
| Pos. | Leistung | Menge | Einzelpreis | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Gestaltung und Umsetzung Startseite | 12 Std. | 55,00 € | 660,00 € |
| 2 | Einrichtung Kontaktformular, pauschal | 1 | 120,00 € | 120,00 € |
| 3 | Bildbearbeitung | 3 Std. | 45,00 € | 135,00 € |
| Rechnungsbetrag | 915,00 € |
Rechnung: 12 × 55,00 € = 660,00 €; 660,00 € + 120,00 € + 135,00 € = 915,00 €. Es gibt keine Zeile „zzgl. 19 % USt“ und keinen Bruttobetrag mit Steueranteil. Unter der Summe steht: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ihr Kunde zahlt genau 915,00 €. Ist der Zahlungs-QR-Code (GiroCode) eingeschaltet, kann er den Betrag in der Banking-App einscannen.
So arbeiten Sie mit der Vorlage
- In Schritt 2 Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. eintragen und das Logo hochladen. Das Profil bleibt in Ihrem Browser gespeichert.
- Kunden anlegen oder aus einer E-Mail-Signatur einfügen lassen.
- Positionen mit Menge, Einheit und Preis erfassen. Umsatzsteuer berechnen Sie nicht; stünde sie doch auf dem Dokument, meldet der Editor einen Fehler.
- In Schritt 6 eines von 12 Designs wählen, etwa die Vorlage nach DIN 5008 für Fensterumschläge.
- PDF herunterladen und selbst versenden. Wir übermitteln nichts.
Lieber eine leere Datei? Die Word-Vorlage und die Excel-Vorlage finden Sie in der Übersicht aller Rechnungsvorlagen. Ihre Dokumente sehen Sie unter Meine Dokumente; legen Sie dort regelmäßig eine Sicherung an, denn ohne Backup sind die Daten beim Löschen der Browserdaten weg.
Regeln zuletzt geprüft: 24.10.2026. Diese Seite ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.