Die Pflichtangaben im Überblick
§ 14 Abs. 4 UStG zählt auf, was eine Rechnung enthalten muss. Die Liste ist abschließend: Was hier nicht steht, ist umsatzsteuerlich keine Pflicht, kann aber aus anderen Gründen sinnvoll sein. Unser Rechnungsgenerator fragt diese Angaben ab und meldet in der Checkliste „Bereit zum Versand?“ alles, was fehlt.
| Nr. | Angabe | Was das konkret heißt |
|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers | vollständig; Postfach genügt, c/o-Adressen sind möglich |
| 2 | Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden | eine von beiden |
| 3 | Ausstellungsdatum | Tag, an dem die Rechnung erstellt wird |
| 4 | Fortlaufende Rechnungsnummer | einmalig vergeben, eine oder mehrere Zahlenreihen |
| 5 | Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung | handelsübliche, eindeutige Bezeichnung |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Leistungsdatum oder -zeitraum, auch „entspricht Rechnungsdatum“ |
| 7 | Entgelt nach Steuersätzen und Befreiungen aufgeschlüsselt | inklusive im Voraus vereinbarter Minderungen wie Skonto |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag | oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden | nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatkunden |
| 10 | Angabe „Gutschrift“ | nur, wenn der Kunde selbst die Abrechnung erstellt |
Die zehn Angaben einzeln erklärt
Nr. 1 – Namen und Anschriften. Gemeint ist die vollständige Anschrift, unter der Sie erreichbar sind. Bei Firmen gehört die genaue Rechtsform dazu. Abkürzungen sind zulässig, wenn der Name eindeutig bleibt.
Nr. 2 – Steuernummer oder USt-IdNr. Es reicht eine Nummer, und zwar Ihre eigene. Die USt-IdNr. des Kunden brauchen Sie nur in Sonderfällen (siehe unten).
Nr. 3 – Ausstellungsdatum. Das Datum der Rechnung, nicht das Datum der Zahlung.
Nr. 4 – Rechnungsnummer. Sie muss die Rechnung einmalig identifizieren. Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, etwa getrennt nach Jahr oder Standort. Mehr dazu im Ratgeber Rechnungsnummer.
Nr. 5 – Menge und Art. Die Leistung muss eindeutig erkennbar sein. „Beratung“ genügt oft nicht; „Steuerliche Beratung zum Jahresabschluss 2025, 6 Std.“ ist sicher.
Nr. 6 – Leistungsdatum. Auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht, muss das erkennbar sein. Bei Dauerleistungen genügt ein Zeitraum, zum Beispiel „Oktober 2026“.
Nr. 7 – Entgelt. Der Nettobetrag, getrennt nach Steuersätzen. Vereinbarte Skonti, Boni oder Rabatte müssen erwähnt werden, ein Hinweis auf die gesonderte Vereinbarung genügt.
Nr. 8 – Steuersatz und Steuerbetrag. Die Sätze sind derzeit 19 %, 7 % (seit 1.1.2026 auch für Speisen in der Gastronomie) und 0 % für bestimmte Photovoltaikanlagen. Bei einer Befreiung tritt ein Hinweis an die Stelle des Steuerbetrags.
Nr. 9 – Aufbewahrungshinweis. Bei Bauleistungen und anderen grundstücksbezogenen Leistungen an Privatkunden muss die Rechnung auf deren zweijährige Aufbewahrungspflicht hinweisen. Diesen Hinweis setzt der Editor nicht automatisch; tragen Sie ihn in Schritt 5 unter „Hinweise“ selbst ein.
Nr. 10 – „Gutschrift“. Nur wenn der Leistungsempfänger abrechnet (Gutschriftverfahren). Eine Korrektur Ihrer eigenen Rechnung ist keine Gutschrift, sondern eine Rechnungskorrektur.
Durchgerechnetes Beispiel: Aufschlüsselung nach Steuersätzen
Ein Catering-Betrieb liefert für eine Firmenfeier Speisen und Getränke. Speisen unterliegen seit 1.1.2026 auch in der Gastronomie dem Satz von 7 %, Getränke bleiben bei 19 %. Vereinbart sind 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen.
| Netto | Steuer | Brutto | |
|---|---|---|---|
| Speisen, 7 % | 1.200,00 € | 84,00 € | 1.284,00 € |
| Getränke, 19 % | 450,00 € | 85,50 € | 535,50 € |
| Summe | 1.650,00 € | 169,50 € | 1.819,50 € |
Mit Skonto zahlt der Kunde 1.819,50 € × 0,98 = 1.783,11 €. Die Skontovereinbarung muss auf der Rechnung stehen, etwa „Bei Zahlung bis 14.11.2026 2 % Skonto“; die Steuer korrigieren beide Seiten bei Inanspruchnahme.
Ausnahmen und Sonderfälle
| Fall | Was sich ändert | Grundlage |
|---|---|---|
| Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto | nur Leistender, Datum, Menge/Art, Bruttobetrag und Steuersatz | § 33 UStDV |
| Kleinunternehmer | keine USt, Entgelt in einer Summe, Hinweis auf die Befreiung; Nummer und Leistungsdatum nicht vorgeschrieben | § 34a UStDV |
| Reverse Charge | keine USt, Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, USt-IdNr. beider Seiten | § 13b, § 14a UStG |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | Hinweis „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“, USt-IdNr. beider Seiten | § 14a UStG |
| Fremdwährung | Rechnung in Fremdwährung zulässig; Steuerbetrag zusätzlich in Euro | Art. 230 MwStSystRL |
Für Kleinunternehmer gibt es eine eigene Rechnungsvorlage Kleinunternehmer. Inländische Reverse-Charge-Fälle nach § 13b, etwa Bauleistungen an Bauunternehmer, wählen Sie im Editor pro Position mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Folgen fehlender Angaben
Fehlt eine Pflichtangabe, ist zuerst Ihr Kunde betroffen: Er darf die Vorsteuer nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung abziehen. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt den Abzug streichen, und der Kunde wird von Ihnen eine korrigierte Rechnung verlangen. Für Sie selbst gilt: Weisen Sie zu viel Steuer aus oder als Kleinunternehmer überhaupt Steuer, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag (§ 14c UStG).
Fehler beheben Sie durch eine Berichtigung. Sie verweist eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung (§ 31 Abs. 5 UStDV) und ergänzt oder korrigiert die fehlenden Angaben. Löschen Sie die alte Rechnung nicht. Mit unserem Editor erstellen Sie eine Rechnungskorrektur, die direkt mit der Originalrechnung verknüpft ist. Ab 2027 bzw. 2028 kommt für inländische Geschäftskunden die Form hinzu: Dann muss die Rechnung eine E-Rechnung sein.
Wie Sie eine Rechnung von Anfang bis Ende aufbauen, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben. Österreichische Pflichtangaben stehen auf der Seite Rechnungsvorlage Österreich.
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten in besonderen Fällen
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
- § 34a UStDV – Rechnungen der Kleinunternehmer
Stand: 24.10.2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.