Elementy obowiązkowe – art. 106e ust. 1
Ustawa o VAT wymienia elementy, które musi mieć każda faktura (z wyjątkami opisanymi niżej). Tabela pokazuje najważniejsze z nich w kolejności z ustawy.
| Pkt | Element | Uwagi |
|---|---|---|
| 1 | Data wystawienia | zawsze |
| 2 | Kolejny numer | w ramach jednej lub kilku serii, jednoznacznie identyfikuje fakturę |
| 3 | Imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy | pełne dane stron |
| 4 | NIP sprzedawcy | zawsze |
| 5 | NIP nabywcy | gdy nabywca jest podatnikiem lub podatnikiem VAT UE |
| 6 | Data dokonania lub zakończenia dostawy/usługi albo otrzymania zapłaty | jeśli różni się od daty wystawienia |
| 7 | Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi | dla każdej pozycji |
| 8 | Miara i ilość | dla każdej pozycji |
| 9 | Cena jednostkowa netto | dla każdej pozycji |
| 10 | Opusty i obniżki cen | jeśli nie są ujęte w cenie jednostkowej |
| 11 | Wartość sprzedaży netto | dla pozycji |
| 12 | Stawka podatku | dla pozycji |
| 13 | Suma wartości netto | z podziałem na stawki |
| 14 | Kwota podatku | z podziałem na stawki |
| 15 | Kwota należności ogółem | brutto |
Przykład: elementy na jednej fakturze
Tak wyglądają kluczowe pola na fakturze za usługę i materiał w dwóch stawkach:
- Nagłówek: FV/32/2026, data wystawienia 31.10.2026, data wykonania usługi 28.10.2026 (pkt 1, 2 i 6).
- Strony: nazwy, adresy i NIP sprzedawcy oraz nabywcy (pkt 3–5).
- Pozycje: „Montaż drzwi”, 1 szt., 500 zł netto, 23%; „Materiał budowlany”, 2 szt., 100 zł netto, 8% (pkt 7–12).
- Podsumowanie: 500 zł netto i 115 zł VAT w stawce 23%; 200 zł netto i 16 zł VAT w stawce 8%; razem 831 zł brutto (pkt 13–15).
Dobór stawki zależy od rodzaju towaru lub usługi – w przykładzie stawki są tylko ilustracją. Jeśli któregoś z tych pól brakuje, generator pokaże to na liście kontrolnej przed pobraniem.
Adnotacje szczególne
W określonych sytuacjach faktura musi mieć dodatkowy dopisek (dalsze punkty art. 106e ust. 1):
- „metoda kasowa” – jeśli rozliczasz VAT metodą kasową;
- „samofakturowanie” – gdy fakturę wystawia nabywca w imieniu sprzedawcy;
- „odwrotne obciążenie” (pkt 18) – gdy podatek rozlicza nabywca;
- „mechanizm podzielonej płatności” (pkt 18a) – gdy kwota należności przekracza 15 000 zł brutto, a faktura obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15;
- podstawa zwolnienia (pkt 19) – przy sprzedaży zwolnionej, np. art. 113 ust. 1 (zwolnienie podmiotowe) albo art. 43 (zwolnienie przedmiotowe);
- „procedura marży” – dla biur podróży, towarów używanych, dzieł sztuki.
Generator dodaje część tych adnotacji sam – podstawę zwolnienia z art. 113, „odwrotne obciążenie” i opcjonalnie „mechanizm podzielonej płatności”. Pozostałe wpiszesz w uwagach.
Faktura uproszczona do 450 zł
Gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł (albo 100 euro) i na fakturze jest NIP nabywcy, można pominąć m.in.:
- imię i nazwisko lub nazwę nabywcy i jego adres,
- miarę i ilość,
- cenę jednostkową netto,
- wartość netto i kwotę podatku dla pozycji – wystarczą dane pozwalające ustalić kwotę podatku dla każdej stawki.
Faktury uproszczonej nie stosuje się m.in. przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów i sprzedaży wysyłkowej. Paragon z NIP nabywcy do 450 zł brutto jest – według obecnych zasad do końca 2026 r. – fakturą uproszczoną.
Faktura dla konsumenta
Osobie prywatnej nie wpisujesz NIP nabywcy (pkt 5), bo go nie ma. Pozostałe elementy są takie same. Fakturę konsumentowi wystawiasz na jego żądanie. Faktury B2C są poza obowiązkowym KSeF, więc PDF z generatora faktur w zupełności wystarczy.
Faktura w walucie obcej i dla kontrahenta z UE
Fakturę możesz wystawić w dowolnej walucie, ale kwotę podatku trzeba wykazać także w złotych (art. 106e ust. 11), przeliczoną po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. Generator przypomina o tym, gdy waluta dokumentu jest inna niż PLN.
Przy usługach dla firm z innych krajów UE zwykle stosuje się „odwrotne obciążenie”: na fakturze nie ma polskiego VAT, za to musi być numer VAT UE nabywcy (z prefiksem kraju) i adnotacja. Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stosujesz stawkę 0% pod warunkiem posiadania numerów VAT UE obu stron i dokumentów potwierdzających wywóz. Eksport poza UE również korzysta ze stawki 0%, jeśli masz dokument potwierdzający wywóz. Generator na podstawie kraju nabywcy i rodzaju pozycji (towar czy usługa) podpowiada właściwą kategorię i adnotację – ostateczną decyzję podejmujesz Ty.
Elementy nieobowiązkowe, które warto dodać
- Termin i sposób płatności, numer rachunku – bez nich klient i tak zapyta.
- Kwota słownie – zwyczajowa, nie wymagana.
- Numer zamówienia lub umowy – ułatwia akceptację faktury w dużych firmach.
- Osoba kontaktowa – przydaje się przy reklamacjach.
- Kod QR do płatności – tu jeszcze go nie generujemy dla złotówek, ale dane do przelewu są zawsze czytelne.
Faktura korygująca – elementy dodatkowe
Korekta ma te same dane stron co faktura, a ponadto oznaczenie „KOREKTA” lub „FAKTURA KORYGUJĄCA”, numer i datę faktury korygowanej, przyczynę korekty (jeśli to możliwe) oraz kwotę korekty podstawy i podatku (art. 106j ust. 2). Szczegóły i wzór znajdziesz na stronie korekta faktury.
Elementy, które często są zbędne
- „Oryginał / kopia” – od 2014 r. nie ma takiego obowiązku.
- Podpis osoby upoważnionej do wystawienia i odbioru faktury.
- Pieczątka firmy.
- Miejsce wystawienia.
Jak generator sprawdza elementy
Przed pobraniem PDF generator porównuje Twój dokument z regułami art. 106e. Brak daty, numeru, NIP sprzedawcy czy pozycji to błąd; brak daty sprzedaży innej niż data wystawienia – ostrzeżenie. Przy kwocie do 450 zł z NIP nabywcy generator rozluźnia wymogi zgodnie z zasadami faktury uproszczonej. Lista nigdy nie blokuje pobrania – decyzję podejmujesz Ty.
Gotowe układy: wzór faktury VAT i wzór faktury bez VAT. Kolejność wypełniania opisuje poradnik jak wystawić fakturę, a terminy KSeF – KSeF – kto musi. Gdy coś trzeba poprawić, wystaw korektę faktury.
Sprawdzono 24.10.2026 na podstawie ustawy o VAT, Dz.U. 2026 poz. 1263. Informacja ogólna, nie porada podatkowa.