Jak przygotować ofertę handlową
- Wybierz „Oferta” i wskaż, czy klient jest firmą, czy osobą prywatną. Od tego zależy, czy pokazujesz ceny netto, czy brutto.
- Twoje dane i dane klienta. Nazwa, adres, NIP oraz osoba kontaktowa. Dane firmy zapamiętujemy na Twoim urządzeniu, więc przy kolejnej ofercie nie wpisujesz ich ponownie.
- Pozycje. Każdą usługę lub towar opisz konkretnie: co dokładnie obejmuje cena, w jakiej jednostce (szt., godz., m², kpl.) i w jakiej ilości. Rabat możesz dodać do pozycji lub do całej oferty.
- Warunki. Termin ważności, termin realizacji, warunki płatności (np. 30% zaliczki), gwarancja i to, czego oferta nie obejmuje. Wybierz szablon i pobierz PDF.
Co powinna zawierać dobra oferta handlowa
Wzór oferty nie jest określony przepisami, ale klient porównuje oferty po tych samych elementach. Warto, żeby Twoja miała:
- numer i datę – ułatwiają odwołanie się do oferty w zamówieniu i na fakturze;
- termin ważności – chroni Cię przed zmianą cen materiałów;
- jasny zakres – co jest w cenie, a co jest dodatkowo płatne (dojazd, materiały, utylizacja);
- ceny z rozbiciem – netto, stawka VAT i brutto, zgodnie ze stawkami 23, 8, 5 lub 0%;
- warunki płatności i realizacji – zaliczka, terminy, sposób odbioru;
- dane kontaktowe – kto odpowiada na pytania i jak szybko.
Jeśli jesteś zwolniony z VAT na podstawie art. 113, ceny w ofercie są po prostu kwotami do zapłaty – generator nie doliczy podatku. Więcej o tym na stronie faktura bez VAT.
Przykład: oferta na malowanie mieszkania
Klient prywatny prosi o wycenę malowania 60 m² ścian. W trybie brutto oferta może wyglądać tak:
| Pozycja | Ilość | Cena brutto | Wartość |
|---|---|---|---|
| Malowanie ścian, dwie warstwy | 60 m² | 25,00 zł | 1500,00 zł |
| Gruntowanie | 60 m² | 6,00 zł | 360,00 zł |
| Zabezpieczenie podłóg i mebli | 1 kpl. | 150,00 zł | 150,00 zł |
| Razem | 2010,00 zł |
W warunkach dopisz, czy farba jest w cenie, ile trwa praca, kiedy płatność i jak długo oferta jest ważna, np. 14 dni.
Czego unikać w ofercie
- Jednej kwoty bez rozbicia – klient nie wie, za co płaci, i trudniej mu porównać oferty.
- Ogólników typu „prace wykończeniowe” – nieprecyzyjny zakres to najczęstsze źródło sporów przy odbiorze.
- Braku terminu ważności – po kilku miesiącach klient może oczekiwać tej samej ceny.
- Mieszania netto i brutto – w całej ofercie trzymaj się jednego trybu.
Oferta, proforma, faktura – kolejność dokumentów
Typowy przebieg wygląda tak: najpierw oferta (propozycja ceny), potem – jeśli chcesz zaliczki przed rozpoczęciem pracy – faktura proforma jako wezwanie do zapłaty, a po sprzedaży faktura. Proforma i oferta nie są fakturami VAT, więc nie dotyczy ich KSeF. Faktura dla firmy od 2026 r. zwykle już tak – sprawdź w poradniku KSeF – kto musi, czy możesz jeszcze wystawić ją w PDF.
W tym generatorze każdy z tych dokumentów korzysta z tych samych danych: zaakceptowaną ofertę zamieniasz w fakturę jednym kliknięciem, a w zakładce Moje dokumenty widzisz, które oferty czekają na odpowiedź.
Oferta do pobrania w Word lub PDF
Wolisz wypełnić dokument ręcznie? Puste wzory znajdziesz w dziale wzory faktur i dokumentów, także jako plik Word. Generator online ma jednak przewagę: sam liczy sumy i VAT, pilnuje numeracji i pozwala zamienić ofertę w fakturę bez przepisywania.
Gdzie są zapisane Twoje oferty
Wszystko zostaje w przeglądarce na tym urządzeniu. Nie zakładasz konta i nic nie wysyłamy na serwer. Ofertę wysyłasz klientowi sam – e-mailem lub komunikatorem – prosto z panelu po pobraniu. Zanim wyczyścisz dane przeglądarki, pobierz kopię zapasową.