Jak wystawić fakturę w 4 krokach
- Podstawy. Wybierz rodzaj dokumentu i kraj (domyślnie Polska), wskaż, czy nabywca jest firmą, czy osobą prywatną, i czy jesteś czynnym podatnikiem VAT. Od razu zobaczysz, czy w Twojej sytuacji wystarczy faktura w PDF.
- Ty i nabywca. Swoją nazwę, adres i NIP wpisujesz raz – zostaną zapamiętane. NIP sprawdzamy pod kątem formatu i sumy kontrolnej. Dane nabywcy możesz wkleić z e-maila, a generator sam je rozdzieli na pola.
- Pozycje. Nazwa towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, cena jednostkowa netto i stawka VAT (23, 8, 5 lub 0%). Wartości netto, kwoty VAT według stawek i suma brutto liczą się automatycznie.
- Szczegóły i PDF. Numer faktury tworzy się według Twojego schematu (np. FV/1/05/2026), data sprzedaży domyślnie równa się dacie wystawienia, a potrzebne adnotacje (np. podstawa zwolnienia, „odwrotne obciążenie”) dodają się same. Wybierz jeden z szablonów graficznych, przejrzyj listę kontrolną i pobierz plik.
Po pobraniu możesz wysłać PDF e-mailem, przez WhatsApp lub Telegram, oznaczyć fakturę jako zapłaconą i śledzić zaległe płatności w zakładce Moje dokumenty.
Co musi zawierać faktura w Polsce
Generator sprawdza te elementy przed pobraniem. Braki pokazuje jako ostrzeżenia, ale nie blokuje pliku – decyzja należy do Ciebie.
| Element | Zasada | Podstawa |
|---|---|---|
| Data wystawienia | zawsze | art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT |
| Numer kolejny | jednoznacznie identyfikuje fakturę | art. 106e ust. 1 pkt 2 |
| Sprzedawca i nabywca | imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy | art. 106e ust. 1 pkt 3 |
| NIP sprzedawcy | zawsze | art. 106e ust. 1 pkt 4 |
| NIP nabywcy | gdy nabywca jest podatnikiem | art. 106e ust. 1 pkt 5 |
| Data sprzedaży | jeśli różni się od daty wystawienia | art. 106e ust. 1 pkt 6 |
| Nazwa, miara i ilość | dla każdej pozycji | art. 106e ust. 1 pkt 7–8 |
| Cena jednostkowa netto | dla każdej pozycji | art. 106e ust. 1 pkt 9 |
Faktura do 450 zł brutto, na której jest NIP nabywcy, może być uproszczona (bez części danych nabywcy oraz ceny i ilości). Pełne omówienie znajdziesz w poradniku elementy faktury. Zasady sprawdzone 24.10.2026; to informacja ogólna, nie porada podatkowa.
KSeF a faktura w PDF
Krajowy System e-Faktur obowiązuje przy odbiorze faktur od 1 lutego 2026 r., a przy wystawianiu – od 1 lutego 2026 r. dla największych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Faktura w PDF z tego generatora nadal ma sens:
- dla konsumentów – faktury B2C są poza obowiązkowym KSeF;
- dla małych sprzedawców – przy sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie można wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r.;
- jako faktura proforma i oferta handlowa – to nie są faktury VAT, więc KSeF ich nie dotyczy.
Od 2027 r. faktury dla firm wystawisz już tylko w KSeF. Cały harmonogram i wyjątki opisuje poradnik KSeF – kto musi.
Inne dokumenty
- Wzór faktury VAT z pełną listą elementów.
- Faktura bez VAT dla zwolnionych z art. 113.
- Korekta faktury, gdy trzeba poprawić lub zmniejszyć kwotę.
- Wzory faktur do pobrania w Word i PDF.
Dlaczego za darmo i co dzieje się z Twoimi danymi
Strona utrzymuje się z reklam wyświetlanych obok narzędzia, nigdy w środku formularza. Nie ma konta, więc nie podajesz e-maila. PDF powstaje na Twoim urządzeniu, a kontrahenci, pozycje i numeracja zostają w pamięci przeglądarki. Jeśli wyczyścisz dane przeglądarki, znikną – dlatego zrób kopię zapasową jednym kliknięciem w zakładce Moje dokumenty.