Proforma w jednym zdaniu
Faktura proforma to dokument handlowy wystawiany przed sprzedażą, który informuje nabywcę o kwocie do zapłaty i warunkach transakcji. Nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT – nie ma jej definicji w przepisach podatkowych, a nazwa „faktura” jest tu umowna. Dlatego na proformie powinna być wyraźna adnotacja, np. „Dokument nie jest fakturą VAT.”
Do czego służy faktura proforma
Proformę wystawia się, gdy pieniądze mają wpłynąć, zanim powstanie obowiązek wystawienia faktury:
- przedpłata w sklepie internetowym lub hurtowni – towar wyślesz po zaksięgowaniu przelewu;
- zaliczka na usługę – np. 30% przed rozpoczęciem remontu czy projektu;
- akceptacja wydatku po stronie klienta – dział zakupów potrzebuje dokumentu z kwotą, żeby zlecić przelew;
- handel zagraniczny – kontrahent może potrzebować proformy do otwarcia akredytywy, uzyskania pozwolenia na import lub odprawy celnej;
- potwierdzenie warunków – gdy chcesz, żeby klient zobaczył dokładnie to, co później znajdzie się na fakturze.
Czego proforma nie robi
- Nie rodzi obowiązku podatkowego. Nie wykazujesz jej w JPK, nie płacisz od niej VAT.
- Nie pozwala odliczyć VAT nabywcy.
- Nie jest dowodem księgowym ani dowodem zakupu.
- Sama nie zobowiązuje do zapłaty. Jeśli klient nie zapłaci, nie masz wierzytelności z proformy, lecz z umowy – o ile ją zawarliście.
Proforma a faktura zaliczkowa
To najczęstsze pomylenie. Kolejność jest prosta:
- Przed wpłatą – proforma (opcjonalnie), żeby klient wiedział, ile zapłacić.
- Po otrzymaniu zaliczki – faktura zaliczkowa, najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymałeś pieniądze. Otrzymanie zaliczki co do zasady rodzi obowiązek podatkowy w VAT.
- Po wykonaniu dostawy lub usługi – faktura końcowa, rozliczająca zaliczki.
| Proforma | Faktura zaliczkowa | Faktura końcowa | |
|---|---|---|---|
| Kiedy | przed płatnością | po otrzymaniu zaliczki | po sprzedaży |
| Skutek w VAT | brak | tak | tak |
| Dokument księgowy | nie | tak | tak |
| KSeF przy B2B (od 1.04.2026) | nie | tak | tak |
Jeśli wystawisz fakturę zaliczkową zamiast proformy, zanim pieniądze wpłyną, a klient nie zapłaci – musisz ją skorygować. Dlatego przed wpłatą bezpieczniej wysłać proformę.
Proforma a KSeF
Od 1 kwietnia 2026 r. faktury dla firm co do zasady wystawia się w KSeF. Proformy to nie dotyczy, bo nie jest fakturą VAT. To sprawia, że proforma w PDF jest dziś jednym z najprostszych dokumentów do wystawienia poza systemem – także dla firm, które fakturują już w KSeF. Uważaj tylko, żeby jej treść i wygląd nie sugerowały, że to faktura: tytuł „Faktura proforma” plus adnotacja o braku charakteru faktury VAT wystarczą. Więcej o terminach: KSeF – kto musi.
Co powinna zawierać proforma
Przepisy nie określają jej treści, ale praktyka jest taka, by wyglądała jak przyszła faktura:
- tytuł „Faktura proforma” i numer z osobnej serii (np. PF/3/2026), żeby nie robić luk w numeracji faktur;
- datę wystawienia i termin płatności;
- dane sprzedawcy i nabywcy z NIP;
- pozycje z ilością, ceną netto, stawką VAT i wartościami;
- sumę netto, VAT i brutto;
- numer rachunku i tytuł przelewu (np. „PF/3/2026”);
- adnotację „Dokument nie jest fakturą VAT.”
Przykład
Grafik ustala z firmą projekt identyfikacji wizualnej za 8 000 zł netto, z zaliczką 30%. Wysyła proformę PF/3/2026 na 2 400 zł netto + 23% VAT = 2 952 zł z terminem 7 dni. Po wpłacie wystawia fakturę zaliczkową (w KSeF, bo klient jest firmą, a jego miesięczna sprzedaż przekracza 10 000 zł), a po oddaniu projektu – fakturę końcową na pozostałą kwotę.
Cały przebieg w liczbach:
| Dokument | Netto | VAT 23% | Brutto |
|---|---|---|---|
| Proforma PF/3/2026 (30%) | 2 400 zł | 552 zł | 2 952 zł |
| Faktura zaliczkowa | 2 400 zł | 552 zł | 2 952 zł |
| Faktura końcowa (pozostałe 70%) | 5 600 zł | 1 288 zł | 6 888 zł |
| Razem za projekt | 8 000 zł | 1 840 zł | 9 840 zł |
Proforma nie wchodzi do sumy – kwoty z niej powtarza faktura zaliczkowa.
Najczęstsze błędy przy proformie
- Numer z serii faktur – proforma „zjada” numer i w numeracji faktur powstaje luka.
- Brak adnotacji – bez niej klient może zaksięgować proformę jak fakturę.
- Brak faktury zaliczkowej po wpłacie – sama proforma nie dokumentuje otrzymanych pieniędzy.
- Ujęcie proformy w ewidencji VAT – podatek wykazujesz z faktury, nie z proformy.
Najczęstsze pytania z praktyki
Czy można zaksięgować koszt na podstawie proformy? Nie. Nabywca czeka na fakturę (zaliczkową lub końcową). Jeśli zapłacił na podstawie proformy, a faktury nie dostał, powinien się o nią upomnieć – bez niej nie odliczy VAT ani nie ujmie kosztu.
Czy proforma musi zgadzać się z fakturą? Nie musi, ale powinna. Jeśli zakres lub cena zmieniły się po wystawieniu proformy, wyjaśnij różnicę w uwagach do faktury, żeby klient nie musiał pytać.
Czy proformę można anulować? Tak – to dokument handlowy, więc wystarczy poinformować klienta i wystawić nową. Nie wystawia się do niej korekty, bo nie ma czego korygować w ewidencji VAT.
Czy proforma może zawierać kod QR do płatności? Tak, jeśli Twój bank lub klient z niego korzysta. Najważniejsze, by dane do przelewu – numer rachunku, kwota i tytuł – były czytelne także bez skanowania.
Proforma w obcej walucie? Tak. Przy imporcie i eksporcie proformę często wystawia się w euro lub dolarach – podaj walutę przy każdej kwocie i warunki dostawy (np. reguły Incoterms), jeśli dotyczą transakcji.
Proforma dla konsumenta? Jak najbardziej, np. przy zamówieniu mebli na wymiar czy wyjazdu. Podaj ceny brutto, bo to kwota do zapłaty, a stawki VAT pokaż w podsumowaniu.
Jak wystawić proformę w generatorze
Wybierz fakturę proforma, uzupełnij dane i pozycje, pobierz PDF. Adnotacja doda się sama. Po wpłacie oznacz proformę jako zapłaconą – jej dane posłużą do kolejnego dokumentu. Wcześniej możesz wysłać klientowi ofertę handlową. Gotowe układy znajdziesz w dziale wzory faktur, a zasady wypełniania samej faktury – w poradniku elementy faktury i jak wystawić fakturę.
Sprawdzono 24.10.2026. Informacja ogólna, nie porada podatkowa.