Zo maak je een factuur in zeven stappen
De editor hierboven leidt je door zeven korte stappen. Je concept wordt automatisch opgeslagen, dus je kunt het tabblad sluiten en later verdergaan.
- Basis. Kies je land, of je klant een bedrijf of een particulier is en je btw-status (KOR of btw-plichtig). Een oordeelkaart laat meteen zien of dit document daar een geldige factuur is: ✓ geldig, ⚠ geldig onder een voorwaarde, of ✕ geen geldige factuur. In dat laatste geval stelt de editor een proforma factuur of een offerte voor.
- Jij. Vul je bedrijfsnaam, adres, btw-id en KvK-nummer in en voeg je logo toe. Je IBAN wordt gecontroleerd terwijl je typt.
- Klant. Kies een opgeslagen klant of plak een e-mailhandtekening in het vak „plakken uit e-mail“. De tool haalt naam en adres eruit, jij controleert. Bij een zakelijke klant in een ander EU-land vul je ook diens btw-id in.
- Regels. Per regel een omschrijving, aantal, eenheid, prijs en btw-tarief (21 %, 9 % of 0 %). Prijzen kun je excl. of incl. btw invoeren; de totalen worden per tarief opgeteld.
- Details. Het volgende factuurnummer wordt voorgesteld uit je eigen reeks, met een waarschuwing als dat nummer al bestaat. Vul factuurdatum, leveringsdatum, betaaltermijn en eventuele opmerkingen in.
- Ontwerp. Bekijk 12 ontwerpen met je eigen gegevens, kies een accentkleur en A4 of Letter.
- Controleren en downloaden. Een checklist „Klaar om te versturen?“ toont wat er nog ontbreekt, met een link om het direct op te lossen. De pdf kun je altijd downloaden, ook met openstaande waarschuwingen.
Wil je het eerst rustig nalezen? Onze gids hoe maak je een factuur legt elke stap uitgebreider uit.
Factuureisen in het kort
| Gegeven | Waar let je op |
|---|---|
| Naam en adres van jou en je klant | Volledige namen, geen afkortingen |
| Btw-id en KvK-nummer | Je btw-id (NL…B..) en je KvK-nummer als je ingeschreven bent |
| Factuurnummer | Uniek en opeenvolgend; meerdere reeksen mag |
| Factuurdatum en leveringsdatum | Of de datum van vooruitbetaling |
| Omschrijving en hoeveelheid | Wat je hebt geleverd of gedaan |
| Bedrag excl. btw en eenheidsprijs | Per btw-tarief uitgesplitst |
| Btw-tarief en btw-bedrag | 21 %, 9 % of 0 % |
Voor bedragen tot en met € 100 incl. btw mag een vereenvoudigde factuur. Bewaar je facturen 7 jaar. De volledige uitleg met bronnen staat in de gids factuureisen, en tips voor een logische nummering in factuurnummer kiezen.
Een rekenvoorbeeld
Een grafisch ontwerper factureert een logo en drie uur aanpassingen:
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Logo-ontwerp | 1 | € 650,00 | € 650,00 |
| Aanpassingen huisstijl | 3 uur | € 75,00 | € 225,00 |
| Subtotaal excl. btw | € 875,00 | ||
| Btw 21 % | € 183,75 | ||
| Totaal | € 1.058,75 |
KOR en btw verlegd
Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), omdat je omzet niet hoger is dan € 20.000 per kalenderjaar, dan reken je geen btw. De editor laat de btw-regels dan weg en zet automatisch de tekst „Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling (KOR).“ op je factuur.
Bij btw verlegd betaalt je klant de btw in plaats van jij, bijvoorbeeld bij bepaalde diensten aan een ondernemer in een ander EU-land. Op de factuur staat dan „Btw verlegd“ en het btw-id van je klant. Je kunt zo’n automatische vermelding verwijderen, maar dan krijg je een waarschuwing. Bekijk ook onze pagina voor facturen als zzp’er of, als je in België werkt, factuur maken in België.
Betalen met een QR-code
Zet in de details de betaal-QR-code aan. Op de factuur verschijnt dan een EPC-QR-code met je IBAN, het bedrag en het factuurnummer. Je klant scant hem met de app van de bank en hoeft niets over te typen. Dat werkt voor betalingen in euro via SEPA.
Waarom gratis, en waar blijven je gegevens?
Alles gebeurt in je browser. Je bedrijfsprofiel, klanten, artikelen en nummering worden op dit apparaat bewaard, niet op een server. Er is geen account en je hoeft geen e-mailadres op te geven. De site wordt betaald met advertenties, en die verschijnen alleen als je daar toestemming voor geeft.
Na het downloaden volg je je facturen in Mijn documenten: concept, verstuurd, te laat of betaald. Is een factuur betaald, dan maak je er met één klik een kwitantie van. Moet je een bedrag terugdraaien, dan maak je een creditnota die naar de oorspronkelijke factuur verwijst. Vraagt een klant om een elektronische factuur, dan kun je ook een UBL-factuur downloaden voor je Peppol-provider. Liever zelf werken in Word of Excel? Kies dan een factuur template.