Wat is een e-factuur eigenlijk?
Veel mensen denken dat een PDF die je mailt een e-factuur is. Dat is niet zo. Een e-factuur in de zin van de wet is een gestructureerd bestand: elk gegeven, van btw-nummer tot eindbedrag, staat in een vast veld. Het boekhoudpakket van je klant leest het bestand in zonder dat iemand iets hoeft over te typen of te scannen.
De Europese norm daarvoor heet EN 16931. Peppol BIS Billing 3.0 is de uitwerking die op het Peppol-netwerk wordt gebruikt, meestal in de XML-taal UBL. Als je een „UBL-factuur“ of „Peppol-factuur“ hoort, gaat het in de praktijk vaak om hetzelfde bestand.
PDF en e-factuur naast elkaar
| PDF-factuur | E-factuur (UBL via Peppol) | |
|---|---|---|
| Voor wie leesbaar | Voor mensen | Voor software (een viewer toont hem netjes) |
| Verzending | E-mail, post, portaal | Via je accesspoint naar dat van je klant |
| Verwerking bij klant | Overtypen of scannen | Automatisch ingelezen |
| Zakelijke klant in Nederland | Nu nog geldig | Mag, nog niet verplicht |
| Btw-plichtige klant in België | Geen geldige factuur meer | Verplicht |
Let op: een PDF met een UBL-bestand als bijlage in een e-mail is nog geen Peppol-verzending. Voor de Belgische plicht moet het bestand over het Peppol-netwerk gaan.
Hoe werkt Peppol?
Peppol werkt met een zogenaamd vierhoekmodel:
- Jij maakt de factuur in je boekhoudpakket of, zoals bij ons, als UBL-bestand.
- Jouw accesspoint (je Peppol-provider) ontvangt het bestand en zoekt in het Peppol-adresboek op waar je klant bereikbaar is.
- Het accesspoint van je klant ontvangt de factuur.
- Je klant krijgt de factuur in zijn boekhoudpakket.
Je wordt op het netwerk gevonden via een identificatie. In België is dat meestal je ondernemingsnummer, in Nederland vaak je KvK-nummer of btw-id. Welk nummer je gebruikt, regelt je provider bij de aansluiting.
Overzicht: wie moet wat en wanneer?
| Waar | Wie | Wat | Sinds / vanaf |
|---|---|---|---|
| België | Belgische btw-plichtigen onderling, ook vrijstellingsregeling kleine ondernemingen | Gestructureerde e-factuur via Peppol verplicht | 1-1-2026 (tolerantie tot eind Q1 2026) |
| België | Facturen aan particulieren en buitenlandse klanten | PDF blijft mogelijk | – |
| Nederland | Leveranciers van de Rijksoverheid | E-factuur gevraagd | al van kracht |
| Nederland | Ondernemers onderling (B2B) | E-factuur verplicht (aangekondigd) | 1-7-2030 |
| Nederland | Digitale rapportage van factuurgegevens (aangekondigd) | Gegevens naar de Belastingdienst | 1-7-2031 |
| EU (ViDA) | Intracommunautaire B2B-transacties | E-factuur en digitale rapportage | 1-7-2030 |
België: de plicht sinds 2026
Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen aan elkaar als gestructureerde e-factuur uitwisselen. De FOD Financiën gaf een tolerantieperiode tot het einde van het eerste kwartaal van 2026; die is voorbij. Opvallend: de verplichting geldt ook voor ondernemingen in de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen (omzet tot € 25.000), die geen btw aanrekenen. Uitzonderingen zijn er onder meer voor ondernemingen die alleen vrijgestelde handelingen verrichten en voor niet in België gevestigde ondernemingen.
Gevolg in de praktijk: een PDF aan een Belgische btw-plichtige klant geldt niet meer als factuur. Onze verdictkaart toont dan ✕ en biedt het UBL-bestand aan, samen met een proforma of offerte als PDF. Meer op factuur maken in België.
Nederland: plannen voor 2030 en 2031
In Nederland mag je zakelijke klanten nu nog een PDF sturen. Verplichte e-facturatie tussen ondernemers is aangekondigd per 1-7-2030, gelijk met de Europese ViDA-regels; een wetsvoorstel wordt nog verwacht. Daarna is per 1-7-2031 een digitale rapportage van factuurgegevens aan de Belastingdienst aangekondigd. Details kunnen nog veranderen.
Leveranciers van de Rijksoverheid moeten al langer e-facturen sturen. Werk je als zzp’er voor een ministerie of uitvoeringsorganisatie, vraag dan na hoe zij hun facturen willen ontvangen. Voor gewone zzp-facturen, zie factuur maken als zzp’er.
Rekenvoorbeeld: wat scheelt e-factureren?
Stel: je stuurt 30 facturen per maand en je klant besteedt per PDF-factuur 4 minuten aan overtypen en controleren. Dat is 30 × 4 = 120 minuten, dus 2 uur per maand, of 24 uur per jaar alleen bij die ene klant. Met een e-factuur valt het overtypen weg. Daarom vragen grote klanten er vaak nu al om, ook zonder wettelijke plicht.
Ook de bedragen gaan foutloos over. Een factuur van € 1.500,00 excl. btw met 21 % btw (€ 315,00) komt als € 1.815,00 binnen, zonder typefout in een komma.
Wat kun je nu al doen?
- Zorg dat je stamgegevens kloppen: naam, adres, btw-nummer, KvK- of ondernemingsnummer en IBAN. Bij een e-factuur vallen fouten direct op.
- Vraag je grote klanten of ze al e-facturen willen ontvangen, en via welk kanaal.
- Kies een accesspoint als je in België aan bedrijven factureert, of als je klant erom vraagt. Kijk eerst of je boekhoudpakket het al aanbiedt.
- Maak een UBL-bestand met onze UBL-functie. De vooraf-controle laat zien welke gegevens ontbreken. Daarna laad je het op bij je provider.
- Houd je nummering op orde. Een e-factuur volgt dezelfde reeks als je PDF’s; zie factuurnummer. Correcties gaan via een creditnota.
- Controleer je factuurinhoud met de factuureisen. Een e-factuur met een fout gegeven blijft een foute factuur.
Veelgemaakte fouten
- Een gemailde PDF „e-factuur“ noemen. Voor je klant en voor de wet is dat gewoon een papieren factuur in digitale vorm.
- Het verkeerde nummer opgeven bij je provider. Je klant vindt je dan niet in het Peppol-adresboek en facturen komen niet aan.
- Dubbel versturen. Stuur je een e-factuur via Peppol, mail dan niet ook nog dezelfde factuur als PDF; je klant kan hem twee keer boeken. Wil je een leesbare kopie meesturen, zet er dan duidelijk „kopie“ op.
- Wachten tot 2030. Grote klanten kunnen er eerder om vragen. Wie zijn gegevens nu al op orde heeft, stapt later zonder haast over.
Een proforma of offerte valt niet onder de e-factuurplicht. Die kun je als PDF blijven sturen; zie wat is een proforma factuur.
Dit is geen fiscaal advies. Plannen en datums kunnen veranderen; houd de officiële bronnen in de gaten.