Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?

Ja. Für den Empfang genügt es, dass Sie E-Rechnungen über ein E-Mail-Postfach annehmen können. Eine besondere Plattform oder ein Netzwerk ist nicht vorgeschrieben. Sie müssen die XML-Daten allerdings lesbar machen und im Originalformat aufbewahren können, zum Beispiel mit einem Viewer oder Ihrer Buchhaltungssoftware.

Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen an Firmenkunden schicken?

Ja, für Leistungen bis 31.12.2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt. Für ein PDF braucht es die Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erteilt werden kann, etwa indem er solche Rechnungen bisher bezahlt hat. Für 2027 hängt es von Ihrem Gesamtumsatz 2026 ab.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, wie andere Rechnungen auch. Aufzubewahren ist die E-Rechnung im Originalformat, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Daten. Ein Ausdruck oder ein umgewandeltes Bild reicht nicht. Die Daten müssen während der gesamten Frist unverändert und lesbar bleiben.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Privatkunden bekommen weiter eine Rechnung auf Papier oder als PDF. Auch Rechnungen an Kunden im Ausland fallen nicht darunter.

Brauche ich eine teure Software für E-Rechnungen?

Nicht unbedingt. Mit unserem E-Rechnungs-Generator erzeugen Sie ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien kostenlos im Browser. Wer viele Rechnungen empfängt und verbucht, profitiert aber von einer Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen automatisch einliest.

Was passiert, wenn ich ab 2028 trotzdem ein PDF schicke?

Dann liegt für einen inländischen Geschäftskunden keine ordnungsgemäße Rechnung vor. Ihr Kunde riskiert seinen Vorsteuerabzug und wird eine E-Rechnung nachfordern. Außerdem kann das Finanzamt Verstöße gegen die Rechnungspflichten beanstanden.

E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: wer, wann, welches Format

Worum es geht

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B) eingeführt. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das Software automatisch verarbeiten kann. Ein PDF, ein Scan oder ein Foto sind keine E-Rechnungen, sondern „sonstige Rechnungen“.

Die Pflicht gilt in zwei Richtungen: Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 1.1.2025. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen bis Ende 2027. Maßgeblich ist jeweils das Datum der Leistung (§ 27 Abs. 38 UStG).

Zeitplan

Leistung erbracht	Empfangen	Ausstellen an inländische Unternehmen
2025	Pflicht	Papier oder PDF erlaubt; PDF mit Zustimmung des Empfängers
2026	Pflicht	wie 2025
2027	Pflicht	E-Rechnung; Papier oder PDF nur, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug
ab 2028	Pflicht	E-Rechnung für alle

Durchgerechnetes Beispiel

Eine Agentur hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 735.000 € netto. Sie liefert im Februar 2027 eine Kampagne an eine GmbH in Hamburg und berechnet 12.000 € netto + 19 % = 2.280,00 € Umsatzsteuer, also 14.280,00 € brutto. Weil 735.000 € unter 800.000 € liegen, darf sie für diese Leistung noch ein PDF senden, sofern die GmbH zustimmt. Hätte die Agentur 2026 einen Umsatz von 812.000 € erzielt, müsste dieselbe Rechnung eine E-Rechnung sein. Für eine Leistung im Januar 2028 braucht sie in beiden Fällen eine E-Rechnung.

Maßgeblich ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz des Vorjahres; im Zweifel klären Sie die Zahl mit Ihrer Steuerberatung.

Ausnahmen von der Ausstellungspflicht

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
Fahrausweise
Kleinunternehmer nach § 19 UStG; Details im Ratgeber Kleinunternehmerregelung
Rechnungen an Privatkunden (B2C)
Rechnungen an Kunden im Ausland sowie bestimmte steuerfreie Umsätze

Alle Ausnahmen betreffen nur das Ausstellen. Empfangen können muss jedes Unternehmen.

Welche Formate gelten?

Format	Art	Gilt als E-Rechnung
XRechnung	reines XML (UBL oder CII)	ja
ZUGFeRD ab 2.0.1, alle Profile außer MINIMUM und BASIC-WL	PDF/A-3 mit eingebetteter XML	ja
ZUGFeRD, Profile MINIMUM und BASIC-WL	PDF mit unvollständigen Daten	nein
EDI-Verfahren	strukturiert, bilateral vereinbart	unter Bedingungen ja
PDF, Word, Scan	unstrukturiert	nein

EDI-Verfahren, die viele größere Unternehmen untereinander nutzen, bleiben in der Übergangszeit zulässig; ab 2028 nur, wenn die nach der Norm nötigen Daten daraus richtig extrahiert werden können. Bei ZUGFeRD gehen nach Auffassung der Finanzverwaltung die XML-Daten vor, wenn PDF-Ansicht und Daten voneinander abweichen.

Unser Tool erzeugt ZUGFeRD 2.4 im Profil EN 16931 und XRechnung 3.0 direkt in Ihrem Browser. Vor dem Export prüft es die Daten gegen die Schemaregeln. Wie das im Einzelnen funktioniert, steht auf der Seite E-Rechnung erstellen.

Empfangen: was Sie seit 2025 tun müssen

Sie müssen eine E-Rechnung annehmen, wenn Ihr Lieferant sie schickt; ab 2025 braucht er dafür keine Zustimmung mehr. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg. Wichtig ist, dass Sie die Datei lesen und prüfen können, ob alle Pflichtangaben enthalten sind. Eine XRechnung öffnen Sie mit einem Viewer oder in Ihrer Buchhaltungssoftware. Den offiziellen KoSIT-Validator können Sie für eine formale Prüfung nutzen.

Archivierung nach GoBD

E-Rechnungen werden im Originalformat aufbewahrt. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF mit eingebetteter XML. Die Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 acht Jahre. Die Ablage muss unveränderbar, vollständig und während der gesamten Frist lesbar sein. Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht.

Unser Tool speichert Ihre Dokumente nur im Browser auf Ihrem Gerät. Das ist kein Archiv im Sinne der GoBD. Legen Sie die heruntergeladenen Dateien deshalb in Ihrer Buchhaltung oder einem geeigneten Archivsystem ab und erstellen Sie unter Meine Dokumente regelmäßig eine Sicherungsdatei.

Häufige Fehler bei der Umstellung

PDF als E-Rechnung bezeichnet: Ein PDF aus Word oder vom Scanner bleibt eine sonstige Rechnung, auch wenn „E-Rechnung“ im Dateinamen oder in der Betreffzeile steht. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz nach EN 16931.
Falsches ZUGFeRD-Profil: Dateien im Profil MINIMUM oder BASIC-WL sehen aus wie E-Rechnungen, erfüllen die Pflicht aber nicht. Achten Sie auf ein anderes Profil, etwa EN 16931, wie es der Editor erzeugt.
Nur die Ansicht archiviert: Wer von einer ZUGFeRD-Rechnung lediglich einen Ausdruck oder ein neu gespeichertes PDF ablegt, verliert die eingebettete XML. Archivieren Sie die empfangene Datei unverändert.
Nur das Bild geprüft: Weichen PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, gehen die Daten vor. Prüfen Sie beim Empfang deshalb den Datensatz, etwa im Viewer Ihrer Buchhaltungssoftware.
Leitweg-ID vergessen: Öffentliche Auftraggeber nennen sie in der Bestellung. Ohne sie lässt sich Ihre XRechnung beim Empfänger nicht zuordnen; fragen Sie im Zweifel vor der ersten Rechnung nach.
Stichtag falsch gewählt: Maßgeblich ist das Datum der Leistung, nicht das Rechnungsdatum. Eine Leistung vom Dezember 2027, die Sie im Januar 2028 abrechnen, fällt noch unter die Übergangsregel für 2027.

Checkliste für die Umstellung

Empfang klären: Welche E-Mail-Adresse nimmt E-Rechnungen an, wer prüft sie?
Gesamtumsatz 2026 ermitteln: Liegt er über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht ab 2027.
Kundenliste prüfen: Welche Kunden sind inländische Unternehmen, welche Behörden (Leitweg-ID)?
Format wählen: ZUGFeRD für Firmenkunden, XRechnung für öffentliche Auftraggeber.
Archiv einrichten: Originaldateien acht Jahre unveränderbar aufbewahren.

Wie Sie eine Rechnung inhaltlich richtig aufbauen, zeigen die Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung und Rechnung schreiben. Für Privatkunden bleibt der Rechnungsgenerator mit PDF-Ausgabe die richtige Wahl.

Quellen

Stand: 24.10.2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.

E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: was jetzt gilt