Wann brauchen Sie eine Rechnungskorrektur?
Fehler passieren: falscher Betrag, falscher Steuersatz, falscher Empfänger, Ware zurückgegeben oder nachträglich Rabatt gewährt. Eine bereits versendete Rechnung dürfen Sie nicht stillschweigend ändern oder löschen. Stattdessen erstellen Sie ein neues Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Originalrechnung Bezug nimmt (§ 31 Abs. 5 UStDV).
| Fall | Vorgehen |
|---|---|
| Fehlende oder falsche Pflichtangabe | Korrektur mit Bezug zur Originalrechnung |
| Falscher Betrag oder Steuersatz | Storno über den vollen Betrag, dann neue Rechnung |
| Falscher Empfänger | Storno, dann neue Rechnung an den richtigen Kunden |
| Teilrückgabe oder Preisnachlass | Teilstorno nur der betroffenen Positionen |
| Auftrag ganz entfallen | vollständige Stornorechnung |
So erstellen Sie eine Stornorechnung
- Grundlagen: Dokumenttyp „Rechnungskorrektur“ ist vorgewählt. Land, Kundenart und Steuerstatus wie bei der Originalrechnung wählen.
- Sie und Kunde: dieselben Daten wie auf der Originalrechnung, außer der Empfänger war falsch.
- Positionen: die betroffenen Positionen mit negativen Beträgen.
- Details: neue Nummer, Datum und die Verknüpfung zur Originalrechnung mit deren Nummer und Datum.
- Design und Download: prüfen und als PDF herunterladen.
Haben Sie die Originalrechnung mit diesem Generator erstellt, geht es schneller: Nach dem Download oder unter Meine Dokumente erstellen Sie aus der Rechnung heraus eine Rechnungskorrektur, die bereits mit ihr verknüpft ist.
Checkliste vor dem Versand
- Titel „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“, nicht „Gutschrift“
- neue, eigene Nummer
- Nummer und Datum der Originalrechnung als Bezug
- dieselben Steuersätze wie auf der Originalrechnung
- negative Beträge nur für die betroffenen Positionen
- bei falschem Betrag oder Empfänger: neue Rechnung direkt im Anschluss
Senden Sie die Korrektur auf demselben Weg wie die Originalrechnung, damit sie bei Ihrem Kunden im richtigen Vorgang landet.
Beispiel: Vollstorno und Teilstorno
Die Rechnung RE-2026-041 vom 02.10.2026 lautet über 10 Lampen zu 100,00 € = 1.000,00 € netto, 190,00 € Umsatzsteuer, 1.190,00 € brutto.
Vollstorno: Die Stornorechnung ST-2026-003 nennt „Storno der Rechnung RE-2026-041 vom 02.10.2026“ und weist −1.000,00 € netto, −190,00 € Umsatzsteuer und −1.190,00 € brutto aus. Danach stellen Sie bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung aus.
Teilstorno: Der Kunde schickt 2 Lampen zurück. Die Korrektur enthält nur diese Position: −200,00 € netto, −38,00 € Umsatzsteuer, −238,00 € brutto. Ihr Kunde schuldet insgesamt noch 952,00 €.
Nicht „Gutschrift“ nennen
Umgangssprachlich heißt eine Stornierung oft Gutschrift. Im Umsatzsteuerrecht bedeutet Gutschrift aber etwas anderes: Der Leistungsempfänger rechnet selbst ab, zum Beispiel ein Verlag gegenüber einer Autorin (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Deshalb heißt das Dokument in unserem Editor „Rechnungskorrektur“.
Nummernkreis und Aufbewahrung
Originalrechnung und Korrektur bleiben beide in Ihren Unterlagen; Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf. Die Korrektur erhält eine eigene, eindeutige Nummer. Ob Sie dafür Ihren Rechnungsnummernkreis oder eine Storno-Serie nutzen, ist Ihre Entscheidung – wichtig ist Lückenlosigkeit. Die Nummernprüfung in Meine Dokumente zeigt Lücken an.
Was eine korrekte neue Rechnung enthalten muss, steht unter Pflichtangaben einer Rechnung. Bei einer E-Rechnung muss auch die Korrektur strukturiert erfolgen, wenn die Pflicht für Sie gilt. Als Kleinunternehmer weisen Sie auch in der Korrektur keine Umsatzsteuer aus – siehe Kleinunternehmerregelung. Eine Rückzahlung bestätigen Sie bei Bedarf mit einer Quittung. Wie Sie danach eine neue Rechnung sauber aufsetzen, zeigt der Ratgeber Rechnung schreiben.