Ab wann muss ich E-Rechnungen schreiben?
Seit dem 1.1.2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B), aber mit Übergangsfristen. Maßgeblich ist das Datum der Leistung, nicht das Rechnungsdatum (§ 27 Abs. 38 UStG).
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier und PDF weiter erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers) |
| 2026 | Pflicht | wie 2025, bis 31.12.2026 |
| 2027 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht; PDF nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug |
| ab 1.1.2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze |
Prüfschema in vier Fragen
- Ist der Kunde ein Unternehmen in Deutschland? Wenn nein (Privatkunde oder Ausland): Keine E-Rechnungspflicht. Ein PDF genügt.
- Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Wenn ja: Keine Pflicht zum Ausstellen.
- Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 €? Dann ist es eine Kleinbetragsrechnung, für die die Pflicht nicht gilt.
- Lag Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Wenn ja, brauchen Sie ab 1.1.2027 E-Rechnungen; wenn nein, ab 1.1.2028.
Das Schema hilft bei der Orientierung. Die Urteilskarte im Editor rechnet diese Regeln für Ihr Leistungsdatum durch und zeigt ✓, ⚠ oder ✕. Die gesetzlichen Hintergründe erklärt der Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.
Beispiel: Ein Tischler mit 640.000 € Umsatz im Jahr 2026 liefert im März 2027 Möbel an ein Hotel in Köln. Fragen 1 bis 3 führen weiter, Frage 4 ergibt „nein“. Er darf 2027 noch ein PDF senden, wenn das Hotel zustimmt. Für eine Lieferung im Januar 2028 braucht er eine E-Rechnung.
XRechnung oder ZUGFeRD?
| XRechnung 3.0 | ZUGFeRD 2.4 (Profil EN 16931) | |
|---|---|---|
| Dateiart | reine XML-Datei (UBL) | PDF/A-3 mit eingebetteter XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, wie ein normales PDF |
| Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber | Firmenkunden |
| Leitweg-ID | für Behörden erforderlich | nicht vorgesehen |
| Gilt als E-Rechnung | ja | ja (nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL) |
Beide Formate sind gleichwertig zulässig. Bei ZUGFeRD gehen nach Auffassung der Finanzverwaltung die eingebetteten XML-Daten vor, wenn PDF und XML voneinander abweichen. Unser Tool erzeugt beide Teile aus derselben Eingabe, damit sie übereinstimmen.
So entsteht die Datei in unserem Tool
- Rechnung erfassen wie gewohnt im Editor oben: Ihre Daten, Kunde, Positionen, Leistungsdatum. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG werden abgefragt.
- Format wählen in Schritt 7: ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08 mit dem Profil EN 16931 oder XRechnung 3.0. Für Behörden die Leitweg-ID beim Kunden eintragen.
- Vorprüfung: Bevor die Datei exportiert wird, prüft das Tool sie gegen die Schemaregeln. Fehlt etwas, etwa die USt-IdNr. oder eine Einheit, sehen Sie eine Liste mit allem, was noch zu ergänzen ist. Der Export ist bis dahin gesperrt.
- Herunterladen auf Ihr Gerät. Die Datei wird nur in Ihrem Browser erzeugt und nirgends hochgeladen.
- Versenden durch Sie: per E-Mail an den Kunden oder per Upload in das Portal des öffentlichen Auftraggebers. Wir übermitteln nichts an Kunden, Portale oder Behörden.
Rechnungen, die Sie wiederkehrend stellen, duplizieren Sie in Meine Dokumente für den nächsten Monat. Eine korrigierte E-Rechnung erstellen Sie als Rechnungskorrektur mit Verweis auf das Original.
Wie prüfe ich eine E-Rechnung?
Vor dem Versand oder beim Empfang lohnt ein zweiter Blick:
- Validator: Der offizielle KoSIT-Validator prüft XRechnungen gegen die geltenden Regeln. Viele Buchhaltungsprogramme und Online-Dienste bauen darauf auf.
- Viewer: Eine XRechnung ist reines XML. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer, den es kostenlos als Programm oder Browser-Erweiterung gibt. ZUGFeRD öffnen Sie wie jedes PDF.
- Inhalt: Stimmen Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersätze und Summen? Eine formal gültige Datei kann trotzdem inhaltlich falsch sein.
Häufige Fehler
- PDF statt E-Rechnung: Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch nicht mit Unterschrift.
- Falsches Profil: ZUGFeRD-Dateien mit den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL zählen nicht als E-Rechnung. Unser Tool nutzt immer EN 16931.
- Leitweg-ID vergessen: Eine XRechnung an eine Behörde ohne Leitweg-ID kommt meist zurück.
- Nur das PDF archiviert: E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, acht Jahre lang.
- Kleinbetrag oder Kleinunternehmer: Hier besteht keine Pflicht. Eine freiwillige E-Rechnung ist aber erlaubt.
Für die normale PDF-Rechnung nutzen Sie den Rechnungsgenerator. Welche Angaben jede Rechnung braucht, steht im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung; Österreich behandelt die Rechnungsvorlage Österreich.
Regeln zuletzt geprüft: 24.10.2026. Diese Seite ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung. Für Ihren Fall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.