Hoe maak je een UBL-factuur met dit hulpmiddel?
- Kies je land in stap 1: Nederland of België. Voor beide maken we een Peppol BIS Billing 3.0-bestand in UBL.
- Vul je gegevens in in stap 2: naam, adres, btw-nummer en, als je dat hebt, je KvK- of ondernemingsnummer en IBAN.
- Vul je klant in in stap 3, met het btw-nummer. Bij een e-factuur is dat extra belangrijk, omdat de ontvanger je factuur daarop koppelt.
- Voeg de regels toe met eenheid, prijs en btw-tarief. De eenheden (uur, dag, stuk, kilo) worden in het bestand als standaardcodes opgeslagen.
- Controleer en download. In stap 7 draait de vooraf-controle op het schema. Pas als alles klopt, kun je het UBL-bestand downloaden. De PDF krijg je altijd.
- Verstuur het zelf via je Peppol-provider of je boekhoudpakket. Wij versturen niets.
Alles gebeurt op je eigen apparaat. Je factuur wordt niet geüpload en je hebt geen account nodig.
PDF of UBL: wat is het verschil?
| PDF-factuur | UBL-factuur (Peppol BIS 3.0) | |
|---|---|---|
| Vorm | Opgemaakt document om te lezen | XML-bestand met vaste velden |
| Leesbaar voor | Mensen | Boekhoudsoftware (en mensen via een viewer) |
| Versturen | E-mail, WhatsApp, post | Via Peppol-accesspoints |
| Overtypen bij klant | Nodig of via herkenning | Niet nodig |
| België, B2B tussen btw-plichtigen | Geen geldige factuur sinds 1-1-2026 | Verplicht |
| België, particulier of buitenland | Geldig | Mogelijk |
| Nederland, B2B | Geldig (e-factuur gepland per 1-7-2030) | Mogelijk, op verzoek |
| Nederland, Rijksoverheid | Meestal niet gewenst | Gevraagd |
Wie heeft een UBL-factuur nodig?
België. Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen onderling uit als gestructureerde e-factuur via Peppol. Dat geldt ook voor de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen. Onze verdictkaart toont dan ✕ voor een PDF-factuur aan een Belgische zakelijke klant met btw-nummer en biedt het UBL-bestand aan. Meer op factuur maken in België.
Nederland. Voor gewone zakelijke klanten is e-facturatie nog niet verplicht. De Rijksoverheid vraagt wel al e-facturen van haar leveranciers. Verplichte e-facturatie tussen ondernemers is aangekondigd per 1-7-2030. Vraagt een grote klant nu al om UBL, dan maak je het bestand hier. Achtergrond en tijdlijn staan in de gids e-factureren via Peppol.
Binnen de EU. Met het pakket ViDA wordt e-facturatie voor intracommunautaire transacties tussen bedrijven verplicht vanaf 1-7-2030.
Rekenvoorbeeld: zo staan de bedragen in het bestand
Een factuur met één regel: 8 uur advies à € 125,00 tegen 21 % btw.
| Gegeven | Op de PDF | In het UBL-bestand |
|---|---|---|
| Regelbedrag | € 1.000,00 | LineExtensionAmount 1000.00 |
| Btw 21 % | € 210,00 | TaxAmount 210.00 |
| Te betalen | € 1.210,00 | PayableAmount 1210.00 |
| Valuta | € | EUR |
Let op het verschil in notatie: op de PDF staan Nederlandse bedragen met een komma, in het XML-bestand staat een punt als decimaalteken. Dat is de standaard en geen fout. Omdat de editor alle bedragen zelf uitrekent, komen de totalen op de PDF en in het UBL-bestand met elkaar overeen.
Wat moet je zelf nog regelen?
- Een Peppol-accesspoint. Kies een provider of controleer of je boekhoudpakket Peppol aanbiedt. Je bent dan bereikbaar op het netwerk via een identificatie, in België meestal je ondernemingsnummer.
- Het nummer van je factuur blijft in je eigen reeks. Gebruik dezelfde nummering als voor je PDF’s; lees de gids factuurnummer.
- Een correctie gaat als creditnota, ook in UBL.
- Je archief. Bewaar het UBL-bestand en een PDF-kopie. Maak een back-up in Mijn documenten.
Geen vooruitbetaling of nog geen akkoord? Begin met een offerte of een proforma factuur; die gaan niet via Peppol. Wil je weten welke gegevens sowieso op een factuur horen, lees dan de factuureisen.
Dit is geen fiscaal advies. De vooraf-controle zegt of het bestand technisch klopt, niet of je fiscaal alles goed hebt gedaan.
Regels laatst gecontroleerd: 24-10-2026