Hoe werkt het voor een Belgische factuur?
De editor hierboven staat op België. In stap 1 kies je of je klant een onderneming of een particulier is en welk btw-statuut je hebt: btw-plichtig of vrijstellingsregeling kleine ondernemingen. Daarna toont de verdictkaart een van drie uitkomsten:
| Situatie | Verdict | Wat je krijgt |
|---|---|---|
| Particuliere klant (B2C) | ✓ geldig | PDF-factuur |
| Klant in het buitenland | ✓ geldig | PDF-factuur, eventueel met verlegging |
| Belgische onderneming zonder btw-nummer ingevuld | ⚠ geldig onder voorwaarde | PDF, met de vraag het btw-statuut van je klant na te gaan |
| Belgische onderneming met btw-nummer (B2B) | ✕ geen geldige factuur als PDF | UBL-bestand voor je Peppol-provider + proforma of offerte als PDF |
Bij het rode kruis kun je dus gewoon verder werken. Je vult dezelfde gegevens in, en in de laatste stap download je het UBL-bestand. Dat bestand gaat pas mee als de vooraf-controle groen is: ontbreekt er iets, dan staat er wat je moet aanvullen. Het versturen doe je zelf via je Peppol-provider of je boekhoudpakket. Wij versturen niets en zijn geen Peppol-provider.
Verplichte vermeldingen op een Belgische factuur
| Gegeven | Regel | Bron |
|---|---|---|
| Naam en adres van jou en je klant | Verplicht | Art. 5 KB nr. 1 (btw-wetboek) |
| Btw-nummer (BE0…) | Verplicht; bij de vrijstellingsregeling geen verplicht veld in onze editor | Art. 5 KB nr. 1 |
| Ondernemingsnummer | Aanbevolen, staat meestal gelijk aan je btw-nummer zonder BE | Art. 5 KB nr. 1 |
| Btw-nummer van je klant | Bij een Belgische zakelijke klant (in de editor een waarschuwing) | Art. 5 KB nr. 1 |
| Factuurdatum en volgnummer | Verplicht, doorlopende nummering | Art. 5 KB nr. 1 |
| Datum van levering of dienst | Verplicht | Art. 5 KB nr. 1 |
| Omschrijving en hoeveelheid | Verplicht | Art. 5 KB nr. 1 |
| Maatstaf van heffing, tarief en btw-bedrag per tarief | 21 %, 12 %, 6 % of 0 % | Art. 5 KB nr. 1 |
| Vermelding vrijstellingsregeling | Als je de vrijstellingsregeling toepast | Art. 56bis btw-wetboek |
| Peppol-e-factuur | Verplicht tussen Belgische btw-plichtigen sinds 1-1-2026 | FOD Financiën, efactuur.belgium.be |
Het btw-nummer begint met BE, gevolgd door je ondernemingsnummer van tien cijfers, bijvoorbeeld BE0123.456.789. Pas je de vrijstellingsregeling toe, dan voegt onze editor de zin „Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen – btw niet van toepassing.“ toe. Dat is geen officieel voorgeschreven tekst; je mag hem aanpassen of laten nakijken door je boekhouder.
Wil je weten wat er in het algemeen op een factuur moet, lees dan de gids factuureisen. Hoe je nummert zonder gaten, staat in de gids factuurnummer.
Rekenvoorbeeld met 21 % en 6 %
Een grafisch ontwerper uit Gent werkt 10 dagen aan een huisstijl en levert 40 exemplaren van een boek.
| Regel | Maatstaf | Tarief | Btw |
|---|---|---|---|
| Ontwerp: 10 dagen × € 550,00 | € 5.500,00 | 21 % | € 1.155,00 |
| Boek: 40 × € 18,00 | € 720,00 | 6 % | € 43,20 |
| Totaal | € 6.220,00 | € 1.198,20 |
Te betalen: € 6.220,00 + € 1.198,20 = € 7.418,20. Is de klant een Belgische btw-plichtige onderneming, dan gaat deze factuur als UBL-bestand via Peppol. Is het een particulier, dan volstaat de PDF.
Met de vrijstellingsregeling zou dezelfde factuur € 6.220,00 bedragen, zonder btw en met de vermelding hierboven. Ook dan moet de factuur aan een Belgische btw-plichtige klant via Peppol.
Bijzondere gevallen
- Vrijstellingsregeling (omzet tot € 25.000): geen btw, wel Peppol bij Belgische zakelijke klanten. Dat verrast veel starters.
- Klant in Nederland of een ander EU-land: geen Belgische Peppol-plicht; vaak verlegging van heffing en het btw-nummer van je klant op de factuur. De editor geeft een hint als je een buitenlands btw-nummer invult. Voor Nederlandse regels, zie factuur maken als zzp’er.
- Voorschot of aanbetaling: stuur eerst een offerte of proforma factuur. Die zijn geen factuur en vallen niet onder de Peppol-plicht.
- Factuur rechtzetten: maak een creditnota die verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Tussen Belgische ondernemingen gaat ook die via Peppol.
- Uitzonderingen: ondernemingen die alleen vrijgestelde handelingen (art. 44) verrichten of niet in België gevestigd zijn, vallen onder andere regels. Onze editor vraagt dat niet; zij zien ook het ✕ en beslissen zelf, liefst met hun boekhouder.
- Betaal-QR: de EPC-QR-code kun je scannen met de meeste bankapps die SEPA-overschrijvingen ondersteunen.
Dit is geen fiscaal advies. De verdictkaart en de controlelijst helpen je, maar voor je eigen situatie blijft je boekhouder het aanspreekpunt.
Regels laatst gecontroleerd: 24-10-2026