Hoe maak je een factuur?

In het kort

Een factuur maken komt neer op vijf dingen: de juiste gegevens van jou en je klant, een uniek factuurnummer, een duidelijke omschrijving met bedragen, de juiste btw en een betalingstermijn. Daarna verstuur je de factuur, houd je bij of er betaald is en bewaar je alles netjes. Hieronder lopen we de stappen door, met een voorbeeldfactuur die je kunt narekenen.

Stap 1: verzamel je eigen gegevens

Zet bovenaan je naam of handelsnaam en je adres. Ben je ingeschreven bij de KvK, vermeld dan je KvK-nummer. Ben je btw-plichtig, dan hoort je btw-id (NL…B..) erop. Je IBAN is geen wettelijke eis, maar zonder rekeningnummer kan je klant moeilijk betalen.

Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw en vermeld je dat op de factuur. Hoe dat werkt voor zzp’ers, lees je op factuur maken als zzp’er.

Stap 2: gegevens van je klant

Volledige naam en adres van je klant zijn verplicht. Bij een zakelijke klant in een ander EU-land heb je ook zijn btw-id nodig, omdat de btw dan vaak verlegd wordt. Controleer de naam zoals die bij de KvK staat; een factuur aan „Jan“ in plaats van aan zijn bv kan voor gedoe zorgen.

Stap 3: factuurnummer en datums

Elke factuur krijgt een uniek nummer dat aansluit op het vorige, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002. Je mag meerdere reeksen gebruiken. Zet de factuurdatum erop en de datum waarop je hebt geleverd of de dienst hebt verricht. Meer hierover in de gids factuurnummer.

Stap 4: omschrijving, aantallen en btw

Beschrijf per regel wat je hebt geleverd, met aantal, eenheid en prijs per eenheid exclusief btw. Kies per regel het tarief: 21 % (algemeen), 9 % (bijvoorbeeld boeken en voedingsmiddelen) of 0 %. Tel de bedragen per tarief op en bereken de btw per tarief. Alle verplichte gegevens op een rij vind je bij de factuureisen.

Voorbeeldfactuur met 21 % en 9 % btw

Een webdesigner bouwt een website, regelt een jaar hosting en levert twee exemplaren van een handboek.

De btw reken je per tarief uit:

Te betalen: € 1.069,00 + € 218,61 = € 1.287,61.

Reken altijd met de grondslag per tarief en niet met losse regels die je achteraf optelt; zo voorkom je afrondingsverschillen. In onze editor gebeurt dat automatisch: per tarief zie je de grondslag en de btw.

Stap 5: betalingstermijn en betaalgegevens

Zet de betalingstermijn en de vervaldatum op de factuur, bijvoorbeeld „Betaling binnen 14 dagen, uiterlijk 7-11-2026“. Zonder afspraak geldt wettelijk 30 dagen. Vermeld je IBAN en het factuurnummer als omschrijving. Met een EPC-betaal-QR-code scant je klant alles in één keer in zijn bankapp; die code kun je in stap 5 van de editor aanzetten.

Stap 6: versturen

Download de PDF en stuur hem per e-mail of deel hem via je telefoon. Onze generator maakt een e-mailconcept met een nette tekst; jij voegt de PDF toe en verstuurt. Wij versturen zelf niets. Vraagt je klant om een e-factuur, dan maak je een UBL-factuur en verstuur je die via je Peppol-provider. In België is dat tussen btw-plichtige bedrijven verplicht; zie factuur maken in België.

Stap 7: herinnering en aanmaning

Houd bij welke facturen openstaan. In Mijn documenten zie je per factuur de status: concept, verzonden, achterstallig of betaald. Gebruik een vaste volgorde:

1. Herinnering een paar dagen na de vervaldatum: vriendelijk, met de factuur erbij. Vaak is de factuur gewoon vergeten.
2. Aanmaning als de herinnering niet helpt: noem een nieuwe, concrete termijn en de gevolgen.
3. Rente en incassokosten: bij zakelijke klanten kun je wettelijke handelsrente rekenen. Laat je bij twijfel adviseren voor je verdere stappen zet.

Is de factuur betaald, markeer hem dan als betaald. Je kunt er meteen een kwitantie van maken.

Stap 8: corrigeren en bewaren

Een verstuurde factuur pas je niet meer aan en verwijder je nooit. Klopt er iets niet, maak dan een creditnota die verwijst naar de oorspronkelijke factuur, en zo nodig een nieuwe factuur. Bewaar alle facturen 7 jaar.

Onze generator bewaart je documenten alleen in je browser. Wis je je browsergegevens, dan zijn ze weg. Download daarom regelmatig de back-up en bewaar je PDF’s ook in je eigen administratie.

Factuur, offerte of proforma?

Weet je nog niet zeker of de opdracht doorgaat, stuur dan eerst een offerte. Wil je vooruitbetaling vragen zonder al een factuur te maken, gebruik dan een proforma factuur. Het verschil lees je in de gids wat is een proforma factuur.

Bronnen

• Belastingdienst: factuureisen
• Belastingdienst: KOR en facturen
• Richtlijn 2011/7/EU betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties