1. Réunir les informations
Avant d’ouvrir un modèle, ayez sous la main :
- vos informations : nom ou dénomination, forme juridique (ou la mention « EI » pour un entrepreneur individuel), adresse, SIREN, numéro de TVA intracommunautaire si vous êtes assujetti ;
- celles du client : nom, adresse, et pour un professionnel son SIREN et son numéro de TVA ;
- le détail de la vente : ce que vous avez livré ou fait, les quantités, les prix unitaires hors taxes, la date de livraison ou de fin de prestation ;
- les conditions convenues : délai de paiement, acompte déjà versé, remise.
Si un devis a été accepté, reprenez-le : la facture doit lui correspondre, sauf avenant.
2. Choisir le bon document
Une facture constate une vente réalisée. Si la vente n’a pas encore eu lieu et que vous demandez un paiement, faites une facture proforma. Pour corriger une facture déjà émise, ne la modifiez pas : émettez une facture d’avoir. Pour attester un paiement reçu, un reçu complète la facture.
3. Attribuer un numéro et des dates
Chaque facture reçoit un numéro unique, dans une séquence chronologique et continue : pas de doublon, pas de trou. Un format courant : F-2026-0043. Le guide numérotation des factures détaille les séries possibles.
Trois dates comptent :
- la date d’émission de la facture ;
- la date de la vente ou de la prestation (même identique à la date d’émission, elle doit apparaître) ;
- la date d’échéance du paiement, obligatoire pour un client professionnel.
4. Décrire les lignes et calculer la TVA
Pour chaque ligne : une désignation précise (« Développement du site vitrine – 5 pages », plutôt que « Prestation »), la quantité, l’unité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA. En France métropolitaine, les taux sont de 20 %, 10 %, 5,5 % et 2,1 %.
La TVA se calcule par taux sur la somme des montants HT de ce taux, puis s’ajoute au total HT pour donner le total TTC. Si vous êtes en franchise en base, il n’y a pas de TVA : vous ajoutez « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » (voir facture auto-entrepreneur et TVA).
Exemple chiffré
Une agence facture à une entreprise :
| Désignation | Qté | PU HT | TVA | Montant HT |
|---|---|---|---|---|
| Conception graphique (jour) | 3 | 450,00 € | 20 % | 1 350,00 € |
| Impression de 500 brochures | 1 | 380,00 € | 20 % | 380,00 € |
| Livre de référence | 2 | 25,00 € | 5,5 % | 50,00 € |
Total HT : 1 780,00 €. TVA à 20 % sur 1 730,00 € : 346,00 €. TVA à 5,5 % sur 50,00 € : 2,75 €. Total TTC : 2 128,75 €.
5. Ajouter les mentions de paiement et les mentions légales
Pour un client professionnel, la facture indique la date d’échéance, le taux des pénalités de retard (au moins trois fois le taux d’intérêt légal), l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement et les conditions d’escompte (« Escompte pour paiement anticipé : néant » s’il n’y en a pas). Selon votre situation s’ajoutent : la mention de franchise, « Autoliquidation » pour une prestation à une entreprise d’un autre pays de l’UE, ou une mention d’exonération.
Depuis le 1er septembre 2026, de nouvelles mentions sont prévues : SIREN du client, adresse de livraison si elle diffère, nature des opérations (biens, services ou les deux). La liste complète est dans mentions obligatoires sur une facture.
Ajoutez enfin vos coordonnées bancaires (IBAN, BIC). Un QR code de virement (EPC) permet au client de payer en scannant la facture avec son application bancaire.
6. Envoyer, puis suivre le paiement
Envoyez la facture en PDF, par e-mail ou messagerie. Pour un client professionnel en France, vérifiez si l’obligation de facturation électronique s’applique déjà à votre entreprise : grandes entreprises et ETI depuis le 1er septembre 2026, PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.
Notez la facture comme envoyée, surveillez l’échéance, relancez poliment en cas de retard, et une fois payée, marquez-la comme réglée. Si le client le demande, remettez-lui un reçu.
Faire une facture avec ce générateur
L’éditeur créer une facture suit exactement ces étapes : il mémorise vos informations, propose le numéro suivant, calcule la TVA par taux, ajoute les mentions selon votre situation et vous signale ce qui manque avant le téléchargement. Après le téléchargement, un panneau vous permet de partager le PDF (e-mail, WhatsApp, Telegram), de marquer la facture comme payée, de créer le reçu ou un rappel d’échéance. Tout reste sur votre appareil.
Les erreurs les plus fréquentes
- Un numéro réutilisé ou une facture supprimée : la séquence doit rester continue, on corrige par un avoir.
- La date de prestation oubliée, parce qu’elle est la même que la date de facture.
- Une désignation vague (« Divers ») : elle doit permettre de savoir ce qui a été vendu.
- Des totaux faux après modification d’une ligne dans un tableur.
- La mention 293 B manquante chez un auto-entrepreneur, ou de la TVA facturée alors qu’on est en franchise : la TVA facturée est alors due.
- Les mentions de retard absentes sur une facture à un professionnel.
- Une facture modifiée après envoi : toute correction passe par un avoir et une nouvelle facture.
Règles vérifiées le 24/10/2026 ; source principale : service-public, mentions obligatoires sur une facture. Informations générales, pas un conseil fiscal.