Facture proforma : définition
La facture proforma (ou « pro forma ») est une facture anticipée : elle décrit précisément une vente ou une prestation qui n’a pas encore eu lieu, avec les prix et la TVA qui s’appliqueront. Elle sert à informer ou à engager, pas à comptabiliser. Le générateur imprime donc en titre « Facture pro forma » et évite toute confusion avec une facture.
Différences avec les autres documents :
- Devis : une offre, souvent avant toute discussion de paiement ; il peut comporter des options. Voir le modèle de devis.
- Proforma : la vente est quasiment décidée, on sait ce qui sera facturé ; elle sert souvent à déclencher un paiement.
- Facture : constate la vente réalisée, avec un numéro de la séquence chronologique et continue. Voir créer une facture.
Quand utiliser une proforma
- Demander un acompte ou un paiement avant livraison : le client règle sur la base de la proforma, puis reçoit la facture.
- Importation et douane : certains acheteurs à l’étranger en ont besoin pour obtenir une licence d’importation, ouvrir un crédit documentaire ou préparer le dédouanement.
- Dossiers de financement : un organisme de financement, une banque ou un financeur public peut demander une proforma pour chiffrer un achat avant de le financer.
- Validation interne chez le client : un service achats qui doit engager une dépense avant de recevoir la facture.
Faire une facture proforma en ligne
- Choisissez « Proforma » (présélectionné sur cette page) et le pays.
- Renseignez vos coordonnées et celles du client, exactement comme sur la facture future.
- Ajoutez les lignes : désignation, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA. Le total TTC se calcule seul.
- Indiquez la durée de validité, les conditions de paiement et, si utile, vos coordonnées bancaires avec un QR code de virement (EPC) que le client peut scanner depuis son application bancaire.
- Téléchargez le PDF et partagez-le par e-mail, WhatsApp ou Telegram.
Ce que la proforma doit montrer
Aucun texte n’impose de mentions, mais pour qu’elle soit utile, reprenez celles de la facture future : identité et SIREN du vendeur, client, désignation, quantités, prix unitaires HT, taux de TVA, totaux, conditions de paiement, et une date de validité. La mention « Facture pro forma » doit être visible ; ne la remplacez pas par « Facture ».
Si vous êtes en franchise en base, la proforma porte aussi « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » : cochez « petite entreprise » à l’étape 1.
Après la proforma : la facture
Une fois le paiement reçu ou la livraison effectuée, la facture définitive doit être émise. Elle porte un numéro de votre série de factures (voir numérotation des factures) et toutes les mentions obligatoires. Pour un client professionnel français, tenez compte du calendrier de la facturation électronique.
Dans ce générateur, ouvrez la proforma dans Mes documents et choisissez « Transformer en facture ». Si le client paie, vous pourrez ensuite marquer la facture comme payée et lui remettre un reçu de paiement.