Cómo hacer una factura proforma
- Elige «Factura proforma» en el primer paso. El documento llevará el título y la mención «Esta factura proforma no es una factura a efectos fiscales».
- Tus datos: nombre o razón social, NIF, dirección e IBAN. Se guardan para la próxima vez.
- El cliente: nombre, dirección y NIF o número de IVA si es una empresa. Para clientes de otro país, indica el país: el generador te avisa si procede la inversión del sujeto pasivo o la exención por exportación.
- Las líneas: descripción precisa, cantidad, unidad, precio y tipo de IVA (21 %, 10 % o 4 %).
- Detalles: número de proforma, fecha, validez, plazo de entrega, condiciones de pago y, si quieres, un código QR de pago SEPA con tu IBAN.
- Diseño y PDF: elige la plantilla, revisa y descarga.
Qué incluir en una factura proforma
| Dato | Comentario |
|---|---|
| Título «Factura proforma» | Para que nadie la confunda con una factura |
| Número y fecha | Serie propia, distinta de la de facturas |
| Vendedor y comprador | Nombre, dirección, NIF o número de IVA |
| Productos o servicios | Descripción, cantidad, precio unitario |
| Base, IVA y total | Igual que lo tendrá la factura final |
| Condiciones | Validez, plazo de entrega, anticipo, forma de pago |
| Datos de comercio exterior | Incoterm, origen, peso, partida arancelaria si te los piden |
| Mención | «Esta factura proforma no es una factura a efectos fiscales» |
Cuándo se usa una proforma
- Para cobrar un anticipo antes de empezar un trabajo o enviar un pedido.
- En comercio exterior, cuando el comprador necesita un documento para su banco o su aduana antes del envío.
- Para que el cliente tramite el pago internamente, por ejemplo en una administración o empresa grande que solo paga contra documento.
- Para confirmar un pedido con los precios y condiciones ya cerrados.
Proforma y factura definitiva en España
Al cobrar el anticipo o realizar la entrega, la operación necesita su factura. La proforma no la sustituye, y no conviene «convertirla» cambiando el título: la factura tiene su propia numeración correlativa y sus requisitos. Además, con VERIFACTU las facturas se expedirán desde el 1 de enero de 2027 (sociedades) y el 1 de julio de 2027 (resto, incluidos autónomos) con un sistema informático que cumpla el reglamento, como la aplicación gratuita VERIFACTU de la Agencia Tributaria. Te lo contamos en qué es VERI*FACTU.
Cuando el cliente pague, puedes marcar la proforma como pagada y emitir un recibo de pago con los mismos datos.
Errores frecuentes
- Usar la misma serie que las facturas. Rompe la correlación de tu numeración de facturas.
- Olvidar la validez. Si los precios dependen de proveedores, pon una fecha.
- Deducir el IVA de una proforma. El cliente no puede: necesita la factura.
- Descripciones vagas en exportación. La aduana pide detalle.
¿Necesitas el modelo en archivo? Descárgalo en Excel o Word, o mira todas las plantillas.