La diferencia en una frase
La factura documenta una operación (una venta o un servicio) con efectos fiscales; el recibo prueba que se ha hecho un pago. Una factura puede estar pendiente de cobro; un recibo, por definición, solo existe cuando el dinero ya ha cambiado de manos.
Comparación punto por punto
| Recibo | Factura | |
|---|---|---|
| Qué prueba | Que se ha cobrado una cantidad | Que se ha realizado una operación y su importe |
| Quién lo emite | Cualquiera que cobra, también particulares | Empresarios y profesionales |
| Norma | Sin regulación general de contenido | Reglamento de facturación (RD 1619/2012) |
| Datos obligatorios | Los que acrediten el pago | Número, fecha, NIF, descripción, IVA… |
| IVA | No sirve para deducirlo | Permite deducir el IVA soportado |
| Numeración | Libre | Correlativa por serie |
| Momento | Al cobrar | Al realizar la operación (o en los plazos legales) |
| VERI*FACTU | No le afecta | Le afecta desde 2027 |
Qué es un recibo
Un recibo es un documento en el que quien cobra declara haber recibido una cantidad de dinero de alguien por un concepto. No hay un formato obligatorio, pero un recibo útil incluye:
- número de recibo y fecha;
- nombre (y, mejor, documento de identidad) de quien cobra y de quien paga;
- importe en cifras y en letra;
- concepto concreto;
- forma de pago;
- firma de quien cobra.
Puedes hacerlo en un minuto con el recibo de pago de nuestro editor.
Qué es una factura
La factura es un documento con requisitos legales: número correlativo, fecha, datos y NIF del emisor y del cliente empresa, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA, y la fecha de la operación si es distinta. Los empresarios y profesionales están obligados a expedirla por sus operaciones, y el cliente la necesita para deducir el IVA y justificar el gasto. La lista completa, con artículos, está en requisitos de una factura.
Cuándo basta un recibo
- Alquiler de vivienda entre particulares. El arrendador entrega recibo de la renta; la Ley de Arrendamientos Urbanos lo prevé salvo que se pague por un medio que ya lo acredite.
- Venta de un bien usado entre particulares: un coche, una bici, muebles. El recibo (junto al contrato si lo hay) prueba el pago.
- Señales y anticipos entre particulares.
- Cuotas de una asociación o comunidad que no actúa como empresa.
- Clases particulares o favores puntuales sin actividad económica habitual (si la actividad es habitual, consulta tu situación fiscal).
Cuándo necesitas una factura
- Eres autónomo o empresa y vendes o prestas un servicio, aunque el cliente sea un particular. El recibo puede acompañarla, nunca sustituirla.
- Tu cliente es una empresa y quiere deducir el IVA o el gasto.
- Alquilas un local de negocio: el arrendamiento de locales está, en general, sujeto a IVA y requiere factura.
Recibo y factura juntos
En la práctica conviven muy a menudo. Un autónomo emite la factura al terminar el trabajo; cuando el cliente paga en efectivo, le entrega además un recibo, o marca la factura como «pagada». Al revés no funciona: el recibo sin factura deja la operación sin documentar fiscalmente.
En nuestro editor, cuando marcas un documento como pagado puedes crear el recibo con los mismos datos en un toque.
Dos ejemplos con números
Un fontanero autónomo repara una cisterna en casa de un particular. El trabajo cuesta 150,00 € de base más un 21 % de IVA (31,50 €): total 181,50 €. Emite una factura por 181,50 € con su número correlativo, su NIF y el desglose del IVA. El cliente paga en efectivo y pide un justificante: el fontanero le entrega además un recibo de 181,50 € que cita la factura («pago de la factura 2026-087»). Aquí el recibo complementa a la factura; sin ella, la operación quedaría sin documentar.
Una particular vende su bicicleta a un vecino por 250 €. No es una actividad económica, así que no hay factura ni IVA. Un recibo firmado —«Recibí de Juan Pérez la cantidad de 250 € (doscientos cincuenta euros) en efectivo por la venta de una bicicleta de montaña, marca y modelo…»— basta para que ambos tengan constancia del pago.
Cómo redactar bien el concepto
El concepto es la parte del recibo que más se descuida y la que más problemas evita. Un buen concepto responde a tres preguntas:
- ¿Por qué se paga? «Renta de la vivienda de la calle Mayor 12, 2.º B», no solo «alquiler».
- ¿A qué periodo o pedido corresponde? «Mes de noviembre de 2026», «anticipo del 30 % del pedido del 5/10».
- ¿Es un pago total o parcial? Si queda una parte pendiente, dilo: «a cuenta; quedan por pagar 400 €».
Si el pago corresponde a una factura, cita su número. Así, si el cliente paga varias facturas a la vez o en plazos, cada recibo deja claro qué queda saldado.
¿Y la factura proforma?
Es un tercer documento que a menudo se confunde con los otros dos. La factura proforma llega antes de la operación o del pago: anuncia lo que se facturará y sirve para pedir un anticipo. No prueba un pago (como el recibo) ni tiene efectos fiscales (como la factura). Lo explicamos en qué es una factura proforma.
Fuera de España
En México y otros países de Latinoamérica la factura fiscal es electrónica y se emite en sistemas oficiales o mediante proveedores autorizados (CFDI en México). Un recibo privado prueba un pago entre las partes, pero no sustituye a ese comprobante si el cliente necesita deducir.
Cuánto tiempo guardar cada uno
Las facturas deben conservarse durante el plazo de prescripción fiscal (cuatro años) y seis según la normativa mercantil. Los recibos no tienen un plazo legal propio, pero guárdalos al menos mientras pueda haber una reclamación sobre el pago: en un alquiler, toda la duración del contrato y un tiempo después.
Errores comunes
- Entregar solo recibo siendo autónomo. La operación queda sin factura.
- Recibos sin concepto. «Recibí 300 €» no aclara por qué.
- Recibos sin firma. Pierden fuerza como prueba.
- Pensar que el recibo deduce IVA. No lo hace.
Para facturar en España a partir de 2027 revisa qué es VERI*FACTU; para todo lo demás, empieza en la página principal.