Definición
Una factura proforma es un documento comercial que anticipa cómo será la factura de una operación: quién vende, quién compra, qué, a qué precio, con qué impuestos y en qué condiciones. Se parece a una factura, pero no lo es: no tiene validez fiscal, no da derecho a deducir el IVA y no se contabiliza como ingreso.
El nombre viene del latín pro forma, «por la forma» o «como formalidad»: tiene la forma de una factura sin sus efectos.
Para qué sirve
Cobrar un anticipo
Es su uso más frecuente entre autónomos y pymes. Antes de empezar un trabajo o enviar un pedido, mandas la proforma con el importe total y el porcentaje que pides por adelantado. El cliente paga sobre ese documento y, cuando se produce el cobro o la operación, emites la factura.
Comercio exterior
En importaciones y exportaciones, el comprador puede necesitar la proforma para pedir una licencia de importación, abrir un crédito documentario en su banco, solicitar divisas o calcular aranceles. Aquí la proforma debe ser muy precisa: descripción de la mercancía, cantidades, pesos, valor unitario y total, Incoterm, país de origen y plazo de entrega.
Trámites internos del cliente
Algunas empresas grandes y administraciones necesitan un documento con importe exacto para aprobar un gasto o reservar presupuesto antes de recibir la factura.
Confirmar un pedido
Cuando el cliente ha aceptado un presupuesto, la proforma deja por escrito los términos definitivos.
Qué debe incluir
No hay una norma que regule su contenido, pero lo lógico es que refleje lo que llevará la factura:
| Elemento | Ejemplo |
|---|---|
| Título visible | «Factura proforma» |
| Número y fecha | PF-2026-012, 5/10/2026 |
| Datos del vendedor | Nombre o razón social, NIF, dirección |
| Datos del comprador | Nombre o razón social, NIF o número de IVA, dirección |
| Productos o servicios | Descripción, cantidad, precio unitario |
| Impuestos | Base, tipo de IVA, cuota |
| Total y anticipo | 2.420,00 € · anticipo del 30 %: 726,00 € |
| Condiciones | Validez, plazo de entrega, forma de pago, IBAN |
| Aclaración | «Esta factura proforma no es una factura a efectos fiscales» |
Proforma, presupuesto y factura
| Presupuesto | Factura proforma | Factura | |
|---|---|---|---|
| Momento | Antes de que el cliente decida | Tras el acuerdo, antes de la operación o del pago | Al realizar la operación |
| Finalidad | Ofrecer un precio | Pedir anticipo, tramitar, confirmar | Documentar la operación |
| Validez fiscal | No | No | Sí |
| Deducción del IVA | No | No | Sí |
| Numeración | Libre | Libre, serie propia | Correlativa obligatoria |
Errores habituales
Usar la proforma como factura. Si el cliente te paga y no emites factura, la operación queda sin documentar. La proforma no sustituye nunca a la factura.
Convertirla cambiando el título. La factura definitiva tiene su propia numeración y requisitos. No basta con borrar «proforma».
Usar la misma serie. Si numeras proformas y facturas en la misma serie, tendrás huecos en tu numeración de facturas.
Contabilizarla. No se anota como ingreso ni como gasto. Lo que se contabiliza es la factura.
Omitir la validez. Si los precios dependen de costes que cambian, indica hasta cuándo es válida la oferta.
La proforma y VERI*FACTU
El reglamento VERI*FACTU afecta a los sistemas con los que se expiden facturas, desde el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. La proforma, al no ser una factura, puede seguir haciéndose con cualquier herramienta, pero conviene que no se confunda con una factura: título claro, serie propia y la frase que indica que no tiene efectos fiscales. Más en qué es VERI*FACTU.
Ejemplo práctico
Un carpintero acepta fabricar un armario por 2.000 € más IVA. Envía una proforma de 2.420 € (2.000 € + 21 % de IVA) pidiendo un anticipo del 30 %. El cliente transfiere 726 €. Al cobrar el anticipo, el carpintero emite su factura por ese importe y, al entregar el armario, la factura por el resto. Si el cliente es un particular que paga en efectivo, puede pedirle además un recibo de pago.
Así se reparte el importe entre los documentos:
| Documento | Base | IVA 21 % | Total |
|---|---|---|---|
| Proforma (operación completa) | 2.000,00 € | 420,00 € | 2.420,00 € |
| Factura del anticipo (30 %) | 600,00 € | 126,00 € | 726,00 € |
| Factura del resto (70 %) | 1.400,00 € | 294,00 € | 1.694,00 € |
La suma de las dos facturas (726 € + 1.694 €) coincide con el total de la proforma. Si durante el trabajo cambia algo —un tirador más caro, un estante de menos—, la factura final refleja lo que realmente se ha entregado, no lo que decía la proforma. Por eso conviene que la factura del resto mencione el anticipo ya facturado, para que el cliente vea claramente qué le queda por pagar.
De la proforma a la factura, paso a paso
- Envía la proforma con su serie propia, la fecha de validez y los datos de pago.
- Espera la aceptación o el pago. Guarda el correo o el justificante de la transferencia.
- Emite la factura con tu numeración correlativa de facturas, no con el número de la proforma. Puedes citar la proforma como referencia («según proforma PF-2026-012»).
- Comprueba los datos del cliente. A veces el NIF o la dirección fiscal que te dan al pagar no coinciden con los de la proforma; en la factura deben ir los correctos.
- Archiva ambos documentos juntos, pero recuerda que en tus libros solo cuenta la factura.
Preguntas que conviene hacerse antes de enviarla
- ¿El cliente necesita la proforma para su banco o su aduana? Entonces pregunta qué datos exigen exactamente.
- ¿Pides un anticipo? Indica el porcentaje y el importe, y el IBAN donde pagarlo.
- ¿Hasta cuándo mantienes el precio? Pon una fecha de validez.
- ¿Habrá gastos de envío, seguro o aduana? Indica quién los paga.
Hazla en un minuto
Con nuestro editor de factura proforma la base, el IVA y el total se calculan solos, y el documento lleva la aclaración de que no es una factura. Si todavía estás negociando, empieza por un presupuesto. Para la factura definitiva, revisa los requisitos de una factura y cómo hacer una factura.