Los datos de una factura completa
El Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento de facturación, enumera en su artículo 6 lo que debe contener una factura completa (u «ordinaria»):
| Dato | Ejemplo | Referencia |
|---|---|---|
| Número y, en su caso, serie | 2026-047 | Art. 6.1.a |
| Fecha de expedición | 14/10/2026 | Art. 6.1.b |
| Nombre o razón social del emisor y del destinatario | Laura Gómez Ruiz · Talleres Norte, S.L. | Art. 6.1.c |
| NIF del emisor y, si es empresa o profesional, del destinatario | 00000000T · B00000000 | Art. 6.1.d |
| Domicilio del emisor y del destinatario | Calle, número, código postal y localidad | Art. 6.1.e |
| Descripción de las operaciones, con precio unitario sin impuesto y descuentos | 10 h de consultoría a 60,00 € | Art. 6.1.f |
| Tipo o tipos de IVA | 21 % | Art. 6.1 |
| Cuota tributaria, desglosada | 126,00 € | Art. 6.1 |
| Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición | Septiembre de 2026 | Art. 6.1.j |
Normas revisadas el 24/10/2026. Información general, no asesoramiento fiscal.
Número y serie
La numeración es correlativa dentro de cada serie. Puedes usar series distintas cuando haya razones que lo justifiquen, por ejemplo por establecimientos, por años o para las facturas rectificativas. Lo que no puede haber es huecos ni números repetidos en una misma serie. Una factura emitida por error no se borra: se rectifica.
Identificación de las partes
Para personas físicas, nombre y dos apellidos; para sociedades, la denominación social completa (con «S.L.», «S.A.»…). El NIF del destinatario es obligatorio cuando es empresario o profesional, y también en algunas operaciones con particulares.
La descripción
Debe permitir saber qué se ha vendido y calcular la base imponible: cantidades, precios unitarios sin IVA, descuentos y rebajas que no estén incluidos en el precio unitario. Evita descripciones genéricas como «servicios varios».
IVA desglosado
Base imponible, tipo y cuota, separados por tipo cuando hay varios (21 %, 10 % y 4 %). Si el precio se ha pactado con IVA incluido, en la factura completa hay que separar la cuota igualmente.
Menciones especiales
Algunas operaciones exigen una frase concreta en la factura:
- Inversión del sujeto pasivo: cuando el destinatario es quien declara el IVA. La factura lleva la mención «Inversión del sujeto pasivo».
- Operaciones exentas: referencia al artículo de la Ley 37/1992 del IVA o de la Directiva 2006/112/CE que ampara la exención.
- Entregas intracomunitarias de bienes: exentas, con el NIF-IVA del cliente de otro Estado miembro.
- Régimen especial del criterio de caja: la mención «Régimen especial del criterio de caja».
- Facturación por el destinatario o por un tercero: «Facturación por el destinatario».
- Factura rectificativa: indicar que lo es, los datos de la factura que rectifica y el motivo.
La factura simplificada
Sustituye a los antiguos tiques. Con carácter general se puede emitir cuando el importe no supera 400 euros IVA incluido (artículo 4), y hasta 3.000 euros en ciertos sectores como el comercio minorista o la hostelería. Lleva menos datos: número y serie, fecha, NIF y nombre del emisor, identificación de lo vendido, tipo de IVA (o «IVA incluido») y total. No necesita los datos del destinatario salvo que este los pida para deducir el IVA.
La retención de IRPF
No es un dato del Reglamento de facturación, pero los profesionales que facturan a empresas o a otros autónomos deben aplicarla: normalmente el 15 %, o el 7 % en el año de inicio y los dos siguientes. Se calcula sobre la base y se resta del total a pagar.
Ejemplo de cálculo
Siguiendo el ejemplo de la tabla: una consultora factura 10 horas a 60,00 € a una empresa y aplica la retención general del 15 %.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible (10 h × 60,00 €) | 600,00 € |
| IVA 21 % | + 126,00 € |
| Retención IRPF 15 % (sobre la base) | − 90,00 € |
| Total a pagar | 636,00 € |
Fíjate en que la retención se calcula sobre los 600 € de base, no sobre los 726 € con IVA. Es un error frecuente que descuadra el total y obliga a rectificar.
Requisitos de forma y conservación
La factura puede ser en papel o electrónica, si el destinatario la acepta. Debe conservarse durante el plazo de prescripción (cuatro años), y la normativa mercantil exige seis años para la documentación contable.
Desde 2027, además, importa cómo se hace: VERI*FACTU exige que las facturas se expidan con un sistema informático que cumpla el reglamento, desde el 1 de enero para las sociedades y desde el 1 de julio para el resto. Lo explicamos en qué es VERI*FACTU.
Errores que invalidan o complican una factura
- Falta el NIF del cliente empresa: no podrá deducir el IVA.
- Numeración con saltos o repetida.
- IVA sin desglosar en una factura completa.
- Tipo de IVA incorrecto para el producto o servicio.
- Fecha de la operación omitida cuando difiere de la de expedición.
- Nombre comercial en lugar del nombre legal.
Lista de comprobación antes de enviarla
Repasa estos puntos en un minuto, en este orden:
- Número: ¿es el siguiente de la serie, sin saltos?
- Fechas: ¿coinciden la de expedición y, si es distinta, la de la operación?
- Cliente: ¿nombre legal completo, NIF y domicilio correctos? Cópialos de un documento del cliente, no de memoria.
- Descripción: ¿se entiende qué has vendido, con cantidades y precios sin IVA?
- Impuestos: ¿tipo de IVA correcto, cuota desglosada y, si procede, retención calculada sobre la base?
- Menciones: si no hay IVA, ¿has indicado el motivo?
- Totales: ¿la suma de líneas, impuestos y retención da el total a pagar?
- Cobro: ¿aparecen el IBAN y el vencimiento? No son obligatorios, pero sin ellos el pago se retrasa.
Practica con una proforma
Una factura proforma lleva prácticamente los mismos datos, sin ser una factura: es una buena forma de preparar el documento y que el cliente lo revise antes. Si lo que necesitas es dar un precio, usa el presupuesto; si ya has cobrado como particular, el recibo de pago. Los pasos completos están en cómo hacer una factura y el resumen por país en la plantilla para España.