Waarom factuureisen belangrijk zijn
Je factuur is niet alleen een betaalverzoek. Voor je klant is het het bewijs om btw terug te vragen, en voor jou is het het bewijs van je omzet. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan kan je zakelijke klant in de problemen komen bij zijn btw-aftrek, en dat komt meestal weer bij jou terug als vraag om een nieuwe factuur. Met een vaste opbouw voorkom je dat.
Alle verplichte gegevens op een rij
| Gegeven | Toelichting | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Je volledige naam en adres | Naam zoals ingeschreven; handelsnaam mag | Studio Jansen, Kerkstraat 12, 3511 AB Utrecht |
| Naam en adres van je klant | Volledig, ook de rechtsvorm | De Vries Bouw B.V., Industrieweg 4, Amersfoort |
| Je btw-id | Begint met NL en eindigt op B gevolgd door twee cijfers | NL001234567B01 |
| KvK-nummer | Als je ingeschreven bent | 12345678 |
| Factuurdatum | De dag waarop je de factuur uitreikt | 24-10-2026 |
| Factuurnummer | Uniek, opeenvolgend; meerdere reeksen mag | 2026-043 |
| Omschrijving en hoeveelheid | Wat heb je geleverd, hoeveel | 12 uur webdesign |
| Leveringsdatum | Of de datum van vooruitbetaling als die eerder is | 20-10-2026 |
| Bedrag excl. btw en eenheidsprijs | Per btw-tarief | € 900,00 (12 × € 75,00) |
| Btw-tarief | 21 %, 9 % of 0 % | 21 % |
| Btw-bedrag | Per tarief | € 189,00 |
Het btw-id in het voorbeeld is fictief. Zet je omzetbelastingnummer (met je BSN erin) niet op je factuur; daarvoor is juist het btw-id bedoeld.
Wil je weten hoe je deze gegevens stap voor stap invult, lees dan hoe maak je een factuur. Over nummeren gaat de gids factuurnummer.
Vereenvoudigde factuur tot € 100
Is het totaalbedrag € 100 of minder inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur maken. Je hoeft dan naam en adres van de klant, het factuurnummer, de hoeveelheid en de leveringsdatum niet te vermelden.
Voorbeeld. Je verkoopt een product voor € 85,00 inclusief 21 % btw. Het bedrag exclusief btw is € 85,00 ÷ 1,21 = € 70,25 (afgerond). De btw is € 85,00 − € 70,25 = € 14,75. Op een vereenvoudigde factuur volstaan je naam, de datum, de omschrijving, € 85,00 en de btw van € 14,75. Onze editor herkent het bedrag en maakt de klantvelden dan niet verplicht.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Gebruik je de KOR (omzet tot € 20.000 per kalenderjaar), dan reken je geen btw. Je zet dus geen btw-bedrag op de factuur en je vermeldt dat je de KOR gebruikt. Onze editor zet er automatisch onder: „Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling (KOR).“ Je btw-id is in de editor dan geen verplicht veld. Meer voor zzp’ers op factuur maken als zzp’er.
Let op: reken je als KOR-ondernemer toch btw, dan kun je die verschuldigd zijn. Twijfel je, vraag het je boekhouder.
Btw verlegd
Bij de verleggingsregeling betaalt je klant de btw in plaats van jij. Dat geldt bijvoorbeeld bij diensten aan een ondernemer in een ander EU-land en bij onderaanneming in de bouw. Op de factuur:
- reken je geen btw;
- zet je „Btw verlegd“;
- vermeld je het btw-id van je klant naast je eigen btw-id.
Vul je in stap 3 een buitenlands btw-id van je klant in, dan wijst onze editor je op de verleggingsregeling.
Intracommunautaire levering en export
Lever je goederen aan een ondernemer in een ander EU-land, dan geldt meestal het 0%-tarief voor een intracommunautaire levering. Je vermeldt dan het btw-id van je klant en dat het om een intracommunautaire levering gaat. Exporteer je goederen buiten de EU, dan is ook dat meestal 0 %. Voor de douane maak je daarnaast vaak een handelsfactuur of een proforma factuur. Controleer het btw-id van je klant vooraf; zonder geldig btw-id mag je het 0%-tarief vaak niet toepassen.
Factuur in vreemde valuta
Je mag factureren in dollars of een andere valuta. Het btw-bedrag moet je dan wel ook in euro vermelden. Gebruik een koers die je consequent toepast, bijvoorbeeld de referentiekoers van de ECB.
Voorbeeld. Je factureert $ 2.000,00 plus 21 % btw = $ 420,00. Stel dat de koers 1 euro = 1,0850 dollar is. Dan is de btw in euro $ 420,00 ÷ 1,0850 = € 387,10. Dat bedrag zet je extra op de factuur.
Wat als er iets ontbreekt?
Ontdek je een fout of ontbreekt er een verplicht gegeven, dan wijzig je de verstuurde factuur niet en verwijder je hem niet. Je maakt een creditnota die verwijst naar de oorspronkelijke factuur, en zo nodig een nieuwe factuur.
Voorbeeld. Factuur 2026-043 was € 1.000,00 + € 210,00 btw = € 1.210,00, maar er is € 200,00 te veel gerekend. De creditnota CN-2026-005 vermeldt −€ 200,00 en −€ 42,00 btw, samen −€ 242,00. Je klant betaalt dan € 968,00 in totaal.
In onze editor koppel je een creditnota direct aan de oorspronkelijke factuur. De controlelijst „Klaar om te versturen?“ in stap 7 laat met directe links zien welk verplicht gegeven nog ontbreekt; de PDF kun je ook met waarschuwingen downloaden, maar dan weet je wat er mist. Klant in België? Daar gelden extra regels, zie e-factureren via Peppol.
Dit is geen belastingadvies; bij twijfel over je eigen situatie vraag je het je boekhouder of de Belastingdienst.
Bronnen
- Belastingdienst: factuureisen
- Belastingdienst: KOR en facturen
- Belastingdienst: verleggingsregeling
- Richtlijn 2006/112/EG (btw-richtlijn), art. 226 en 230