Zo maak je een offerte
De editor hierboven staat al op het documenttype offerte. Je concept wordt automatisch bewaard in je browser.
- Basis. Kies je land, of je klant een bedrijf of particulier is en je btw-status.
- Jij. Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id en logo. Deze gegevens worden onthouden voor je volgende documenten.
- Klant. Kies een opgeslagen klant of plak de gegevens uit een e-mail.
- Regels. Zet elk onderdeel apart: arbeid, materiaal, voorrijkosten. Per regel een aantal, eenheid, prijs en btw-tarief.
- Details. Offertenummer, datum en de datum geldig tot. Hier noteer je ook je voorwaarden, zoals betaling in termijnen of wat niet is inbegrepen.
- Ontwerp. Kies een van de 12 ontwerpen en een accentkleur.
- Controleren en downloaden. Download de pdf en stuur hem zelf naar je klant.
Wat hoort er in een offerte?
Voor een offerte bestaan geen wettelijke vormeisen zoals de factuureisen voor een factuur. Een goede offerte voorkomt wel discussie achteraf. Neem dit op:
| Onderdeel | Waarom |
|---|---|
| Jouw gegevens en die van je klant | Duidelijk wie het aanbod doet en aan wie |
| Offertenummer en datum | Makkelijk terugvinden en ernaar verwijzen |
| Omschrijving van het werk | Precies wat je wel en niet doet |
| Aantallen, prijzen en btw | Je klant ziet wat hij uiteindelijk betaalt |
| Geldig tot | Tot wanneer je prijs staat |
| Planning en betaalvoorwaarden | Bijvoorbeeld een aanbetaling of termijnen |
| Ruimte voor akkoord | Naam, datum en handtekening van de klant |
Offerte maken: een voorbeeld
Een schilder offreert het schilderwerk van een woonkamer aan een particulier:
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Wanden en plafond schilderen | 16 uur | € 48,00 | € 768,00 |
| Verf en materiaal | 1 | € 210,00 | € 210,00 |
| Totaal excl. btw | € 978,00 | ||
| Btw 21 % | € 205,38 | ||
| Totaal incl. btw | € 1.183,38 |
Geldig tot: 14 dagen na de offertedatum. Meerwerk alleen na schriftelijk akkoord.
Geldigheidsduur en vrijblijvend of bindend
Zet altijd een concrete einddatum op je offerte. Zo weet je klant hoelang hij kan nadenken, en jij weet tot wanneer je aan je prijs vastzit. Prijzen van materiaal veranderen snel, dus een korte termijn kan verstandig zijn.
Een offerte is een aanbod. Accepteert je klant binnen de termijn, dan kan daarmee een overeenkomst ontstaan. Schrijf je „vrijblijvend“ op de offerte, dan geef je aan dat je nog niet gebonden wilt zijn. Hoe dat in een concreet geval uitpakt, hangt af van wat je verder hebt afgesproken. Bij grote opdrachten is het verstandig om je voorwaarden goed vast te leggen.
Akkoord en ondertekening
Laat je klant de offerte ondertekenen of per e-mail bevestigen dat hij akkoord gaat. Zet aan het eind een regel met naam, datum en handtekening. Je kunt in de details ook je eigen handtekening laten afdrukken; die maak je met onze handtekening maken-tool. Bewaar het akkoord bij je administratie.
Akkoord? Zet om in een factuur
Na het downloaden volg je de offerte in Mijn documenten. Gaat je klant akkoord, kies dan „Akkoord? Zet om in een factuur“. Klant en regels worden overgenomen, en de factuur krijgt een nieuw nummer uit je reeks. Wil je eerst een aanbetaling vragen voordat je begint? Gebruik dan een proforma factuur. Lees ook hoe je een goede factuur maakt en een logisch factuurnummer kiest. Werk je als zelfstandige, kijk dan ook op onze pagina voor zzp’ers.