Wat zegt de regel?
Op elke factuur staat een uniek nummer dat aansluit op de vorige factuur. Dat is een van de factuureisen van de Belastingdienst. Het doel is simpel: aan de reeks moet te zien zijn dat er geen facturen ontbreken. Je mag meerdere reeksen gebruiken, zolang elke reeks op zich doorloopt.
Hoe het nummer eruitziet, bepaal je zelf. Een paar gangbare opbouwen:
| Opbouw | Voorbeeld | Voordeel | Let op |
|---|---|---|---|
| Alleen volgnummer | 1, 2, 3 … | Heel eenvoudig | Na jaren lange nummers |
| Jaar + volgnummer | 2026-001 | Elk jaar overzichtelijk opnieuw | Kies genoeg cijfers |
| Jaar + vier cijfers | 2026-0043 | Ruimte voor veel facturen | – |
| Voorvoegsel per documentsoort | CN-2026-005 voor creditnota’s | Soorten direct herkenbaar | Elke reeks moet doorlopen |
| Met klantcode | 2026-DEV-044 | Snel zien voor wie | Teller moet over alle klanten doorlopen |
| Jaar + maand + volgnummer | 2026-10-007 | Handig bij veel facturen | Begint elke maand opnieuw |
Voorbeelden uitgewerkt
Een starter. Lisa begint in maart 2026 als zzp’er. Haar eerste factuur krijgt 2026-001, de tweede 2026-002. In januari 2027 begint ze bij 2027-001. Omdat het jaar in het nummer staat, is elk nummer uniek.
Een drukke praktijk. Een bureau verwacht meer dan duizend facturen per jaar en kiest daarom vier cijfers: 2026-0001 tot en met 2026-9999. Factuur nummer 43 van het jaar wordt 2026-0043.
Met klantcode. Een vertaler zet de klant in het nummer: 2026-DEV-044 voor De Vries, daarna 2026-BAK-045 voor Bakker. Het volgnummer loopt door over alle klanten: 044, 045, 046. Begint hij per klant opnieuw bij 001, dan heeft hij in feite tientallen reeksen en raakt hij het overzicht kwijt.
Rekenvoorbeeld: hoeveel cijfers heb je nodig? Je verwacht 25 facturen per maand. Dat is 25 × 12 = 300 per jaar. Met drie cijfers kun je tot 999, dus {YYYY}-{###} is genoeg. Verwacht je 120 facturen per maand, dan zijn dat er 1.440 per jaar en heb je vier cijfers nodig: {YYYY}-{####}.
Fout gemaakt of factuur geannuleerd?
Een verstuurde factuur verwijder je nooit, en een nummer gebruik je nooit opnieuw. Ook niet als de opdracht is geannuleerd. Je maakt een creditnota die verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Die creditnota krijgt een eigen nummer, bijvoorbeeld uit de reeks CN-2026-…
Voorbeeld. Factuur 2026-017 van € 605,00 (€ 500,00 + € 105,00 btw) blijkt dubbel verstuurd. Je maakt creditnota CN-2026-003 van −€ 500,00 en −€ 105,00 btw, samen −€ 605,00, met de verwijzing „Creditnota bij factuur 2026-017“. Je volgende factuur wordt gewoon 2026-018.
Heb je per ongeluk een nummer overgeslagen, bijvoorbeeld omdat je een concept hebt weggegooid? Noteer dan in je administratie waarom dat nummer ontbreekt. Een verklaarbaar gat is geen ramp, een onverklaarbaar gat roept vragen op.
Veelgemaakte fouten
- Twee programma’s, één reeks. Maak je sommige facturen in je boekhoudpakket en andere met een losse generator, dan lopen de tellers uit elkaar. Kies per reeks één plek, of geef elke plek een eigen voorvoegsel.
- Datum in plaats van volgnummer. Een nummer als 20261024 lijkt uniek, maar maak je op één dag twee facturen, dan heb je een dubbel nummer.
- Opnieuw beginnen zonder jaartal. Wie op 1 januari weer bij 001 begint zonder jaar in het nummer, krijgt dubbele nummers.
- Offertes in de factuurreeks. Een offerte die niet doorgaat, laat dan een gat achter. Geef offertes en proforma’s daarom een eigen reeks.
Overstappen midden in het jaar
Stap je over van een spreadsheet naar een boekhoudpakket of naar een andere generator, dan zijn er twee nette manieren:
- Doornummeren. Was je laatste factuur 2026-057, dan begin je in het nieuwe systeem bij 2026-058. Stel de teller dus handmatig in voordat je de eerste factuur maakt.
- Een nieuw voorvoegsel. Je begint een nieuwe reeks, bijvoorbeeld B-2026-001, en sluit de oude reeks af bij 2026-057. Noteer in je administratie op welke datum je bent overgestapt.
Wat je niet moet doen: in het nieuwe systeem opnieuw bij 2026-001 beginnen. Dan heb je twee facturen met hetzelfde nummer in hetzelfde jaar.
Snelle controle van je reeks
Loop eens per kwartaal je facturen langs met deze vragen:
- Komt elk nummer precies één keer voor?
- Volgen de nummers elkaar op zonder gaten, of is elk gat verklaard?
- Lopen nummers en factuurdata in dezelfde volgorde? Een hoger nummer met een eerdere datum valt op.
- Heeft elke creditnota een eigen nummer en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur?
- Staan offertes en proforma’s in hun eigen reeks?
Kost dat meer dan een paar minuten, dan is je opbouw waarschijnlijk te ingewikkeld. Minder reeksen maakt de controle eenvoudiger.
Hoe ons hulpmiddel nummert
In stap 5 van de editor stelt de generator het volgende nummer uit je reeks voor. Voor Nederland is het standaardpatroon voor facturen {YYYY}-{###}, wat 2026-001 oplevert. Andere documentsoorten hebben een eigen voorvoegsel: OF- voor een offerte, PF- voor een proforma factuur, KW- voor een kwitantie en CN- voor een creditnota.
Je kunt het patroon aanpassen met deze bouwstenen:
| Bouwsteen | Betekenis | Voorbeeld |
|---|---|---|
| {YYYY} | Jaar met vier cijfers | 2026 |
| {YY} | Jaar met twee cijfers | 26 |
| {MM} | Maand | 10 |
| {###} | Volgnummer; het aantal hekjes bepaalt het aantal cijfers | 043 |
| {CLIENT} | Klantcode | DEV |
Staat er een jaar in je patroon, dan begint de teller elk jaar opnieuw; met jaar én maand elke maand. Zonder jaar loopt de teller altijd door. {CLIENT} deelt één teller met al je klanten, zodat de reeks doorlopend blijft.
Typ je zelf een nummer dat al bestaat, dan waarschuwt de editor voor een dubbel nummer. In Mijn documenten staat een controle op gaten: die laat zien welke nummers in je reeks ontbreken. Je nummering wordt, net als je documenten, alleen in je browser bewaard. Werk je op twee apparaten, dan kennen die elkaars nummers niet; gebruik dan de back-up en herstel om ze gelijk te houden.
Begin je net? Lees dan eerst hoe maak je een factuur, of open meteen de factuurgenerator.
Bronnen
- Belastingdienst: factuureisen
- Richtlijn 2006/112/EG (btw-richtlijn), art. 226 punt 2