Rechnungsnummer: so vergeben Sie sie richtig

Was das Gesetz verlangt

Nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG braucht jede Rechnung eine „fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Daraus folgen drei Regeln:

1. Einmalig: Keine Nummer darf zweimal vorkommen, auch nicht über Jahre hinweg.
2. Fortlaufend: Die Nummern folgen einer nachvollziehbaren Systematik. Eine strenge „plus eins“-Folge ist nicht vorgeschrieben.
3. Mehrere Reihen erlaubt: Sie dürfen getrennte Nummernkreise führen, etwa pro Jahr, Standort oder Geschäftsbereich.

Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) brauchen keine Rechnungsnummer. Wir empfehlen sie trotzdem, denn ohne Nummer wird jede Zuordnung von Zahlungen mühsam. Alle weiteren Pflichtangaben finden Sie im Ratgeber Pflichtangaben einer Rechnung.

Bewährte Formate

Beim Kundenkürzel gilt: Das Kürzel ist Schmuck, die laufende Nummer muss trotzdem über alle Kunden hinweg eindeutig sein. Führen Sie pro Kunde eine eigene Reihe, entsteht sonst schnell die gleiche Nummer bei zwei Kunden.

Beispiel: ein Jahr mit zwei Nummernkreisen

Eine Grafikdesignerin trennt Rechnungen für Gestaltung und für Druckabwicklung. Bis Ende Oktober 2026 hat sie geschrieben:

Insgesamt hat sie 43 + 12 = 55 Rechnungsnummern vergeben. Die stornierte GD-2026-0017 bleibt in der Ablage, dazu gibt es eine Rechnungskorrektur RK-2026-0002 mit Verweis auf GD-2026-0017. Gültige Rechnungen im Kreis GD sind also 43 − 1 = 42. Eine Lücke gibt es nicht, weil die stornierte Nummer nicht gelöscht wurde. Am 1. Januar 2027 beginnen beide Kreise wieder bei 0001, mit 2027 im Präfix.

Lücken und Fehler

Eine Lücke entsteht zum Beispiel, wenn Sie eine Nummer versehentlich überspringen. Das ist nach Auffassung der Finanzverwaltung kein Verstoß an sich. Dokumentieren Sie aber kurz, warum die Nummer fehlt. Vermeiden Sie dagegen:

• Doppelte Nummern: Zwei Rechnungen mit derselben Nummer verstoßen gegen die Einmaligkeit.
• Gelöschte Rechnungen: Eine einmal versendete Rechnung wird nie gelöscht oder überschrieben.
• Rückdatierte Nummern: Eine Rechnung mit niedrigerer Nummer und späterem Datum macht die Reihe unplausibel.

Haben Sie eine fehlerhafte Rechnung verschickt, erstellen Sie eine Rechnungskorrektur mit eigener Nummer und Verweis auf die Originalrechnung. Danach stellen Sie bei Bedarf eine neue Rechnung mit der nächsten freien Nummer aus. Die ursprüngliche Nummer wird nicht wiederverwendet.

So kann eine kurze Notiz zu einer Lücke aussehen: „RE-2026-0028 wurde nicht vergeben. Der Entwurf wurde am 14.05.2026 vor dem Versand verworfen; eine Rechnung mit dieser Nummer existiert nicht.“ Legen Sie die Notiz zu den Rechnungen des Jahres.

Checkliste zum Jahreswechsel

1. Letzte vergebene Nummer jedes Kreises notieren, etwa GD-2026-0051.
2. Lückenprüfung durchführen und fehlende Nummern erklären.
3. Prüfen, ob das Jahr im Muster steht; dann beginnt der Zähler automatisch bei 0001.
4. Erste Rechnung des neuen Jahres kontrollieren: Stimmt das Jahr im Präfix?
5. Sicherungsdatei exportieren, damit der Stand des alten Jahres gesichert ist.

Praktische Tipps für den Alltag

• Nummer in den Verwendungszweck: Bitten Sie Ihre Kunden, bei der Überweisung die Rechnungsnummer anzugeben. Mit dem GiroCode auf der Rechnung steht sie automatisch im Verwendungszweck, und Sie ordnen Zahlungen auf dem Kontoauszug sofort zu.
• Kurz und lesbar halten: Zehn bis zwölf Zeichen reichen. Eine Nummer wie RE-2026-0043 lässt sich am Telefon diktieren und passt in jedes Buchungsfeld.
• Genug Stellen vorsehen: Rechnen Sie mit mehr als 999 Rechnungen pro Jahr, wählen Sie vier Stellen. Eine Umstellung mitten im Jahr bringt die Sortierung durcheinander.
• Nicht wechseln ohne Grund: Ein neues Format ab dem 1. Januar ist unproblematisch. Ein Wechsel mitten im Jahr sollte dokumentiert werden, damit die Reihe nachvollziehbar bleibt.
• Mehrere Personen: Schreiben zwei Personen Rechnungen, braucht jede einen eigenen Kreis (etwa mit Kürzel) oder einen gemeinsamen, zentral geführten Zähler. Sonst vergeben beide dieselbe Nummer.

So nummeriert unser Tool

Der Rechnungsgenerator schlägt in Schritt 5 automatisch die nächste Nummer aus Ihrer Reihe vor. Das Muster bestimmen Sie selbst mit Platzhaltern:

Voreingestellt ist RE-{YYYY}-{####}, das ergibt RE-2026-0043. Enthält das Muster ein Jahr, beginnt die Zählung jedes Jahr neu; mit Jahr und Monat jeden Monat. Das Kundenkürzel ändert nichts an der Zählung: Alle Kunden teilen sich einen Zähler, damit die Reihe durchgängig bleibt. Angebote, Quittungen, Proforma-Rechnungen und Rechnungskorrekturen haben eigene Reihen (AN, QU, PR, RK).

Tippen Sie eine Nummer von Hand ein, die es schon gibt, warnt der Editor vor dem Duplikat. Unter Meine Dokumente prüft eine Lückenprüfung Ihre Reihen und zeigt fehlende Nummern an, damit Sie sie erklären oder nachtragen können. Da alle Daten nur in Ihrem Browser liegen, gilt der Zähler pro Gerät und Browser. Arbeiten Sie an zwei Geräten, übertragen Sie den Stand mit der Sicherungsdatei.

Wer lieber mit einer leeren Datei arbeitet, findet eine Excel-Vorlage mit Formeln. Dort führen Sie die Nummer selbst fort.

Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
• § 34a UStDV – Rechnungen der Kleinunternehmer

Stand: 24.10.2026. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.