Antes de empezar: ¿necesitas una factura?
No todo cobro necesita una factura, y no todo documento con precios es una factura. Antes de abrir ningún programa, sitúate:
- Vas a dar un precio antes de hacer el trabajo: necesitas un presupuesto.
- Quieres cobrar un anticipo o tu cliente necesita un documento para tramitar el pago: una factura proforma.
- Has cobrado algo como particular, por ejemplo un alquiler o la venta de algo usado: un recibo de pago.
- Eres autónomo o empresa y has vendido o prestado un servicio: necesitas una factura. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) obliga a expedirla en las operaciones de empresarios y profesionales, con contadas excepciones.
Paso 1: tus datos y los del cliente
Arriba van tus datos: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio. Si eres autónomo, tu nombre completo; si tienes un nombre comercial, puedes añadirlo, pero no sustituye al nombre legal.
Después, los del cliente. Si es una empresa o un profesional, su razón social, NIF y domicilio son obligatorios: sin el NIF no podrá deducir el IVA. Si es un particular, en una factura completa basta su nombre; en una factura simplificada (hasta 400 euros IVA incluido en general) ni siquiera eso.
Paso 2: número y fecha
Cada factura lleva un número correlativo dentro de su serie. Puedes tener varias series (por ejemplo, una por año o por tipo de cliente, o una para rectificativas), pero dentro de cada una no puede haber saltos ni repeticiones. Un patrón habitual es «2026-001, 2026-002…» o «A-2026-001».
La fecha de expedición es el día en que haces la factura. Si la operación se hizo en otra fecha (por ejemplo, el servicio fue en septiembre y facturas el 2 de octubre), indica también la fecha de la operación.
Paso 3: la descripción y las cantidades
Describe lo que vendes de forma que se entienda: «Diseño de logotipo y manual de marca, 3 propuestas y 2 rondas de cambios» es mejor que «Servicios de diseño». Para cada línea: cantidad, unidad, precio unitario sin IVA y, si los hay, descuentos.
Paso 4: IVA y retención
La base imponible es la suma de las líneas sin IVA. Sobre ella se aplica el tipo que corresponda: 21 % general, 10 % reducido o 4 % superreducido. Si en la factura hay productos con tipos distintos, desglosa la base y la cuota por tipo.
Si eres profesional (por ejemplo, diseñador, abogado, consultor) y tu cliente es una empresa o un autónomo, aplicas además una retención de IRPF, normalmente del 15 %, o del 7 % el año de inicio y los dos siguientes. La retención se calcula sobre la base y se resta del total a pagar; el cliente la ingresa en Hacienda a tu nombre.
Ejemplo de una diseñadora que factura a una empresa:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Diseño de logotipo | 800,00 € |
| Manual de marca | 400,00 € |
| Base imponible | 1.200,00 € |
| IVA 21 % | 252,00 € |
| Retención IRPF 15 % | −180,00 € |
| Total a pagar | 1.272,00 € |
Si la operación está exenta o el IVA lo declara el cliente (inversión del sujeto pasivo, por ejemplo en servicios a una empresa de otro país de la UE), no se repercute IVA y hay que indicar el motivo en la factura.
Paso 5: forma de pago y vencimiento
No es un dato obligatorio, pero te ayudará a cobrar: forma de pago, IBAN y plazo. Entre empresas, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija un plazo máximo de pago de 30 días, ampliable por pacto hasta 60.
Paso 6: con qué herramienta hacerla
Aquí es donde cambian las cosas. El reglamento VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023, con plazos del Real Decreto-ley 15/2025) exige que las facturas se expidan con un sistema informático de facturación que garantice que los registros no se alteran. Se aplica:
- desde el 1 de enero de 2027 a las sociedades;
- desde el 1 de julio de 2027 al resto, incluidos los autónomos.
Las facturas hechas a mano quedan fuera. Las hojas de cálculo y los procesadores de textos son una zona gris: la Agencia Tributaria ha indicado que puede valorar si cumplen los criterios de un sistema de facturación en función de sus capacidades. Por eso, a partir de esas fechas lo prudente es una de estas opciones:
- La aplicación gratuita VERI*FACTU de la Agencia Tributaria, a la que se accede desde su sede electrónica con certificado o Cl@ve.
- Un programa de facturación cuyo fabricante declare que cumple el reglamento.
Además, la factura electrónica entre empresas será obligatoria en dos fases: el 6 de octubre de 2027 para las grandes empresas y el 6 de octubre de 2028 para el resto (Orden HAC/1028/2026). Lo explicamos en qué es VERI*FACTU.
Nuestro generador no emite facturas españolas por este motivo: en el perfil de España ofrece presupuesto, factura proforma y recibo, con la numeración en tus manos.
Paso 7: enviarla y conservarla
Puedes enviar la factura en papel o en PDF por correo, si el cliente lo acepta. Guarda las facturas emitidas y recibidas durante al menos cuatro años, el plazo de prescripción fiscal, y seis según el Código de Comercio.
Errores frecuentes
- Saltos en la numeración por anular facturas borrándolas. Una factura emitida no se borra: se rectifica.
- Olvidar el NIF del cliente empresa: no podrá deducir el IVA.
- Aplicar la retención a un particular. Solo se retiene cuando el pagador es empresa o profesional.
- Poner «IVA incluido» sin desglosar en una factura completa.
- Facturar con la fecha equivocada cuando el servicio fue en otro mes.
La lista completa de datos, con su artículo, está en requisitos de una factura y en la plantilla para España.