Jak wystawić fakturę proforma
- Wybierz „Proforma” w pierwszym kroku. Generator od razu doda adnotację „Dokument nie jest fakturą VAT.” – nie usuwaj jej, bo to ona odróżnia proformę od faktury.
- Uzupełnij strony. Twoja firma z NIP i numerem konta oraz dane nabywcy. Te same dane wykorzystasz później na fakturze.
- Dodaj pozycje tak, jak na przyszłej fakturze: nazwa, ilość, jednostka, cena netto, stawka VAT. Dzięki temu klient od razu widzi kwotę brutto do zapłaty.
- Ustal termin płatności i pobierz PDF. Po wpłacie oznacz proformę jako zapłaconą i wystaw na jej podstawie właściwą fakturę.
Do czego służy proforma
Proforma przydaje się zawsze, gdy klient ma zapłacić, zanim powstanie obowiązek wystawienia faktury:
- przedpłata za towar, który wyślesz dopiero po zaksięgowaniu wpłaty;
- zaliczka przed rozpoczęciem usługi;
- wniosek o finansowanie lub akceptację po stronie klienta – wiele działów zakupów potrzebuje dokumentu z kwotą, zanim zleci przelew;
- odprawa i import – kontrahent zagraniczny może potrzebować proformy do celów celnych lub bankowych.
Proforma a faktura i KSeF
Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, więc nie wykazuje się jej w ewidencji VAT i nie wystawia w KSeF. Właściwą fakturę – czy to zaliczkową, czy końcową – wystawiasz już na zasadach ogólnych. Dla firm oznacza to w 2026 r. KSeF, z wyjątkiem przejściowym dla sprzedawców do 10 000 zł brutto miesięcznie (do 31.12.2026). Sprawdź szczegóły w poradniku KSeF – kto musi.
Dlatego proforma jest najbezpieczniejszym dokumentem do wysłania z tego generatora: zawsze możesz ją wystawić w PDF, niezależnie od wielkości firmy i rodzaju klienta.
| Faktura proforma | Faktura zaliczkowa | Faktura VAT | |
|---|---|---|---|
| Kiedy | przed wpłatą | po otrzymaniu zaliczki | po sprzedaży |
| Dokument księgowy | nie | tak | tak |
| KSeF (B2B) | nie | tak | tak |
| Obowiązkowa | nie | tak, gdy jest zaliczka | tak, gdy kupuje firma lub gdy klient zażąda |
Najczęstsze błędy na proformie
- Brak adnotacji, że to nie jest faktura VAT – klient może ją zaksięgować jako fakturę.
- Ten sam numer co faktura – proforma powinna mieć własną serię, żeby numeracja faktur pozostała ciągła.
- Inna kwota niż na fakturze końcowej bez wyjaśnienia – jeśli zakres się zmienił, opisz to w uwagach.
- Brak terminu płatności i numeru rachunku – proforma ma przede wszystkim umożliwić przelew, więc te dane są na niej najważniejsze.
- Wystawienie faktury zaliczkowej zamiast proformy przed wpłatą – faktura zaliczkowa rodzi skutki w VAT, więc wystaw ją dopiero po otrzymaniu pieniędzy.
Więcej o tym, kiedy proforma wystarcza, a kiedy potrzebna jest faktura, przeczytasz w poradniku faktura proforma – co to jest.
Powiązane dokumenty
Przed proformą często wysyła się ofertę handlową, a po wpłacie – fakturę. Jeśli jesteś zwolniony z VAT, zobacz wzór faktury bez VAT. Puste wzory do druku są w dziale wzory faktur. Wszystkie Twoje dokumenty – z datami płatności – znajdziesz w zakładce Moje dokumenty.