Wymagane elementy faktury VAT
Tabela odpowiada regułom, które generator sprawdza przed pobraniem. Błędy (np. brak NIP sprzedawcy) i ostrzeżenia (np. brak daty sprzedaży, gdy jest inna niż data wystawienia) widzisz na liście kontrolnej z odnośnikiem do przepisu.
| Element | Zasada | Podstawa |
|---|---|---|
| Data wystawienia | zawsze | art. 106e ust. 1 pkt 1 |
| Numer kolejny | nadany w ramach jednej lub kilku serii, jednoznacznie identyfikuje fakturę | art. 106e ust. 1 pkt 2 |
| Sprzedawca i nabywca | imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy; przy fakturze uproszczonej dane nabywcy można pominąć | art. 106e ust. 1 pkt 3 |
| NIP sprzedawcy | zawsze | art. 106e ust. 1 pkt 4 |
| NIP nabywcy | gdy nabywca jest podatnikiem (sprzedaż B2B) | art. 106e ust. 1 pkt 5 |
| Data sprzedaży | jeśli różni się od daty wystawienia | art. 106e ust. 1 pkt 6 |
| Nazwa towaru lub usługi | dla każdej pozycji | art. 106e ust. 1 pkt 7 |
| Miara i ilość | dla każdej pozycji; przy fakturze uproszczonej można pominąć | art. 106e ust. 1 pkt 8 |
| Cena jednostkowa netto | dla każdej pozycji; przy fakturze uproszczonej można pominąć | art. 106e ust. 1 pkt 9 |
| Wartość netto, stawka, kwota VAT, należność ogółem | suma według stawek | art. 106e ust. 1 pkt 11–15 |
| „mechanizm podzielonej płatności” | powyżej 15 000 zł brutto, towary i usługi z załącznika nr 15 | art. 106e ust. 1 pkt 18a |
| „odwrotne obciążenie” | gdy podatek rozlicza nabywca | art. 106e ust. 1 pkt 18 |
Zasady sprawdzone 24.10.2026 na podstawie ustawy o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263 i zakresu obowiązkowego KSeF. To informacja ogólna, nie porada podatkowa.
Stawki VAT w generatorze
Do wyboru masz stawkę podstawową 23%, obniżone 8% i 5% oraz 0% (np. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, eksport). Stawkę ustawiasz dla każdej pozycji osobno, a podsumowanie pokazuje wartość netto i VAT oddzielnie dla każdej stawki – tak jak wymaga ustawa. Generator liczy VAT od sumy pozycji w danej stawce i zaokrągla do grosza.
Jeśli sprzedajesz bez podatku z innego powodu niż stawka – np. jako zwolniony podmiotowo – użyj wzoru faktury bez VAT.
Faktura VAT a KSeF w 2026 i 2027 roku
| Od kiedy | Kogo dotyczy |
|---|---|
| 1.02.2026 | odbiór faktur w KSeF – wszyscy podatnicy; wystawianie – firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. |
| 1.04.2026 | wystawianie faktur w KSeF – pozostali podatnicy |
| do 31.12.2026 | wyjątek: sprzedaż udokumentowana fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie może być fakturowana poza KSeF |
| od 1.01.2027 | faktury B2B wystawiane w KSeF |
Poza obowiązkowym KSeF pozostają m.in. faktury dla konsumentów. Dlatego w generatorze widzisz ocenę dla Twojej sytuacji: faktura dla osoby prywatnej jest w PDF w porządku, faktura dla firmy – tylko z zaznaczonym wyjątkiem do 10 000 zł miesięcznie, a od 2027 r. generator zaproponuje zamiast niej proformę. Ten generator niczego nie przesyła do KSeF – fakturę ustrukturyzowaną wystawiasz w KSeF sam. Więcej w poradniku KSeF – kto musi.
Przypadki szczególne
- Faktura w walucie obcej – kwotę VAT trzeba podać także w złotych. Generator przypomina o tym, gdy zmienisz walutę.
- Usługi dla firm z UE – kategoria „odwrotne obciążenie”, VAT 0 na fakturze i numer VAT UE nabywcy.
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – stawka 0% i adnotacja z podstawą (art. 138 dyrektywy 2006/112/WE).
- Eksport poza UE – stawka 0% z adnotacją o eksporcie.
- Paragon z NIP – do 450 zł brutto paragon z NIP nabywcy jest fakturą uproszczoną (według obecnych zasad do końca 2026 r.); osobnej faktury wtedy nie wystawiasz.
Numeracja i kopia
Numer faktury generator tworzy według Twojego schematu – np. FV/{nr}/{MM}/{RRRR}, z numeracją od nowa co miesiąc lub co rok – i ostrzega przed duplikatem. Lista kontrolna w zakładce Moje dokumenty wykrywa luki w numeracji. Więcej o wszystkich polach w poradnikach elementy faktury i jak wystawić fakturę. Gdy trzeba coś poprawić po wystawieniu, użyj korekty faktury.