KSeF – kto musi i od kiedy?

Czym jest KSeF

Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma, przez którą wystawia się i odbiera faktury ustrukturyzowane – pliki XML w ustalonym przez Ministerstwo Finansów schemacie. Faktura w KSeF dostaje numer identyfikacyjny nadany przez system i jest uznana za otrzymaną przez nabywcę w dniu tego nadania. PDF, Word czy skan nie są fakturą ustrukturyzowaną – to tylko obraz.

Do wystawiania faktur w KSeF służy bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów albo program księgowy zintegrowany z systemem. Ten generator nie jest takim programem: tworzy PDF na Twoim urządzeniu i niczego nie przesyła.

Harmonogram

Na podstawie informacji Ministerstwa Finansów o zakresie obowiązkowego KSeF i ustawy o VAT, Dz.U. 2026 poz. 1263; sprawdzono 24.10.2026.

Wyjątek do 10 000 zł miesięcznie

To najważniejsza furtka dla jednoosobowych firm, freelancerów i dorabiających. Limit dotyczy wartości sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami w danym miesiącu – nie przychodu z kasy fiskalnej czy paragonów. Jeśli w którymś miesiącu go przekroczysz, zwolnienie przestaje działać i od tego momentu faktury wystawiasz w KSeF. Dokładne zasady liczenia limitu opisuje art. 145m – sprawdź je, zanim zaplanujesz fakturowanie na koniec roku.

W generatorze zaznaczasz ten wyjątek w kroku 1. Ocena dokumentu zmienia się wtedy na „ważna z warunkiem do 31.12.2026”, a od stycznia 2027 r. generator zaproponuje dla firm fakturę proforma zamiast faktury.

Przykład: kiedy kończy się wyjątek

Freelancer wystawia faktury tylko firmom i korzysta z wyjątku. Jego miesięczna sprzedaż fakturowa brutto wygląda tak:

Od przekroczenia limitu w czerwcu faktury dla firm wystawia w KSeF – także w kolejnych miesiącach, nawet jeśli sprzedaż znów spadnie poniżej 10 000 zł. Dokładny moment, od którego obowiązuje KSeF, określa art. 145m.

Kto jest poza obowiązkowym KSeF

• Faktury dla konsumentów (B2C). Mogą trafić do KSeF dobrowolnie, ale nie muszą.
• Podatnicy zagraniczni bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (z pewnymi wyjątkami).
• Faktury w procedurach OSS i IOSS.
• Faktury w unijnej procedurze dla małych przedsiębiorstw (art. 113a).

Dokumenty, które nie są fakturami VAT – oferta, proforma, rachunek, paragon – w ogóle KSeF nie dotyczą.

Zwolnieni z VAT a KSeF

Sprzedawcy zwolnieni podmiotowo (art. 113, limit 240 000 zł) pytają o to najczęściej. Według odpowiedzi Ministerstwa Finansów, na które powołują się dostawcy oprogramowania, nie są oni wyłączeni z KSeF przy fakturach dla firm. Mogą korzystać z tego samego wyjątku do 10 000 zł miesięcznie. Pamiętaj jednak, że zwolniony z VAT wystawia fakturę na żądanie nabywcy (art. 106b ust. 3) – bez żądania może udokumentować sprzedaż np. rachunkiem, który jest poza KSeF. Szczegóły: faktura bez VAT – zwolnienie.

Co z fakturą w PDF?

Jak przygotować się do KSeF

1. Uporządkuj dane kontrahentów – NIP, pełne nazwy, adresy. W KSeF pomyłka w NIP nabywcy oznacza fakturę wysłaną do niewłaściwej firmy.
2. Ustal, kto w firmie ma uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur, i nadaj je w systemie.
3. Wybierz narzędzie – bezpłatną aplikację Ministerstwa Finansów albo program księgowy z integracją.
4. Policz miesięczną sprzedaż fakturową, jeśli chcesz korzystać z wyjątku do końca 2026 r.
5. Zastanów się nad trybem awaryjnym – przepisy przewidują tryb offline i postępowanie przy awarii systemu.
6. Przejrzyj swoje dokumenty – oferty, proformy i rachunki zostają poza KSeF, ale faktury zaliczkowe i korekty faktur wystawionych w KSeF już nie.
7. Ustal z klientami prywatnymi formę faktury – PDF e-mailem czy wydruk – jeśli zamierzasz wystawiać w KSeF wszystkie faktury.

Częste nieporozumienia

• „KSeF dotyczy tylko czynnych podatników VAT.” Według Ministerstwa Finansów obejmuje także zwolnionych z art. 113 przy fakturach dla firm.
• „Proformę też trzeba wysłać do KSeF.” Nie – proforma nie jest fakturą VAT.
• „Odbieranie faktur w KSeF zacznie się razem z wystawianiem.” Odbiór obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026 r., niezależnie od wyjątku przy wystawianiu.
• „Konsument dostanie fakturę z KSeF sam.” Fakturę trzeba mu przekazać w uzgodniony sposób.

Faktura dla konsumenta wystawiona w KSeF

Jeśli wystawiasz faktury w KSeF dla wszystkich klientów, pamiętaj, że konsument nie ma dostępu do systemu tak jak firma. Fakturę trzeba mu przekazać w uzgodniony sposób – najczęściej jako wizualizację w PDF lub wydruk, z kodem weryfikującym, który pozwala sprawdzić dokument w KSeF.

Co dalej z tym generatorem

Generator nadal przyda Ci się do ofert, proform, faktur dla konsumentów i – do końca 2026 r. – do faktur w ramach wyjątku 10 000 zł. Wszystkie wymagane elementy faktury opisuje poradnik elementy faktury, a gotowy układ znajdziesz w wzorze faktury VAT. Jeśli dopiero zaczynasz: jak wystawić fakturę.

Informacja ogólna, nie porada podatkowa. Przepisy o KSeF zmieniały się kilkukrotnie – przed ważną decyzją sprawdź aktualne komunikaty Ministerstwa Finansów.