Lo SdI in breve
Il Sistema di Interscambio (SdI) è la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate attraverso cui passano le fatture elettroniche. Chi emette la fattura crea un file XML in formato FatturaPA, lo trasmette allo SdI, che controlla i dati formali (partita IVA esistente, campi obbligatori, numerazione) e lo recapita al cliente tramite codice destinatario o PEC. Se qualcosa non va, la fattura viene scartata e si considera non emessa.
La fattura elettronica è obbligatoria in Italia dal 1° gennaio 2019 per le operazioni tra soggetti residenti, sia verso imprese sia verso consumatori. Le tappe successive hanno allargato l’obbligo: dal 1° luglio 2022 ai forfettari con ricavi sopra 25.000 €, e dal 1° gennaio 2024 a tutti i forfettari, senza soglia. Oggi, in pratica, quasi ogni titolare di partita IVA emette fattura solo in formato elettronico.
Cosa resta fuori dallo SdI
- I privati senza partita IVA: non emettono fatture. Se svolgono un lavoro occasionale, rilasciano una ricevuta per prestazione occasionale.
- Alcune prestazioni sanitarie verso persone fisiche, escluse per motivi di privacy.
- Documenti commerciali che fattura non sono: preventivo, proforma, conferma d’ordine, copia di cortesia.
- Operazioni con l’estero, che hanno regole proprie (comunicazioni, codici destinatario convenzionali).
Tutto il resto, per chi ha la partita IVA, passa dallo SdI.
Che cos’è, allora, la fattura proforma
La proforma è un documento che anticipa la fattura. Contiene gli stessi dati (cliente, voci, prezzi, IVA, totale), ma:
- non ha valore fiscale e non va registrata;
- non fa scattare l’esigibilità dell’IVA;
- non dà al cliente il diritto di detrarre l’IVA;
- non va trasmessa allo SdI.
Per evitare equivoci, sulla proforma si scrive in modo esplicito che non è una fattura. Il generatore stampa questa dicitura:
Il presente documento non costituisce fattura ai fini fiscali. La fattura elettronica sarà emessa tramite SdI al momento del pagamento.
Quando usare la proforma
- Richiesta di acconto o di saldo prima di consegnare il lavoro o la merce.
- Professionisti che fatturano all’incasso: per i servizi, l’IVA diventa esigibile al pagamento, quindi la fattura si emette quando il cliente paga. La proforma serve a chiedere quel pagamento.
- Enti, condomini e aziende strutturate che devono approvare la spesa prima di pagarla.
- Spedizioni e dogana, quando serve un documento con il valore della merce.
Il percorso completo, passo per passo
| Fase | Documento | Passa dallo SdI? |
|---|---|---|
| Proposta | Preventivo | No |
| Accettazione e richiesta di acconto | Fattura proforma (acconto) | No |
| Incasso dell’acconto | Fattura elettronica d’acconto (TD02) | Sì |
| Fine lavoro, richiesta del saldo | Fattura proforma (saldo) | No |
| Incasso del saldo | Fattura elettronica (TD01) | Sì |
| Correzione di una fattura | Nota di credito (TD04) | Sì |
Il preventivo e le proforma li puoi preparare con questo generatore, che non trasmette nulla allo SdI. Le fatture le emetti con un software di fatturazione o con il servizio gratuito «Fatture e Corrispettivi» dell’Agenzia delle Entrate.
Un esempio con i numeri
Una web designer con partita IVA in regime ordinario accetta un sito da 3.000 € + IVA al 22 %, con acconto del 40 % alla firma e saldo alla consegna.
| Documento | Imponibile | IVA 22 % | Totale | SdI |
|---|---|---|---|---|
| Preventivo (intero lavoro) | 3.000,00 € | 660,00 € | 3.660,00 € | No |
| Proforma d’acconto (40 %) | 1.200,00 € | 264,00 € | 1.464,00 € | No |
| Fattura d’acconto, all’incasso | 1.200,00 € | 264,00 € | 1.464,00 € | Sì |
| Proforma di saldo (60 %) | 1.800,00 € | 396,00 € | 2.196,00 € | No |
| Fattura di saldo, all’incasso | 1.800,00 € | 396,00 € | 2.196,00 € | Sì |
Le due fatture elettroniche sommano 3.660 €, cioè il totale del preventivo. Se in corso d’opera si aggiunge una pagina o si toglie una funzione, si aggiorna la proforma di saldo: la fattura finale deve riportare ciò che è stato effettivamente fatto e pagato, non quanto previsto all’inizio.
Cosa controllare sulla proforma prima di inviarla
- Il titolo dice chiaramente «Fattura proforma», non «Fattura».
- C’è la dicitura che il documento non costituisce fattura.
- Il numero appartiene alla serie delle proforma (PF-…), non a quella delle fatture.
- Dati del cliente completi: ti serviranno identici, con codice destinatario o PEC, per la fattura elettronica.
- Importo dell’acconto o del saldo in evidenza, con IBAN e scadenza.
- Se sei forfettario, la dicitura sul regime e nessuna IVA esposta.
Numerazione: tieni le serie separate
Le fatture elettroniche devono avere una numerazione progressiva senza salti. Se dai alle proforma numeri della stessa serie delle fatture, crei buchi e doppioni. La soluzione è semplice: una serie per le proforma (PF-2026-001, PF-2026-002…), una per i preventivi e la serie delle fatture gestita dal tuo software di fatturazione. Nella fattura elettronica puoi poi richiamare il numero della proforma nella causale.
Forfettari: cosa cambia
Il forfettario segue lo stesso percorso: proforma senza IVA con la dicitura «Operazione in franchigia da IVA effettuata ai sensi dell’art. 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014», poi fattura elettronica con la stessa dicitura e, sopra 77,47 €, il bollo di 2 € assolto in modo virtuale. Il generatore aggiunge la dicitura sulla proforma quando indichi il regime forfettario.
Copia di cortesia
Molti clienti, soprattutto privati, apprezzano ricevere anche un PDF della fattura via e-mail. È una copia di cortesia: utile da leggere, ma il documento fiscale resta il file XML transitato dallo SdI. Se mandi una copia di cortesia, scrivilo nel PDF, così nessuno la scambia per l’originale.
Errori comuni
- Emettere la fattura elettronica prima dell’incasso quando sarebbe bastata una proforma: per i servizi l’IVA diventa esigibile e se il cliente non paga dovrai gestire una nota di credito.
- Mandare la proforma intitolata «Fattura»: il cliente potrebbe registrarla per errore.
- Usare la stessa numerazione per proforma e fatture.
- Pensare che il PDF basti perché il cliente è un privato: anche verso i consumatori la fattura è elettronica.
Per approfondire
- Come fare una fattura: i passaggi verso lo SdI.
- Cosa deve contenere una fattura: i dati dell’art. 21 D.P.R. 633/1972.
- Preventivo: come farlo: la fase prima della proforma.
- I modelli in Word e PDF.
Aggiornato il 24/10/2026. Informazioni generali, non consulenza fiscale.