Zo werkt het Excel-template
Het lege XLSX-bestand bovenaan deze pagina heeft vaste plekken voor je gegevens en een regeltabel met formules.
- Download het bestand en bewaar het als basis. Maak voor elke factuur een kopie.
- Vul je eigen gegevens in: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-id en IBAN.
- Vul de klant in, met btw-id als het een zakelijke klant in een ander EU-land is.
- Vul per regel een omschrijving, aantal, prijs excl. btw en btw-tarief in.
- Laat de formules het werk doen. Het regelbedrag is aantal × prijs, en de btw wordt per tarief opgeteld.
- Factuurnummer en datums. Het volgende nummer uit je reeks, factuurdatum en leveringsdatum.
- Exporteer als pdf via Bestand en dan Opslaan als of Exporteren. Stuur de pdf naar je klant, niet het Excel-bestand.
Rekenvoorbeeld met 21 % en 9 % btw
Een bakker levert een taart en verzorgt een workshop voor een bedrijf:
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|---|
| Workshop taarten decoreren | 1 | € 500,00 | 21 % | € 500,00 |
| Feesttaart | 2 | € 100,00 | 9 % | € 200,00 |
| Subtotaal excl. btw | € 700,00 | |||
| Btw 21 % over € 500,00 | € 105,00 | |||
| Btw 9 % over € 200,00 | € 18,00 | |||
| Totaal | € 823,00 |
Zo staat het ook op een correcte factuur: het bedrag excl. btw en het btw-bedrag per tarief apart. Dat vraagt de Belastingdienst in de factuureisen.
Rijen toevoegen zonder formules te breken
- Voeg nieuwe rijen tussen de bestaande regelrijen in, niet onder het totaalblok.
- Kopieer de formule van het regelbedrag uit de rij erboven naar de nieuwe rij.
- Typ nooit een bedrag over een formule heen; dan rekent die cel niet meer mee.
- Controleer na het toevoegen of het subtotaal gelijk is aan de som van de regels.
Afronding
Rond btw-bedragen af op hele centen. Excel rekent intern met meer decimalen, dus het kan gebeuren dat een getoond totaal een cent afwijkt van wat je met de hand optelt. Kies de celnotatie valuta met twee decimalen en controleer het eindbedrag voordat je exporteert.
Excel of online editor?
Excel is handig als je zelf wilt rekenen en opmaken. Je moet wel zelf je factuurnummer bijhouden en zelf controleren of alles erop staat. De online factuur-editor doet dat voor je: nummer voorgesteld, btw per tarief, een checklist en een betaal-QR-code. Ontwerpen kies je in de template-galerij. Liever een tekstdocument? Gebruik dan het Word-template. Gebruik je de KOR, lees dan eerst factuur maken als zzp’er, want dan hoort er geen btw op je factuur.