Så fyller du i Excel-mallen
- Ladda ner .xlsx-filen ovan och spara en orörd kopia.
- Öppna filen. Klicka på ”Aktivera redigering” om Excel visar skyddad vy.
- Dina uppgifter fyller du i högst upp: företagsnamn, adress, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, bankgiro eller IBAN, och om det stämmer ”Godkänd för F-skatt”. Spara som din egen grundfil.
- Kund, fakturanummer och datum: fakturadatum, leveransdatum och förfallodag. Fakturanumret skriver du själv – nästa nummer i din serie.
- Raderna: fyll i beskrivning, antal, enhet, à-pris och momssats (skriv 25, 12, 6 eller 0). Radbelopp och moms räknas ut av formlerna – skriv inte över dem.
- Kontrollera summorna längst ned: summa exklusive moms, moms per sats och att betala.
- Spara som PDF: Arkiv → Exportera → Skapa PDF/XPS, eller Arkiv → Spara som → PDF. Kontrollera att utskriftsområdet täcker hela fakturan.
Formlerna i korthet
- Radbelopp: antal × à-pris, till exempel
=C12*E12om antalet står i C och priset i E. - Moms per sats: summan av raderna med en viss sats gånger satsen, till exempel med
SUMMA.OM(SUMIF i engelska Excel) och motsvarande för 12 och 6 %. - Att betala: summa exklusive moms + all moms.
Öresavrundning: momsen avrundas per sats på totalen, inte per rad. Det är också så generatorn online räknar.
Vanliga fel i Excel-fakturor
- Kopierad faktura med gammalt nummer. När du utgår från förra månadens fil är det lätt att glömma att byta fakturanummer och datum. Dubbletter i nummerserien är ett bokföringsproblem.
- Rader utanför summaformeln. Infogade rader under tabellen räknas inte med.
- Skicka .xlsx till kunden. Skicka alltid PDF.
Excel eller online?
Excel räknar åt dig men håller inte ordning på nummerserie, kunder och vad som är betalt. Det gör generatorn online, där du dessutom kan markera fakturor som betalda, skapa kvitto och kreditfaktura med ett klick och exportera en CSV-lista till din redovisningskonsult. Föredrar du text framför celler finns Word-mallen. Alla designer hittar du på fakturamallar, och kraven på innehållet i vad ska finnas på en faktura.