Jak wypełnić wzór faktury PDF krok po kroku
- Pobierz plik przyciskiem PDF powyżej i zapisz go na dysku – nie wypełniaj go w podglądzie pobierania.
- Otwórz w Acrobat Readerze lub w przeglądarce. Pola do wpisania są podświetlone; klawisz Tab przenosi do następnego.
- Nagłówek: numer faktury, data wystawienia, data sprzedaży (jeśli różni się od daty wystawienia), miejsce wystawienia (nieobowiązkowe, ale często spotykane).
- Strony: sprzedawca i nabywca – nazwa, adres, NIP. Przy konsumencie NIP nabywcy pomijasz.
- Pozycje: nazwa, jednostka miary, ilość, cena jednostkowa netto, stawka VAT i wartość netto. Na fakturze bez VAT zamiast stawki wpisz „zw”.
- Podsumowanie: wartości według stawek, kwota VAT, razem do zapłaty. Policz je kalkulatorem i sprawdź dwa razy.
- Płatność: termin, sposób płatności, numer rachunku. Dodaj kwotę słownie, jeśli Twój klient jej oczekuje (nie jest wymagana przepisami).
- Zapisz (Plik → Zapisz jako) pod nazwą z numerem faktury i wyślij klientowi.
Na telefonie
Na Androidzie otwórz plik w aplikacji Adobe Acrobat Reader lub Dysk Google (z opcją wypełniania formularzy). Na iPhonie stuknij plik w aplikacji Pliki – pola formularza da się edytować bezpośrednio, a zmiany zapiszą się po stuknięciu „Gotowe”. Szybciej jednak pójdzie w generatorze online, który na telefonie prowadzi Cię krok po kroku i od razu tworzy PDF.
PDF do wypełnienia czy generator?
Formularz PDF jest wygodny, gdy fakturę wystawiasz raz na jakiś czas. Przy regularnej sprzedaży generator oszczędza czas: zapamiętuje kontrahentów i pozycje, numeruje faktury bez luk, liczy VAT według stawek i ostrzega o brakujących elementach z art. 106e ustawy o VAT. Oba sposoby dają ten sam efekt – fakturę w PDF.
Pamiętaj, że faktura PDF dla firmy od 1 kwietnia 2026 r. jest dopuszczalna tylko w wyjątkach (m.in. sprzedaż do 10 000 zł brutto miesięcznie, do końca 2026 r.). Sprawdź poradnik KSeF – kto musi.
Zobacz też
- Wszystkie wzory faktur i wzór w Word
- Wzór faktury VAT i wzór faktury bez VAT
- Faktura proforma – gdy potrzebujesz przedpłaty